#12 Mitarbeiter Onboarding

[René] Moin Michael.

[Michael] Guten Mor­gen René, grüß dich.

[René] Zum ersten Mal als Pod­cast dann als richtige Folge.

[Michael] Yip­pie, noch ein Pod­cast, es gibt noch nicht genug oder warum kom­men wir jet­zt auf das The­ma Pod­cast?

[René] Warum Pod­cast? Ja, ich glaube, es ist rel­a­tiv ein­fach. Wir haben ja vorher auch ein anderes For­mat noch gemacht. Und ich glaube, dass der Wech­sel zum Pod­cast ein­fach Sinn macht.

Es ist ja so, dass man son­st immer so feste Zeit­en immer haben muss, um an einem Event teilzunehmen. Und jet­zt halt mit dem Pod­cast sind unsere Zuhör­er dann natür­lich sehr, sehr frei. Und kön­nen dann das bei allen möglichen oder in allen möglichen Sit­u­a­tio­nen auch kon­sum­ieren, zuhören. Beim Aut­o­fahren, beim Putzen, bei was weiß ich. Also Möglichkeit­en gibt es da genug und ich glaube, dass das ist der richtige Weg.

Wir haben sehr viel Input, der glaube ich auch viele inter­essieren kön­nte. Ich sage ganz vor­sichtig kön­nte. Ich hoffe auch, dass es so ist.

Und ja, dementsprechend macht es da Sinn, das dann auf diese Weise weit­er zu verteilen oder bere­itzustellen.

[Michael] Ich freue mich da jet­zt auch richtig drauf. Die LinkedIn-Audios waren ein super Start­pi­lot, um zu guck­en, was funk­tion­iert, um einen Inter­essen­ten mit dazukriegen. Aber wie du schon gesagt hast, du fokussierst dich halt immer auf einen Tag, auf eine Uhrzeit.

Dann ist die Bekan­nt­gabe und das LinkedIn eben auch begren­zt auf die LinkedIn-Bub­ble. Und ich glaube auch, dass wir mit dem Pod­cast jet­zt so den näch­sten richti­gen, coolen Schritt gehen, um noch mehr Hör­er zu erre­ichen. Und die, die bis jet­zt den LinkedIn-Audio mit­gemacht haben, entsprechend die Möglichkeit zu geben, dann reinzuhören, wann man immer sie das wollen. Wobei man ja auch gle­ich teasern kann, LinkedIn-Audio wird ja beste­hen bleiben.

Also wir wer­den ja weit­er­hin unsere LinkedIn-Audios machen, aber halt nicht mehr in diesem aus­führlichen For­mat, wie wir sie bish­er gemacht haben. Wir wer­den in dem LinkedIn-Audio ein­fach nur noch mal so die High­lights des Pod­casts besprechen. Und da viel mehr in den Aus­tausch mit den Teil­nehmern gehen, sodass wir viel mehr Zeit haben, Fra­gen zu beant­worten, detail­lierte Sachen reinzuge­hen. Und ich freue mich drauf.

Ich denke, das wird richtig cool, das wird richtig Spaß machen. Und ja, näch­ster Schritt, gelle?

[René] Ja, ich hoffe auch, dass es allen Spaß machen wird. Also nicht nur uns bei­den. Ich finde es sowieso cool, aber ja, ich hoffe auch, dass es für alle anderen dann, ja, dass es ein­fach Sinn macht, das dann auch so bere­it­ste­hen zu haben, es so nutzen zu kön­nen.

[Michael] Und ja, super. Dann bleibt uns eigentlich nur zu sagen, wir wür­den uns freuen, wenn ihr uns auch beim Pod­cast treu bleibt. Uns regelmäßig bei LinkedIn-Audios mit Fra­gen löchert und freut euch auf die Fol­gen, die kom­men.

[René] Ja, und ich würde sagen, gar keine großen Umschweife direkt zum The­ma Onboard­ing. Wir haben dies­mal das Onboard­ing aus tech­nis­ch­er oder aus IT-Sicht, wie das opti­maler­weise läuft oder laufen sollte und warum eigentlich und so weit­er und so fort.

[Michael] Freue ich mich drauf. Ich werde so einen kleinen Klick von der Reg­u­la­toren­seite drau­fle­gen. Und wenn du von Onboard­ing sprichst, sprechen wir natür­lich von Mitar­beit­er-Onboard­ing in ein Unternehmen.

Ja, sor­ry.

[René] Genau. Ja, also da das Onboard­ing von neuen Mitar­beit­ern ist ein extrem wichtiger Prozess. Also es ist so, dass wenn wir ein gutes Onboard­ing haben, schon für Zufrieden­heit sor­gen kön­nen.

Also es ist ja auch ein Stück weit Ver­trauen ins Unternehmen, was der neue Mitar­beit­er, die neue Mitar­bei­t­erin dadurch entwick­elt. Und da ist es halt so, dass auch eine Bindung dadurch entste­ht. Sollte es ein schlecht­es Onboard­ing sein und jemand fühlt sich nicht abge­holt… Klar, dann ver­ab­schiedet sich eine Per­son auch vielle­icht mal ganz schnell wieder.

Und ja, ger­ade aus der IT-Sicht ist es halt so, dass wir nicht ein­fach nur vom, hier, du hast deine Geräte, mach und viel Spaß und du bekommst von uns noch die Zugriffe. Also das ist es halt nicht alleine. Das ist natür­lich ein Teil davon, aber dazu gehören halt auch andere Sachen wie zum Beispiel Ver­mit­tlung von Richtlin­ien.

Com­pli­ance ist da ein­fach ein Punkt, wie mit bes­timmten Geräten umge­gan­gen wer­den darf oder Sys­tem oder sollte auch vor allem. Und ja, die Förderung von IT-Struk­turen oder Infra­struk­tur. Also wie kann man damit am besten umge­hen, damit man da auch effek­tiv mitar­beit­en kann?

[Michael] Ja, ich finde neben dem Vorstel­lungs­ge­spräch, also du lernst ja als neuer Mitar­beit­er das Unternehmen das allererste Mal ken­nen über die Stel­lenanzeige. Das gibt dir schon mal so das erste Bild, wie ein Unternehmen tick­ert. Dann find­est du es inter­es­sant, bewirb­st dich, kommst zum Vorstel­lungs­ge­spräch, dann ist der Vorstel­lungs­ge­spräch so der zweite Ein­druck vom Unternehmen.

Aber bei so einem Vorstel­lungs­ge­spräch und auch bei der Stel­lenanzeige, dann ver­suchen bei­de Seit­en, ich sag’s mal, zu glitzern. Also der Bewer­ber ver­sucht sich von sein­er besten Seite zu zeigen und der ver­sucht sich zu verkaufen. Und das Unternehmen ver­sucht sich sowohl bei der Stel­lenauss­chrei­bung als im Vorstel­lungs­ge­spräch auch zu glitzern und sich qua­si so zu präsen­tieren, dass der neue Mitar­beit­er Inter­esse hat, beim Unternehmen einzusteigen und den Ver­trag zu unter­schreiben.

[Michael] Und der erste Arbeit­stag ist so das erste Mal, wo so bei­de reale Wel­ten aufeinan­der tre­f­fen.

Also der Mitar­beit­er kommt zum Arbeit­en und sieht die Fir­ma wirk­lich, wie sie im Tages­geschäft arbeit­et, wie die Fir­ma wirk­lich arbeit­et. Und da finde ich, ist der erste Arbeit­stag so das erste Aushängeschild von einem Unternehmen, wo man halt ein­fach viele Dinge richtig machen kann, aber auch viele Dinge falsch machen kann. Ja, du hast das ja eben schon gesagt.

Wenn ich als neuer Mitar­beit­er in ein Unternehmen reinkomme und ich ste­he am Emp­fang und ich kriege gesagt, ja wer sind Sie denn? Und dann sage ich, mein Name ist Korn­mann, ich möchte hier arbeit­en. Und ich sage, davon weiß ich ja noch gar nichts.

Ich will mal guck­en, wer ist denn Ihr Chef? Und ich dann gesagt, tut mir leid, Ihr Chef hat heute Urlaub. Ich will aber mal guck­en, ob sich irgen­dein­er mit Ihnen küm­mern kann.

Dann ist das schon der erste Ein­druck, der nicht so wirk­lich richtig cool ist. Ist mir übri­gens live mal passiert, vor eini­gen Jahren. Wo hinge­gen, wenn der Mitar­beit­er sich willkom­men fühlt und emp­fan­gen hat. Hey schön, dass du da bist, vielle­icht schon mit Namen begrüßt, hier bist du der, der. Dann ist das schon mal ein erster pos­i­tiv­er Ein­druck, der das Unternehmen bei dem neuen Mitar­beit­er hin­ter­lässt.

Und das zieht sich, kom­men wir rüber zum The­ma, das zieht sich halt gnaden­los durch mit, hat er denn schon einen Arbeit­splatz, kann ich den irgend­wo gezielt hin­set­zen? Also das kann ich ihm sagen, hier pass auf, das ist dein Büro, das ist dein Schreibtisch etc. pp.

Und um dann auf die IT-Kurve zu gehen, pass mal auf, hier ist schon ein Com­put­er für dich vor­bere­it­et. Da liegt schon ein Lap­top für dich, da ist schon ein Com­put­er. Wir haben deine E‑Mail-Adresse schon ein­gerichtet, deine Tele­fon­num­mer ist da, hier haben wir ein paar Vor­la­gen, die du machen musst. Guck dir das mal an. Um 10 Uhr kommt unser­er QM-Leit­er, kommt unser IT-Leit­er. Der zeigt dir noch ganz kurz ein paar Com­pli­ance, ein paar Richtlin­ien und bringt dich in das Unternehmen rein.

Und dann hast du als neuer Mitar­beit­er eine ganz andere Sicht in das Unternehmen. Und das Unternehmen präsen­tiert sich ganz anders, als wenn es so ein unstruk­turi­ert­er Chaoshaufen ist am ersten Arbeit­stag und der Mitar­beit­er sich denkt, haben die sich jet­zt wirk­lich auf mich vor­bere­it­et? Das heißt, ist das Onboard­ing in diesem Unternehmen jet­zt, wie wird es denn laufen?

[René] Ja, also du hast jet­zt ganz viel auf den ersten Arbeit­stag ange­sprochen. Dieses Onboard­ing, ger­ade aus IT-Sicht oder sollte generell im Unternehmen so sein, das begin­nt ja auch schon viel früher. Das heißt, schon im Vor­feld ist es ja ein­fach so, dass es muss ja geplant wer­den, welche Ressourcen brauche ich über­haupt?

[René] Also welch­es Endgerät, welch­es Soft­ware, welche keine Ahnung. Das ist dann nach­her Berufs­bek­lei­dung und so weit­er sein, kommt ja aufs Unternehmen an. All das muss ja erst mal geplant wer­den und dann kom­men ja Dinge dazu, die dann ein­fach notwendig sind. Wie zum Beispiel eben die Ein­rich­tung des Endgeräts, Ein­rich­tung mobiles Endgerät, so ein Smart­phone, Tablet, das Post­fach, das keine Ahnung.

Also da gehören ganz, ganz, ganz viele Dinge ein­fach dazu, die schon im Voraus gemacht wer­den müssen, aus mein­er Sicht. Also es macht ein­fach keinen Sinn, am ersten Tag zu sagen: Hier set­ze ich da mal hin, fange mal an, den Kram einzuricht­en und dann wir sprechen dann mal mor­gen, über­mor­gen, so wenn du soweit bist. Das finde ich schon mal kein guter Ansatz.

[Michael] Das interne Onboard­ing eines Mitar­beit­ers begin­nt in einem Unternehmen oder sollte in einem Unternehmen begin­nen mit der Unter­schrift vom Arbeitsver­trag. In dem Moment kann ich mir ziem­lich sich­er sein, dass der Mitar­beit­er am ersten Arbeit­stag auch kommt. Da gibt es immer noch mal faule Eier, erlebt man lei­der auch immer wieder, dass unter­schrieben wird und es wird dann ein­fach nicht erschienen.

Aber erst mal, wenn ich einen Bewer­ber habe, der seinen Arbeitsver­trag unter­schrieben hat, dann kann ich für mich intern, spätestens dann, kann ich für mich intern mit dem Onboard­ing begin­nen. Wo darf er denn sitzen? Welch­er Schreibtisch?

Welche IT-Struk­tur braucht er? In welch­er Abteilung ist er denn? Also das ist logis­cher­weise, was es ergibt.

Und dann habe ich halt ein­fach, wenn ich einen Außen­di­en­stler ein­stelle, andere Anforderun­gen an Tech­nik und IT, als wenn ich einen Per­son­aler ein­stelle oder in Anführungsstrichen einen Mitar­beit­er in der Pro­duk­tion. Und auf diesen Sachen basierend kann ich oder sollte ich frühzeit­ig loslaufen und eben IT beschaf­fen, ein­richt­en, kon­fig­uri­eren, E‑Mail-Adressen vergeben. Also genau das, was er braucht.

Das bed­ingt aber auch wieder, dass das Unternehmen weiß, was er machen soll und auch weiß, was da für eine IT dahin­ter liegt. Ja, also wenn man da in die organ­isatorische Sache geht, ich meine, du hast das ja von der IT-Sicht noch viel, viel extremer an der Seite. Bei dir kann kein Unternehmen anrufen und kann sagen, ey, pass mal auf, es fängt jet­zt ein neuer Mitar­beit­er an, schick mal Tech­nik rüber oder beschafft mal.

Son­dern die müssen ja schon wis­sen, wo der Mitar­beit­er sitzt und auf welch­er Abteilung oder auf welch­er Posi­tion, welche Hard­ware vorge­se­hen ist mit welch­er Soft­ware.

[René] Ja, abso­lut. Also klar, bei uns zum Beispiel ist es vielle­icht nicht so ein Riesen­the­ma. Wir müssen ja die Hard­ware dann nicht noch groß beschaf­fen.

Aber klar, ger­ade bei unseren Kun­den­part­nern ist so, die müssen die Hard­ware ja bestellen. Die müssen ja schon sagen, hier, das wer­den ihre, seine Auf­gaben sein und jet­zt entschei­det ihr, was die passende Hard­ware dazu ist. Weil in der Regel hast du auf der Gegen­seite ja jeman­den sitzen, der gar nicht so tech­nisch ganz tief drin ist.

Das heißt, dass wir dann eben das The­ma haben, dass wir ja qua­si noch die Hard­ware auswählen. Damit will ich eigentlich nur sagen, dass der zeitliche Aspekt auf jeden Fall ein The­ma ist.

[René] Und da muss sich jedes Unternehmen dann frühzeit­ig darum küm­mern, damit man danach nicht Gefahr läuft, dass das so eine Hau­ruck-Aktion ist, wo man dann wirk­lich auch den Ein­druck kriegt, okay, das war jet­zt ger­ade nicht so geplant.

Und das sollte man auf jeden Fall ver­hin­dern.

[Michael] Aber was mich mal inter­essiert, wenn du das Nähkästchen da auf­machst, haben Unternehmen oder kennst du viele Unternehmen, die stan­dar­d­isierte Vor­gaben an Hard­ware haben für eine Abteilung bezo­gen? Also die genau wis­sen, ich übertreibe jet­zt ein­fach mal, die genau wis­sen, Geschäfts­führer bekom­men bei uns Mac­book Pros, Mitar­beit­er in der Pro­duk­tion bekom­men bei uns ein Android-Tab. Ich weiß, was du meinst.

Und der Mitar­beit­er im Ver­trieb bekommt ein Apple SE-Handy. Also ist das in der Regel stan­dar­d­isiert, dass die sich da vorher Gedanken gemacht haben und die ein­fach nur sagen, ey, pass auf, Herr Gebart, wir brauchen einen Satz Tech­nik für einen neuen Mitar­beit­er in Abteilung XY oder ist es doch wirk­lich so, dass man nochmal den Kun­den nochmal da zurück­fra­gen muss, was hast du jet­zt wirk­lich, was willst du für Ver­ant­wor­tung? Also wie läuft es bei euch in der Prax­is ab?

[René] Ja, also man muss sagen, viele haben keine stan­dar­d­isierten, also keine Stan­dards dafür. Also ger­ade in größeren Unternehmen, ja, dann ist man so an der Stelle. Dann ist es wirk­lich so, ja, okay, hier kommt jet­zt, die Per­son kommt jet­zt zusät­zlich ins Team, wird die und die Posi­tion beziehen und dann, ja, wir brauchen halt Hard­ware.

Und dann ist es da ein­fach, das haben wir dann schon fest­gelegt. Aber es gibt dur­chaus sehr, sehr viele Fir­men, die das nicht haben. Und dann, ja, ste­ht man da im Aus­tausch, ne, was macht der denn?

Okay, und wird das nur das sein? Und dann, ja, wie es dann halt so ist, ger­ade in kleinere Unternehmen, wo Per­so­n­en dann auch abteilungsüber­greifend aktiv sind, weil halt die Auf­gaben bre­it gestreut sind, ja, dann wird es mit den Berech­ti­gun­gen und Richtlin­ien natür­lich nochmal ein Stück schwieriger, kom­pliziert­er. Mach­bar ist das natür­lich, aber das beein­trächtigt natür­lich auch das Tem­po bei, also in dem ganzen Prozess, ne.

Das ist abso­lut so, ja.

[Michael] Also ich finde, ich finde es immer gut, wenn man sich im Vor­feld über solche Dinge mal als Unternehmen Gedanken macht, dass man, die Klas­sik­er ist, ich sage es jet­zt ein­fach mal so, dass die Geschäft­sleitung in der Regel hochw­er­tigere Endgeräte hat. Im Außen­di­enst merke ich ver­stärkt in let­zter Zeit, ist es cool, wenn du so Kom­bi-Geräte hast, so Con­vert­ibles hast, dass du das Tablet, also das Lap­top ein­fach umk­lap­pen kannst, kannst es als Tablet nutzen und kannst eine Stifteingabe machen, wenn du auf der Win­dows-Basis bleib­st, um halt ein­fach da auch mal schnell was zu präsen­tieren, schnell was zu zeigen.

[Michael] Das heißt, ich finde es ziem­lich gut, wenn sich Fir­men Gedanken machen und einen gewis­sen Stan­dard anle­gen, weil das ja dann nach­her auch, machen wir mal einen sep­a­rat­en Pod­cast drüber mit intern­er IT und Ver­wal­tung von IT, weil du ja darüber ja dann auch die IT-Admin­is­tra­tion wieder ein­fach hast.

Wenn du alle 14 Tage einen neuen Mitar­beit­er ein­stellst und jed­er bekommt ein anderes Lap­top, wirst du wahrschein­lich in der IT auch wahnsin­nig mit Ein­rich­tung Sup­port. Das geht bei Dock­ingsta­tion los, das wird bei Net­zteilen auch gut, jet­zt mit USB‑C ist es ein biss­chen bess­er, aber nichts­destotrotz und es ist schon schön und erstrebenswert, wenn du einen gewis­sen Stan­dard rein­set­zt, ich sage ein­fach mal Stan­dard-User oder Abteilungsleit­er oder Geschäft­sleitung und definierst in irgen­dein­er Art und Weise, was die für Geräte bekom­men sollen.

[René] Das ist auf jeden Fall so. Es ist nach­her ger­ade, wie du schon sagst, in der Ver­wal­tung macht es das um sehr vieles ein­fach­er, zumal ich ja auch weiß, wenn ich jet­zt eine Abteilung habe, sagen wir mal in der Grafik, irgend­wie Design­er, die kriegen meis­tens Mac­books oder iMacs oder Mac Pro, wie auch immer, und da weiß man dann nach­her, welche Hard­ware-Ausstat­tung muss es haben. Das kann ich dann wirk­lich kom­plett in der Abteilung aus­rollen.

Ich weiß halt, dass es funk­tion­iert. Wir hal­ten das mit unseren Kun­den auch sehr stark so, dass wir ver­suchen, einen Stan­dard kun­denüber­greifend einzuführen. Na klar, jed­er hat da so ein biss­chen seine eige­nen Wün­sche, aber wir ver­suchen das zumin­d­est so anzuhaben, weil wir ein­fach wis­sen, okay, wenn ich jet­zt das Sys­tem nehme, das reicht für den, den, den Ein­satzz­weck und für den eben nicht mehr.

Da kön­nen wir dann so aus unser­er Erfahrung her­aus aktiv sein. Aber ja, es ist auf jeden Fall nicht verkehrt, wenn jedes Unternehmen sich das, also das für sich auch irgend­wo stan­dar­d­isiert fest­geschrieben hat.

[Michael] Super, glaube ich, kön­nen wir mal einen eige­nen Pod­cast darüber machen.

[Michael] Lass uns rüber­schwenken zu den, zu den wirk­lichen organ­isatorischen Din­gen, die ich machen muss, wenn ein Mitar­beit­er im Onboard­ing Prozess ist, beziehungsweise was mein internes Onboard­ing ist vom ersten Arbeit­stag. Es gibt so ein paar Sachen, die ich machen muss.

Und zwar, ich sage jet­zt ein­fach mal, ich werfe jet­zt mal so ein­fach mal plump in den Raum rein. Er sollte auf jeden Fall eine E‑Mail-Adresse angelegt bekom­men, die würde er wahrschein­lich brauchen. Und in der Regel hat er eine Durch­wahl im Unternehmen, in der Tele­fo­nan­lage und gegebe­nen­falls sehr wahrschein­lich heutzu­tage noch ein mobiles Endgerät.

Das sind, glaube ich, so die, diese drei Dinge, die reinkom­men, ja. Und da ist die IT gefragt. Also da muss, und das ist das erste Wichtige, was da haben muss, da muss halt die, die Per­son­al­abteilung, die Mel­dung des neuen Mitar­beit­ers, gerne auch in welche Abteilung er reinge­hört, damit die IT entsprechend pla­nen kann.

Dann muss halt die Mel­dung von Per­son­al­abteilung in die IT-Abteilung kom­men, die sich halt entsprechend frühzeit­ig darum küm­mern kann, die halt das dann eben alles anle­gen kann.

[René] Ja, dem ist wenig­stens hinzuzufü­gen. Das ist auf jeden Fall so. Also das muss halt wirk­lich alles schon, schon wirk­lich per­fekt bere­it­ste­hen.

Also und wir zum Beispiel machen es so, wir haben ein richtiges For­mu­lar dafür, wo eben genau diese Dat­en abge­fragt wer­den, also fürs Off­board­ing oder auch fürs Onboard­ing.

[Michael] Das heißt, es gibt bei euch oder bei euren Kun­den, ihr habt so ein For­mu­lar, drin ste­ht Mitar­beit­er XY fängt an in Abteilung und benötigt fol­gende Rechte oder irgend so ein Kram und man kreuzt das dann ein­fach ab und gibt es dann rüber in die IT. So kenne ich es auch, so ist auch gang und gäbe. Das funk­tion­iert mit einem Papi­er ganz gut.

Es gibt ver­schiedene Vari­anten. Es gibt die einen, die füllen es mit PDF aus, schick­en es per Mail, dann gibt es PDF aus­füllen, auf den Serv­er leg­en, dann gibt es PDF aus­füllen, aus­druck­en, ein­scan­nen, wegschick­en. Also es gibt die toll­sten Dinge, aber am Ende vom Tag geht es darum, Infor­ma­tio­nen von ein­er Abteilung in eine andere zu trans­ferieren.

[René] Kann ich nur dazu sagen, wir haben ein Tick­et­for­mu­lar. Also direkt online aus­füllen, dann kommt das bei uns ins Tick­et­sys­tem und wird dann bear­beit­et.

[Michael] Dann wird der Mitar­beit­er als E‑Mail-Adresse angelegt, die IT wird beschafft und dann richtet ihr als ITler aber auch schon die Sys­teme so ein, dass der Mitar­beit­er, wenn er den Rech­n­er hochfährt, entsprechend dann direkt sein Willkom­menss­creen hat oder wie hand­habt ihr es in der Regel?

[René] Ja, also wir machen es so, dass wir Ini­tial­dat­en anle­gen. Das heißt, da kommt jet­zt erst­mal ein gener­isches Ken­nwort rein. Da ist es dann sofort so, man kann sich anmelden ans Sys­tem, wird sofort darauf hingewiesen, das Ken­nwort ändern zu müssen.

Ja, dann kom­men ja so Sachen wie MFA nochmal dazu, aber das käme dann zusät­zlich. Also es gibt am ersten Tag, sollte man es immer so hand­haben, nur damit wir es dann auch Voll­ständigkeit sel­ber haben. Also die neue Per­son kommt ins Unternehmen und schaut sich erst­mal die Endgeräte an und ändert das Ken­nwort.

Im Anschluss gibt es dann auf jeden Fall auch nochmal eine Ein­führung in die IT. Das heißt, da set­zt sich wirk­lich nochmal jemand hin oder macht es per Meet­ing. Das ist ja erst­mal noch egal, kommt ja immer auf Unternehmensgröße an, aber grund­sät­zlich bespricht man dann ein­fach, was ist jet­zt noch nötig und da gehört eben die Mul­ti­fak­tor-Authen­tifizierung dazu.

Und dann, ja, ist eigentlich alles soweit ein­gerichtet. Da wird auch nochmal das Sys­tem gezeigt. Also wie arbeit­en wir mit welchen Dat­en, wo dür­fen die Dat­en über­haupt abgelegt wer­den, weil wir zum Beispiel immer empfehlen, Dat­en gar nicht erst auf dem Endgerät liegen zu lassen, son­dern online oder beziehungsweise auf dem Serv­er sofort zu spe­ich­ern.

Und ja, so zieht sich das dann durch. Also das heißt, das geht man ein­fach ein­mal alles durch. Zum Beispiel auch, wenn eine Per­son jet­zt die Auf­gaben ein­er eines ehe­ma­li­gen Mitar­beit­ers übern­immt.

Dann ist es ja auch so, man muss ja erst­mal sagen, hier so und so sind deine Kon­tak­te. Das wird man nicht alles am ersten Tag machen, aber so startet man ja schon mal, dass man das ein­mal vorstellt. Hier, hey, wir haben die und die Part­ner, mit denen arbeit­en wir zusam­men in dem und dem Bere­ich.

Und über die näch­sten Tage kommt dann immer so, ja, hier bei der Sache melde ich mich, bei der Per­son und was weiß ich.

[Michael] Das ist aber fort­laufend. Aber ich glaube, am ersten Tag hast du so drei Dinge, die du wirk­lich dran haben musst.

[Michael] Du brauchst die Hard­ware, die ein­gerichtet ist.

Du brauchst eine Einar­beitung in die IT-Sys­teme, über einen Einar­beitungs­plan, sowas auch immer. Also es muss dich ein­er an die Hand nehmen. Du darf­st nicht alleine gelassen wer­den mit der IT, son­dern es muss erst­mal ein­er kom­men, der dir das kurz zeigt.

Server­laufw­erke, VPN-Verbindung etc., PP. Das ist ja dur­chaus hin und wieder mal kom­plex. Auch Soft­ware, wo wahrschein­lich noch zusät­zlich mit­gear­beit­et wird.

Und was du halt auch brauchst, ist, du musst ein paar Regeln an die Hand bekom­men, inklu­sive, jet­zt kommt der Daten­schützer raus, natür­lich, wenn ein Unternehmen IT-Geräte aus­gibt und IT-Geräte in die Ver­ant­wor­tung eines Mitar­beit­ern gibt, müssen natür­lich Spiel­regeln fest­gelegt wer­den, was mit den Geräten passieren darf, was mit den Geräten passieren nicht darf. Und ich als Unternehmen wüsste gerne, welch­es Gerät mit welch­er Seri­en­num­mer ich welchen Mitar­beit­er aus­gegeben habe, dass ich, wenn es später mal zum Off­board­ing kommt, ich auch noch weiß, was er für Geräte hat. Also hier ist ganz klar wichtig, dass man den Mitar­beit­ern an die Hand gibt, Spiel­regeln für die Benutzung von den Geräten und für sich selb­st reg­u­la­torisch an die Hand nimmt, dass man die Aus­gabe der Geräte vernün­ftig doku­men­tiert.

Am, um, hat fol­gende Per­son fol­gende Geräte erhal­ten. Und dann eine Über­sicht machen und ab dafür. Zumin­d­est mit den wichtig­sten Geräten.

Ob man jet­zt über let­zten USB-Sticks sprechen muss, ist eine andere Diskus­sion. Aber der Lap­top, die mobile Fest­plat­te, der Mon­i­tor, vielle­icht die hochw­er­tige Maus, das Handy etc. Das sollte man schon erfassen und dann sollte den Mitar­beit­er da schon auch für unter­schreiben lassen.

Das ist auch eine Wertschätzung gegenüber der Tech­nik, die er dann ein­fach erlernt. Ich glaube, das ist wichtig.

[René] Aber ich hoffe, dass USB-Sticks keine Rolle mehr spie­len.

[Michael] Nein, wir wollen hof­fen, dass USB-Sticks irgend­wann kein The­ma mehr sind.

[René] Genau. Dann eine Sache habe ich auf jeden Fall noch und zwar jet­zt mal abge­se­hen von kon­tinuier­lich. Wir zum Beispiel und ich weiß, dass einige Unternehmen auch machen oder viele sind die Onboard­ing.

Also da gibt es richtige Onboard­ing-Soft­ware für. Das heißt, die ist eigentlich dafür da. Ich habe die Möglichkeit, meine Prozesse dort darzustellen.

Kann man ein­mal, also das, was ich vielle­icht im per­sön­lichen Gespräch am ersten Tag schon mache, kann ich da noch mal nieder­schreiben oder niedergeschrieben darstellen. Und darüber hin­aus habe ich ja ganz viele Möglichkeit­en, was auch Schu­lun­gen und sowas ange­ht. Das heißt, ich kann für den neuen Mitar­beit­er kann ich dann einen indi­vidu­ellen Schu­lungs­plan ein­stellen.

Ich kann dort Möglichkeit­en anbi­eten, die auch wirk­lich auf die Per­son zugeschnit­ten sind. Also es ist ja immer unter­schiedlich, mit welchen Vorken­nt­nis­sen komme ich ins Unternehmen. Was ist eigentlich meine Posi­tion?

Wie stark IT-gebun­den bin ich dabei? Und da sind die Anforderun­gen an die IT dann unter­schiedlich.

[René] Und das lässt sich aber über so eine Anwen­dung oder über so eine Soft­ware eben auch darstellen.

Und das ist auf jeden Fall eine ganz gute Sache. Also wir haben bei uns zum Beispiel auch ganz viel zu unserem Unternehmen, zu unserem, selb­st wenn es die Leit­sätze und sowas sind. Ich meine, man erzählt das immer, aber niedergeschrieben hat sowas dann doch schon ein biss­chen Gewicht.

Also wenn man wirk­lich darstellen kann, hey, wir sind jet­zt nicht hier, was weiß ich, irgendwelche Dosen-Schub­ser, son­dern wir machen hier halt wirk­lich aus Überzeu­gung die Sachen so, wie wir sie machen und so. Also das finde ich immer ganz gut, wenn man es darstellt. Und ja, das kann nochmal diesen Onboard­ing-Prozess deut­lich ver­stärken.

Und das läuft halt auch immer weit­er.

[Michael] Ja, was man auf jeden Fall haben solle, ganz klar ist, das Unternehmen solle ein Flow­chart, ein Prozess, eine Check­liste, ein irgend­was haben, um halt ein­fach das Onboard­ing struk­turi­ert und kor­rekt zu machen für jeden Mitar­beit­er. Dass ich wirk­lich dur­char­beit­en kann und kann sagen, Lap­top ist bestellt oder IT ist informiert. Das wäre so der erste Check­punkt.

Lap­top ist bestellt, Lap­top ist da, Handy ist bestellt, Lap­top ist ein­gerichtet, E‑Mail-Adresse ist angelegt. Gerne wie die E‑Mail-Adresse angelegt wer­den soll, dass da schon alles klar ist. Dass man ein­fach struk­turi­ert vorge­ht und halt ein­fach nichts ver­gisst, damit halt am Tag 1 für den neuen Mitar­beit­er wirk­lich alles da ist, er das angenehm­ste Erleb­nis in dieser Hin­sicht hat und die IT auch da raus ist aus der Num­mer und sich nicht im Nach­gang mit irgend­was zu beschäfti­gen.

Weil, sind wir mal ganz ehrlich, es ist halt auch ein­fach ärg­er­lich, wenn die IT alles vor­bere­it­et und dann hat sie ein­fach falsche Infor­ma­tio­nen gekriegt oder keine voll­ständi­gen Infor­ma­tio­nen gekriegt und es kriegt dann am ersten Arbeit­stag die IT einen anderen und sagt, hier pass mal auf, der neue Mitar­beit­er ist da, musst du mal ganz schnell ändern. Ja, er heißt doch nicht Müller, er heißt Schulz oder irgend sowas Blödes, sage ich jet­zt ein­fach mal. Und da ist es halt ein­fach schön, wenn ich mit ein­er vernün­fti­gen Check­liste arbeite, kann das sauber run­ter­doku­men­tieren und habe für alle Seit­en die entsprechende Sicher­heit da drin.

[René] Ja, was du ger­ade ange­sprochen hast, ist gar nicht so sel­ten. Dass dein Name ein­fach ein ganz ander­er ist oder dann doch die Abteilung eine andere ist, das kommt schon häu­fig vor. Das ist so.

[Michael] Und dann ist es halt schön, wenn es irgend­wo geschrieben ste­ht und man es nicht auf Zuruf gemacht hat. Ja, das hil­ft dann. Super.

Hast du noch was, was du uns allen auf den Weg mit­geben kannst?

[René] Ich glaube, wichtig wäre auch noch nach­her mal klarzustellen oder darzustellen, welche Leis­tun­gen der IT-Sup­port wirk­lich übern­immt. Also, wo unter­stützt dieser auch? Also, ich finde, das ist immer auch ein wichtiger Punkt.

Ger­ade, wenn Unternehmen Ser­vicev­erträge mit ihren, keine Ahnung, mit den Anwen­dun­gen oder mit den Her­stellern der Anwen­dung haben, dann ist nicht jede Anfrage an die IT die richtige, son­dern manch­mal ist es halt auch eben dieser Her­steller. Wir sprechen ja dabei nicht immer nur über eine interne IT. Also, wir sind ja auch extern­er Dien­stleis­ter.

Da sollte man vielle­icht auch noch ein­mal aufgezeigt bekom­men, wo jet­zt welche Anfrage hinge­ht. Wer ist wofür zuständig?

[Michael] Du ver­suchst uns also ger­ade durch die Blume zu sagen, dass es sin­nvoll ist, neue Mitar­beit­er gle­ich am Anfang in die richtige Bahn zu lenken und nicht so zu ver­sauen, dass, wenn die Maus nicht funk­tion­iert oder das Kopier­pa­pi­er leer ist, die IT angerufen wer­den soll.

[René] Wegen dem Papi­er nicht, wegen der Maus vielle­icht schon. Nee, aber ich kann es aus Erfahrung erzählen. Wir haben einen Kun­den, der hat halt, die haben eine Kliniksoft­ware und der Her­steller der Kliniksoft­ware hat direkt mit diesem Kun­den einen Ver­trag.

Und dieser Ver­trag sagt, ihr kriegt von uns Sup­port 24–7 das ganze Jahr. Man muss es ja auch so sehen. Nehmen wir mal jet­zt an, ich werde jet­zt deswe­gen angerufen, dann kostet meine Dien­stleis­tung ja auch Geld.

Und wenn ich aber jet­zt sagen würde, okay, pass auf, wenn du das und das Prob­lem hast oder in dem Bere­ich Prob­leme hast, ruf da bitte an und eben nicht bei René Gep­pert, dann habe ich halt keine zusät­zlichen Kosten und die Frage ist genau da platziert, wo mir auch wirk­lich geholfen wer­den kann.

[Michael] Ja, das ist richtig.

[René] Also das meine ich damit.

[Michael] Auch was, was ins Onboard­ing gehört.

[René] Genau, also wir haben ja über­haupt kein Prob­lem, wenn uns jemand anruft. Wir übernehmen auch gerne jede Kom­mu­nika­tion. Es ist aber nur am Ende des Tages auch ein­fach ein Kosten­fak­tor für das Unternehmen selb­st.

[Michael] Okay, super.

[René] Aber anson­sten wäre ich jet­zt auch durch.

[Michael] Vie­len lieben Dank. Dann würde ich sagen, das war unser erster neu gestal­teter Pod­cast und freue mich auf das näch­ste The­ma. Und wir hören uns.

Vie­len Dank. Macht’s gut und tschüss.

[René] Ja, von mir auch. Bis zum näch­sten Mal.

Schal­tet ein auf allen ver­schiede­nen Pod­cast Plat­tfor­men. Da wäre es jet­zt echt cool, wenn ihr zuhören würdet. Und anson­sten bis zum näch­sten Mal.

Tschüss.

[Michael] Tschüss.