#34 Prozessoptimierungen

17. Jan­u­ar 2025 | 66:21 min

[Michael] Hal­lo und her­zlich Willkom­men zur ersten users lounge Folge 2025 und ich gucke in frisch erholte und entspan­nte Gesichter und Augen, denn heute ist wieder bei mir der René. Gute René.

[René] Also ich weiß nicht, was du mit entspan­nt meinst, weil so lange war es jet­zt ja nicht, aber ja. Ein Stück weit erholt über die Feiertage schon.

[Michael] Wir hat­ten das The­ma ja schon ganz kurz vorher mit dem Kampf mit der Waage und dem Fehler, dass man sich nach den Feierta­gen direkt auf die Waage stellt und eigentlich müsste man da nochmal so 14 Tage warten, bis es sich wieder eingepen­delt hat.

[René] Genau.

[Michael] Aber son­st Feiertage, alles gut rum bekom­men, alles im grü­nen Bere­ich?

[René] Sagen wir mal so, mit Kindern sind die Feiertage sowieso schnell ver­flo­gen. Aber es ist ja eine schöne Zeit, von daher mal was anderes als IT und Daten­schutz.

[Michael] Ja, wobei, meine Kinder sind groß, ich hab das The­ma nicht mehr. Aber ich war bei ein­er Bekan­nten und da hat­ten wir in Anführungsstrichen das The­ma IT auch. Da gab es eine Playsta­tion zu Wei­h­nacht­en und da war halt dann doch wieder das The­ma Ein­richt­en, Accounts anle­gen, Account ‑Pass­wörter für den Sohne­mann mal anle­gen, der ist jet­zt neun oder zehn und wer darf wann wie was bezahlen und so ein Kram. Also da mit den Sachen habe ich zwis­chen den Jahren oder Wei­h­nacht­en schon auch mich beschäfti­gen dür­fen. Aber es war jet­zt wirk­lich mal eine nette Abwech­slung zu den The­men, die wir son­st so das ganze Jahr hat­ten.

[René] Aber es ist doch sim­pel, wer das bezahlen soll, ist doch klar, oder nicht?

[Michael] Ja, bezahlen ist die Mama. In dem Alter ist das super ein­fach, da gibt es gar keine Diskus­sion — Das ist immer. Wo wir ger­ade bei dem The­ma sind, wohinge­gen zwis­chen den Jahren mein Sohn kam, der mir seine erste Nebenkostenabrich­tung von sein­er ersten eige­nen Woh­nung gezeigt hat. Und da war die Diskus­sion auch, zahlts der Papa oder zahlts der Junior sel­ber? Aber da gehen dann andere The­men und andere Sachen über die Bühne.

[René] Ja, nee, aber anson­sten hoffe ich, dass ihr auch schöne Feiertage ver­lebt habt und mal etwas ruhiger wieder ins Jahr gekom­men seid.

[Michael] Ja, das bleibt wirk­lich jedem zu hof­fen, dass er die Zeit genutzt hat, mal abzuschal­ten, mal run­terz­u­fahren, mal den Com­put­er auszu­lassen und ein­fach mal Fam­i­lie und mal abschal­ten.

[René] Ja, genau.

Ja, aber man merkt halt, ne? Anfang des Jahres, die ersten paar Tage sind um. Okay, wir sind wieder am Stand wie let­ztes Jahr.

[Michael]

Ja, was ich merke, Gott sei Dank dieses Jahr. Es war zwis­chen den Jahren echt ruhig, weil wir hat­ten die Feiertage und die ganze Sache wirk­lich so, dass viele Leute sich wirk­lich Urlaub genom­men haben und es war auch wirk­lich nichts da. Ich kann mich an Jahre erin­nern, wo am 24. dann irgendwelche E ‑Mails reingetrudelt sind und zwis­chen den Jahren irgend­wie kun­den­mäßig Voll­gas unter­wegs war.

[Michael] Das hat­te ich dieses Jahr nicht. Ich hab so ein biss­chen was daheim gemacht, vol­lkom­men nor­mal. Das man da immer nochmal guckt, was kann man opti­mieren. Ich habe mit ein paar Soft­ware-Sys­te­men gespielt. Das wird mit Sicher­heit auch mal The­ma ein­er der näch­sten Fol­gen sein, Jahresab­schlüsse und so weit­er und so fort. Aber richtig Kun­denkon­takt und Kun­den­prob­leme waren wirk­lich echt tiefe­nentspan­nt dieses Jahr — Gott sei Dank.

[René] Ja, aber man hat auch gemerkt, am 06. ging es auch direkt wieder los. Also das kann ich jet­zt so von uns sagen.

[Michael] Wir haben in Hes­sen diese Woche, also wir zeich­nen auf am 10. Jan­u­ar, wir haben diese Woche noch Ferien gehabt. Und das hast du auch bei mir gemerkt. Das war jet­zt so die erste Woche. Ihr hat­tet schon wieder voll, also außer­halb von Hes­sen und eini­gen anderen Bun­deslän­dern, war schon wieder Voll­gas. Hes­sen, das weiß ich grad sich­er, hat halt noch Ferien gehabt und daher hat­te ich einen san­fteren Anlauf an dieser Stelle.

[René] Joa, am Ende des Tages ist es auch gut, wenn es los­ge­ht, ne? So kommt man gar nicht erst auf die Idee sich zurück zu lehnen. Da kann man direkt wieder Voll­gas durch­starten. Das ist ja eine gute Sache.

[Michael] Ich hab richtig Bock. Ich zieht mich, es zog mich dann auch nach Sil­vester. Der erste Jan­u­ar, da hab ich noch nichts gemacht. Zweite, dritte Jan­u­ar zog michs schon wieder richtig ins Büro. In der ersten Woche die Kun­den schon wieder angerufen haben und haben sich gemeldet. Ich hab da richtig Bock zu. Ich hab da echt richtig Lust. Ich hab, wie ich es eben schon ange­sprochen habe, so ein paar The­men intern gek­lärt, wo ich jet­zt Früchte ernte, wo ich jet­zt sehe, es funk­tion­iert auch in der Kun­denkom­mu­nika­tion, in Kun­den Din­gen. Ich hab richtig Bock auf das hier.

[René] Ja deswe­gen, das meine ich. Von daher ist es völ­lig in Ord­nung, dass es auch sofort wieder los­ging und dann wir direkt am Start waren. Von daher, alles gut. So soll es ja auch sein.

[Michael] Ja, aber ich glaube, gute Über­leitung. Genug vom Smalltalk. Eine gute Über­leitung, wenn wir über das neue Jahr sprechen und ich ger­ade gesagt habe, ich hab mir so ein paar Sachen angeguckt. The­ma ist heute, was wir uns mal anguck­en wollen, wir wollen mal über Prozesse reden, was Prozesse sind, warum Prozesse sin­nvoll sind, woran man sich ori­en­tieren muss in der IT-Branche oder im IT-Sicher­heit­sum­feld und worum es ein­fach an dieser Stelle geht. Dass wir mal über das The­ma Prozesse und Prozessen­twick­lung sprechen. Ich denke das ist ein guter Ein­stieg in das Jahr.

[René] Ja, defin­i­tiv. Wir haben ja die let­zten, also das let­zte Jahr, die let­zten anderthalb Jahre, wir haben das The­ma ja immer irgend­wie angeschnit­ten. Da stolpert man ja auch immer wieder drüber. Ob das jet­zt im Bere­ich der Com­pli­ance oder keine Ahnung was. Im Daten­schutzbere­ich ist das ja auch ein großes The­ma und für die IT, klar, Dig­i­tal­isierung, da gehören die Prozesse eben auch mit dazu. Von daher sind ganz, also angeschnit­ten haben wir es ganz, ganz oft schon. Und ich halte es wirk­lich für, also ganz, ich sag mal, wenn man jet­zt herkömm­lich ein Unternehmen hat. Klein, mit­tel, groß, wie auch immer und hat halt so seine Prozesse gehabt, immer. Keine Ahnung, Papi­er kommt rein, wir kon­trol­lieren das, Papi­er wird abgestem­pelt, Papi­er wird ges­can­nt, wird in die Ecke gelegt, wird abge­heftet, dann hast du es da. Das sind ja schon so einige Dinge, die man heute ein­fach ele­gan­ter lösen kann. Da kann man halt viele Dinge miteinan­der verknüpfen. Es ist halt nicht ein­fach nur, hey, ich dig­i­tal­isiere jet­zt oder ich sehe nur zu, dass ich jet­zt irgend­wie, keine Ahnung, irgend­wie etwas schneller mache, son­dern es soll ja von allem etwas sein. Also es soll eigentlich eine Effizien­zsteigerung sein.

[Michael] Ja, aber dafür musst du eine Stufe eher ein­steigen, du eine Stufe eher ein­steigen, weil das, was du gesagt hast, ist alles vol­lkom­men richtig. Aber wo man sich bei ver­schiede­nen Unternehmen erst mal bewusst wer­den muss, nehmen wir ein aktuelles The­ma, nehmen wir Rech­nungswe­sen oder das, was du ger­ade gesagt hast, Buch­hal­tung. Man muss sich, wenn man über Prozesse spricht, erst mal darüber verge­gen­wär­ti­gen, was habe ich denn über­haupt für Prozesse und wie tick­en die bei mir jet­zt über­haupt auf dem Papi­er? Also wie funk­tion­iert es denn über­haupt? Also man muss sich einen Prozess bewusst machen. Entwed­er ich schreibe ihn runter. Ich nehme ein Video auf, ich mache mir einen Flow­chart, ich rede mit Leuten. Also ich muss mir einen Prozess für mich, für mein Unternehmen, dass ich ihn richtig ver­ste­he und richtig hand­habe, richtig umset­ze, muss ich ihn trans­par­ent machen. Und das ist das Erste, was ich machen muss. Bleiben wir bei so einem Rech­nung­sein­gang. Ein Brief mit ein­er Rech­nung kommt rein, eine E ‑Mail kommt rein. Wie geht es denn weit­er? Der Brief geht über den Scan­ner in ein Scan-Post­fach, wird von da aus rüber geschoben in die Buch­hal­tung. Eine E ‑Mail kommt direkt rein an eine rechnungs@, kom­men sie von woan­ders, da wird sie weit­ergeleit­et. Also all diese Prozesse oder all diese Vorge­hen, die man da im Unternehmen hat, denen muss man sich sehr strin­gent und sehr trans­par­ent bewusst wer­den und muss es auf Papi­er brin­gen, muss es in einen Mind­note mal rein­schreiben, muss es in einen Flow­chart rein­schreiben, muss es in irgend­was mal für sich visu­al­isieren, damit man klar ist, wie tickt das denn über­haupt, um dann nach­her im zweit­en Schritt zu guck­en, was ich da mache, ist eigentlich Grütze. Das dauert viel zu lang oder das ist viel zu umständlich. Warum drucke ich eine E ‑Mail aus? Warum drucke ich einen Anhang von ein­er E ‑Mail ‑Rech­nung aus, um irgen­deinen ‘Gebucht’-Stempel draufzu­drück­en, um ihn dann wieder einzus­can­nen? Also du ver­stehst, was ich meine. Das geht immer nur dann, wenn man sich vorher Trans­parenz rein­schafft.

[René] Defin­i­tiv. Also das auf jeden Fall, das muss auch die Voraus­set­zung sein. Ganz oft kann auch mal ein Blick von außen helfen. Wenn man sel­ber so einen Prozess erst mal seit zehn Jahren lebt und sagt, okay, läuft ja alles. Meist kriegt man dann so einen kleinen, hey, wir machen das aber anders oder ist dazugekom­men, der sieht dann, irgend­wie ver­lieren wir an der Stelle Zeit. Das kann auch helfen. Ein­fach mal diesen Schub­ser zu nehmen, dann mag es auch wieder die ursprüngliche Per­son, also der ist natür­lich auch völ­lig unter­schiedlich, kann so und so sein, aber das ist so die Erfahrung, die ich mache oder gemacht habe oft­mals, dass dann eben die, die die Prozesse ursprünglich mal gemacht haben, die sich dann vielle­icht auch nicht mit neuen Möglichkeit­en, also mit neuen Sys­te­men oder so auseinan­der­set­zen, die leben diesen Prozess und der lebt, also der funk­tion­iert. Und damit sind die ja dann erst­mal glück­lich. Das ist nicht immer so, aber das ist oft­mals so. Und da kann dieser Anstoß von außen oder von ein­er weit­eren Per­son, kann da schon helfen. Oder sich wirk­lich kri­tisch im Team auch mal hin­set­zen. Ein­fach mal sagen: “Hey, irgend­wie kön­nen wir noch was an der Effizienz machen. Ist euch etwas aufge­fall­en?” Wenn mehrere Leute das The­ma behan­deln, dann kann es dur­chaus sein, dass da mal ein­er sagt: “Hey, hier, aber das ist irgend­wie…” 

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