#46 Digitalisierung ist Ansichtssache
Warum der Blickwinkel entscheidet, ob Digitalisierung gelingt oder scheitert
04.07.2025 72 min
Zusammenfassung & Show Notes
Wir beleuchten die Digitalisierung aus verschiedenen Blickwinkeln: technische Hürden, Cyber-Sicherheit, Mitarbeiterbeteiligung und die Rolle von Tools und KI. Warum Software allein nicht reicht, welche Fehler oft gemacht werden und wie echte Transformation gelingt – all das diskutieren wir offen, praxisnah und mit Blick auf echte Unternehmensrealität.
Wir sprechen über die verschiedenen Perspektiven der Digitalisierung – von technischen Herausforderungen über Cyber-Sicherheit bis hin zu den Mythen und Wahrheiten der digitalen Transformation. Dabei werfen wir auch einen Blick auf die Gefahren von Cyber Grooming, die Bedeutung effektiver Backup-Strategien gegen Ransomware und die aktuellen Entwicklungen im Quantencomputing.
Ein zentrales Thema ist die Rolle der Mitarbeitenden: Digitalisierung funktioniert nur, wenn sie mitgedacht und einbezogen werden.
Wir zeigen auf, warum Digitalisierung nicht automatisch zu besseren Prozessen führt und weshalb es entscheidend ist, klare Ziele zu definieren. Auch Software allein ist nicht die Lösung – wir wägen Chancen und Grenzen sorgfältig ab.
Fehleranfälligkeit, Dokumentationspflicht und Akzeptanz sind Punkte, die wir genauso beleuchten wie die Wahl geeigneter Tools und den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen. Schließlich diskutieren wir auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Möglichkeiten, aber auch Grenzen, von Künstlicher Intelligenz im Digitalisierungsprozess.
Takeaways
Takeaways
- Cyber Grooming ist ein ernstes Problem für Jugendliche.
- Ransomware kann auch Backups gefährden.
- Quantencomputing könnte die Rechenleistung revolutionieren.
- Digitalisierung ist mehr als nur Papier scannen.
- Mitarbeiter können die größte Hürde bei der Digitalisierung sein.
- Ein schlechter analoger Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch besser.
- Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, kein einmaliges Projekt.
- Softwarelösungen können viele Prozesse vereinheitlichen.
- Die Abhängigkeit von einer einzigen Software birgt Risiken.
- Genehmigungsworkflows sind oft ineffizient und problematisch. Prozesse müssen optimiert werden, um Medienbrüche zu vermeiden.
- Die Sinnhaftigkeit der Digitalisierung sollte immer hinterfragt werden.
- Effizienzsteigerung ist ein zentrales Ziel der Digitalisierung.
- Mitarbeiter müssen in den Digitalisierungsprozess einbezogen werden.
- Dokumentenmanagement ist entscheidend für rechtliche Anforderungen.
- Kosten-Nutzen-Analysen sind wichtig bei der Auswahl von Software.
- Nicht jede Digitalisierung führt zu einer Verbesserung der Prozesse.
- Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg.
- Es gibt Grenzen in der Digitalisierung, die beachtet werden müssen.
- Die Auswahl der richtigen Systeme ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung.
Transkript
Die schmalen Streifen bei OBS sind entfernt. Moin, René, grüß dich.
Moin, Michael.
Hi.
Da haben wir das ja auch hingekriegt. Übrigens, falls du jetzt wieder darauf hinaus willst, dass ich es schneide, habe ich beim letzten Mal auch nicht.
Mist. Es sind so diese Kleinigkeiten an Technik. Ich glaube, das wird ja heute auch Thema werden.
Es sind so diese Kleinigkeiten an Digitalisierung und Technik, wo Realität und Erwartungshaltung ein bisschen auseinander gehen. Und meine Erwartungshaltung ist, ich mache die Software wie auf und beim letzten Mal und ich habe das Bild vom letzten Mal. Da bin ich noch ein ziemlicher Fantast.
Aber da hast du es jetzt wieder hingekriegt.
Das ist doch was.
Ja, genau.
Ja, Michael, Einstieg wie immer. Ich würde sagen, fangen wir wieder mit den ganz tollen News an, die jetzt mal wieder da sind. Oder hast du was anderes erst?
Sonst würde ich damit starten wollen.
Lass uns das Pflichthäkchen setzen, dass wir mal alle wieder auf den gleichen Stand kriegen, dass wir gerade sind.
Dann machen wir das.
Ein bisschen eigener Sache. Wir sprechen ja eigentlich immer über Unternehmen. Ich habe aber selber Kinder.
Deswegen ist es auch ein Thema. Cyber-Grooming. Da gab es tatsächlich jetzt ein recht großes Netzwerk.
Und das war ein Fall aus Deutschland tatsächlich. Cyber-Grooming ist etwas, wo der Täter wirklich über Online- Foren gezielt minderjährige Personen anspricht und versucht, sie so zu manipulieren und psychisch unter Druck zu setzen, dass diese Minderjährigen in irgendeiner Form gefährdet werden. Das ist so weit gegangen.
Das war ein Fall in Hamburg, wenn ich es nicht ganz falsch habe. Der Täter saß in Hamburg und da wurde ein US-amerikanischer Teenager wirklich so beeinflusst, dass er sich das Leben genommen hat. Ich will jetzt gar nicht...
Klar, das ist ein riesen Schicksal. Für mich ist dabei wichtig, für alle, wir sprechen immer über Awareness, was so Unternehmen angeht, ganz wichtig ist, dass gerade im Jugendalter, dass da wirklich das Verständnis gefördert wird, dass im Internet wirklich nicht alles gut ist und dass da eben auch dieses Sicherheitsgefühl nicht zu groß ist, sage ich mal so. Also, dass man das wirklich als Elternteil, dass auch Schulen das vielleicht mehr fördern, dass eben genau das so nicht stattfinden kann.
Ich mache mal nach dem Ding gerade mal einen harten Bruch, weil das auch gerade ein ziemlich aktuelles Thema ist. Es gibt auch keine Kiste Bier umsonst geschenkt. Also aktuell geht bei WhatsApp...
Du kennst das? Lachst auch gerade wieder.
Das Thema gerade, das haben wir jetzt nicht einfach so abgetan, aber es spielt in die gleiche Richtung.
Es spielt in die gleiche Richtung rein und ein bisschen halblustige, positive Energie wieder in den Podcast reinbringen. Im Moment kursiert ja so ein Gewinnspiel durch die WhatsApp-Gruppen und durch soziale Netzwerke mit unterschiedlichen Herstellern, unterschiedlichen Brauereien, die eine Kiste gekühltes Bier als Gewinn anfehlen, wenn du so neun Kästchen hast und dann musst du die Kiste Bier pflücken und dann musst du durch so viel weitere WhatsApp-Kontakte noch angeben, man muss teilen und das Ding ist auch ein absoluter Fake. Also auch da bitte, wenn da mal so Einladungen kommen. Meine Frau hat, glaube ich, gestern drei oder vier Stück davon gekriegt jeweils.
Kisten? Die kommen doch an?
Ja, ja, also nicht die Kisten, sondern die Einladungen zu dem Gewinnspiel und da bitte halt auch. Das ist so eine ganz aktuelle...
Beispiel geht genau in die andere Richtung zu dem, was du gesagt hast. Also es ist auch Phishing, es ist auch Manipulation, aber halt lang nicht so gravierend und das, was du mit deinem Beispiel war, aber es ist halt auch ein Beispiel dafür. Am anderen Ende der Skala, wie es halt auch aussehen kann, da geht es halt einfach auf Masse.
Da geht es einfach so viel wie möglich abzuschöpfen.
Genau. Ja, dann weiter geht's mit einer neuen Ransomware oder neuer, ja eigentlich ist es eine neue Masche.
Das heißt, die Ransomware zielt in dem Daten auf dem Server, also nicht allein, sondern vor allem auch mit auf die Backups. Das ist natürlich extrem gefährlich, weil wenn meine Backups auch verschlüsselt sind, habe ich natürlich ein Riesenproblem. Da können wir dann nicht mal eben zurückrollen oder wie auch immer.
Da macht es eigentlich, also was da wichtig ist, auch da das Backup muss sehr, sehr gut aufgestellt sein, verschiedene Ziele vielleicht auch nochmal unterschiedliche Technologien nutzen, damit man eben nicht nur, ich sag mal, komplett online Backups hat, also Backups, die jetzt gerade wirklich permanent mit meinem System gekoppelt sind, wo ich dann das Problem habe, dass dann wenn was infiziert ist, alles infiziert ist, also da wirklich auch irgendwie eine Offsite-Sicherung haben, wo man eben, ja, keine Ahnung, wo man es in die Cloud schreibt, nur zu einem bestimmten Zeitpunkt und die diese Backups isoliert voneinander betrachtet werden oder eben ganz klassisch mein Band, was ich mit nach Hause nehme, so ungefähr, oder am besten nicht mit nach Hause, aber irgendwie getrennt aufbewahre, sodass ich wirklich auch eine gut gehaltene Zeit habe. Also da muss man wirklich darauf achten.
Dann haben wir eine, ja, Zero-Click-Schwachstelle im Copilot, beziehungsweise sie ist tatsächlich schon geschlossen, aber das ist halt jetzt die Schwachstelle, die da als erstes aufgetreten ist.
Würde implizieren, dass Copilot grundsätzlich nicht als Schwachstelle angesehen wird?
Nein, nein, nein, also das hat schon noch eigene Schwachstellen.
Gut.
Ja, also da ist es so, Microsoft hat natürlich nicht alle Details veröffentlicht, weil mit KIs ist es immer ein bisschen schwierig, wenn man den Ansatzpunkt weiß, dann kann man ihn natürlich irgendwie anders wieder ein bisschen anfassen. Deswegen hat Microsoft da nicht alle Informationen nach außen getragen, damit man dann halt jetzt das patchen konnte, was akut aufgetreten ist und jetzt selber an Lösungen arbeiten kann, die eben dann auch die möglichen anderen Varianten dann eben sofort schließt.
Problem dabei war halt wirklich, dass man E-Mails, Dokumente und so weiter, die halt wirklich über den Copilot verarbeitet wurden, das konnte man halt ausnutzen, auslesen. Dann gab es eine Prompt Injection, das heißt, dass meine Prompts, die ich eingetragen habe, manipuliert werden konnten, damit ein anderes Ergebnis dabei rauskommt, also sprich zum Beispiel schädliche Aktionen eben ausgeführt werden können. Das ist ja nicht unwichtig, also das ist ja nicht eben mal so eine kleine Spezial, da kann sehr viel passieren.
Da ist es halt schwierig gewesen, für Microsoft wirklich den Kontext zu trennen, also zu erkennen, ist das jetzt wirklich von dem Benutzer selbst oder kommt da jetzt was von außen und da sind sie gerade halt in der Mache, damit das da vollends, ich meine, das wird nie zu 100% gehen, da müssen wir uns alle klar sein, aber dass zumindest die Erkennungsrate da besser wird und man da eben einen höheren Schutz reinbekommt. Aber ich finde halt gerade, man sagt halt immer, ja ich habe irgendwo eine Software laufen und da gibt es jetzt eine Schwachstelle oder eine Sicherheitslücke und das ist ja etwas, das läuft in der Cloud, das läuft im Hintergrund und ich kann eigentlich selber so gar nichts dagegen tun, außer ich unterbinde die Nutzung generell.
Also das ist immer so ein bisschen schwierig gerade, wenn man da wirklich abhängig ist eigentlich vom Anbieter. Wenn man es eben selber nicht mehr in der Hand hat. Du grinst so, komm, hau raus.
Nein, nein, nein, alles gut. Du sprichst gerade schon ein paar Themen an, die wir glaube ich im Hauptpunkt nachher besprechen werden. Das triggert, aber das machen wir alles nachher.
Ein paar Sachen werden sicherlich nochmal kommen, ja genau. Ja und da kommen wir mal rüber zu, ja eigentlich dann auch mal wie wir es beim letzten Mal schon gemacht haben, eher so positiven Nachrichten, die da ein bisschen ja wirklich Innovationen vielleicht auch sind. Quantencomputing war immer so ein Begriff, also Quantencomputing, nur damit man es mal kurz verstanden hat, es ist halt so, dass bei in der IT ist es immer so, alles hat einen Zustand 1 oder 0.
Also das heißt, jeder Zustand ist nur 1 oder 0 und beim Quantencomputing kann es auch anders sein. So und das ist halt genau das. Deswegen gibt es viel, viel mehr Möglichkeiten.
Hast du einen Einwand?
Nein, alles gut. Ich überlege nur gerade, was es zwischen 0 und 1 noch gibt, aber das werden wir irgendwann mal in Ruhe ausarbeiten und besprechen.
Ne, es kann auch beide Zustände zum Beispiel haben. Also es kann 0 und 1 parallel sein. Also das ist halt genau der Unterschied.
Deswegen sind da die Berechnungen viel, viel schneller und die Rechenleistung höher und da ist das Quantencomputing wirklich ein Riesenschritt und da wird wirklich seit Jahren lange dran geforscht und jetzt im Moment ist es halt so, dass wir ja, es gibt halt einen praktischen Durchbruch und da ist es halt so, dass wir jetzt eine gewisse Schwelle erreicht haben, wo sehr, sehr komplexe mathematische Abfragen in Sekundenschnelle durch sind. Ja, also das ist auf jeden Fall ein Riesenschritt nach vorne jetzt und da ist jetzt absehbar, dass das immer mehr in greifbare Nähe rutscht. Dann haben wir in Edinburgh in Schottland und da gibt es jetzt einen neuen Supercomputer.
So, den schaffen die dort an und das ist ein Exascale, der kostet 750 Millionen Pfund. Vorteil, also zur Leistung, der ist halt ungefähr 50 mal schneller als ja, der bisherige Supercomputer, der da im Einsatz war, das war der Archer 2 und ja, der Einsatzzweck da ist die Klimamodellierung, KI-Forschung, Biomedizin, Wirtschaftssimulation, also wirklich sehr, sehr komplexe Dinge, die da laufen und soll halt bis Mitte 2026 in Betrieb genommen werden. Was das für uns bedeutet, warum ich es nenne und wir hatten vor ein paar Episoden darüber gesprochen, Europa möchte sich ja etwas unabhängiger von US-Anbietern machen und das ist auf jeden Fall ein Schritt dazu.
Also da hat man jetzt wieder mehr Möglichkeiten geschaffen, aber 750 Millionen, schon eine gute Summe. Ja, Michael, damit wäre unser Newspart quasi durch und wir würden zum Hauptthema kommen und wir haben zwar schon mal drüber gesprochen über die Digitalisierung, würden aber jetzt mal noch von einem anderen Blickwinkel drauf schauen, also jetzt habe ich es gerade gesagt, Punkt heute wird Digitalisierung sein. Wir haben einfach gesagt, okay, jetzt seit der letzten Episode, die wir aufgenommen haben, hat sich einiges getan, es gibt neue Möglichkeiten, vielleicht auch andere Betrachtungsweisen, die man da halt mit einbringen kann und von daher ist das so etwas, was wir gerne noch einmal ansprechen wollten.
Genau, ich glaube auch, also nicht ich glaube, ich bin überzeugt, dass wir heute eher die Blickwinkel mal ändern und mal andere Betrachtungsthemen reinkommen, weil wenn wir jetzt das 38. Mal sagen, ihr müsst digitalisieren und macht aus Papier Bits und Bytes und Nullen und Einsen oder wie ich gerade gelernt habe, Einsen und Nullen gleichzeitig quasi Schrödingers Katze im Computer, dann wird es mit Sicherheit langweilig werden, aber wir wechseln mal den Blick und wir geben mal Denkanstöße, weil ich habe auch gerade aktuell, gerade bei mir im Unternehmen persönlich, da kann ich gerade auch von berichten, kein Problem mit, so ein Thema, dass ich an der Software am überlegen bin, wo ich anfange echt zu gucken mit einem anderen Blickwinkel, nicht auf biegen und brechen Prozesse noch agiler zu machen, sondern dann auch mal zu gucken, was hängt dahinter, wie sichere ich das ganze Ding ab und wie mache ich das so, dass es auch nachhaltig im Unternehmen drin ist. Davon daher, glaube ich, wird es ein cooles Thema.
Das denke ich auch.
Und Michael, ich habe da auch direkt was.
Ja, klar, super.
Vielleicht mal eine neue Rubrik, wie auch immer man es schimpfen möchte, auf jeden Fall habe ich da ein bisschen was mitgebracht, und zwar möchte ich dir Fragen stellen, ob es Mythos oder Wahrheit ist.
Ha, schieß los.
Ich habe schon mal ein paar Fragen vorbereitet.
Bist du bei mir genau, bist du bei mir unvorbereitet?
Genau richtig.
Ja, das war der Plan.
Hau rein.
Und zwar einmal, Digitalisierung bedeutet, Papier zu scannen.
Mythos.
Ja, sehe ich auch so.
Also da, das kann nur der Beginn sein, aber das hat mit der Digitalisierung an sich ja erstmal nichts zu tun.
Gar nichts.
Genau.
Sehe ich auch so. Okay, zweiter Punkt.
Digitalisierung spart automatisch Zeit und Geld.
Lüge. Nicht nur Mythos, es ist Lüge.
Gut, wir werden da, denke ich, gleich auch noch ein bisschen drauf eingehen, deswegen brauchen wir das jetzt an der Stelle nicht.
Wobei wir jetzt auch hier differenzieren müssen. Wir machen mal Korinthenkacken. Du sprachst von Digitalisierung.
Das tut weh. Digital arbeiten spart nachher Zeit und Geld, aber die Digitalisierung, der Weg dahin, der kostet Geld, Zeit und Nerven.
Ja, so kann man es auf jeden Fall auseinanderziehen, das stimmt.
Ja, gut.
Okay, dritter Punkt. Mit KI kann man heute schon ganze Prozesse ersetzen. Ja, Wahrheit. Lass dich mal im Raum stehen, wir kommen auf das Thema gleich nochmal.
Ich auch.
Aber ja, sehe ich auch so.
Es ist halt abhängig davon, was man macht. So, dann, der Mittelstand ist bei der Digitalisierung ganz vorne dabei. Mythos oder Wahrheit?
Mythos. Absolut.
Kann ich so unterschreiben.
Wir kämpfen an, das zur Wahrheit zu machen, aber aktuell ist es, glaube ich, noch ein Mythos.
Ja, genau. Man braucht für Digitalisierung immer eine teure Speziallösung.
Auch das ist ein Mythos. Wenn es eine Speziallösung ist, kann sie gar nicht teuer genug sein, wenn der Zweck dahinter die Zeitersparnis ist, die wir eben besprochen haben. Man muss bei solchen Dingen nicht den Invest der Software sehen, aber kommen wir gleich auch noch zu, sondern man muss den Output sehen, den man gewinnt, dadurch, dass man die Software im Einsatz hat.
Und in dem Moment, wo der Output den monatlichen Kosten überwiegt, kann die Software so teuer sein, wie sie will. Wenn der Output entsprechend den Mehrwert bietet, muss ich nicht darauf achten. Also, verstehst du, was ich meine?
Das ist so. Genau. Dann, die Mitarbeiter sind oft das größte Hindernis bei der Digitalisierung.
Wahrheit.
Also, ich denke, ähnlich sehe ich das. Es ist natürlich immer die Frage, ich glaube, da gibt es zwei Gruppen. Die einen haben da voll Bock drauf, die anderen nicht.
Oder vor allem, wenn ich es seit 20 Jahren gemacht habe, will ich das wirklich, also ich glaube, da trennt sich das so ein bisschen. Aber ja, im Großen und Ganzen glaube ich auch, dass das der größte Faktor ist, der zum einen dagegen spielen kann oder eben auch schon eine Hürde ganz zu Anfang hat.
Der kann dagegen spielen, hast die Hürde und der kann das System crashen.
Das ist das Problem. Das ist das Thema. Wenn du die Mitarbeiter nicht mitnimmst und die Mitarbeiter nicht die Bereitschaft haben und den Mitarbeiter nicht sinnvoll den Mehrwert erklärst, crasht das Ding.
Und was ganz wichtig ist, ich habe eben gesagt, die Mitarbeiter mitnehmen. Du musst sie davon überzeugen und du musst sie schulen. Du musst ihnen das erklären.
Du musst ihnen exakt erklären. Und da ist in meiner Beratungserfahrung sind da Basics gefragt. So blöd und so selbstverständlich für die, die digitalisieren und für Unternehmen und für Menschen wie uns Dinge sind, so unselbstverständlich ist das für Mitarbeiter, die da nicht täglich mit im Thema drin sind, die vielleicht noch Vorbehalte gegen die Digitalisierung haben und die vom Wissenstand Probleme haben, bei Excel ein Multiplikationsfeld einzufügen.
Also das gibt es. Diese Person gibt es und die muss man an der Stelle mitnehmen, weil meistens in der Regel hat das Ganze einen Grund, warum die Mitarbeiter das so tun, wie sie es jetzt tun und warum sie nicht von selbst auf irgendwelche Ideen mit Digitalisierung und Verbesserung gekommen sind. Dem Grund muss man nachhaltig beseitigen, sprich Awareness schaffen und schulen und trainieren.
Ja, auch da, ich möchte diese Personen auch ein Stück weit in Schutz nehmen. Es ist ja am Ende des Tages so, stell mich an ein Auto. Ich weiß, wie man es fährt, aber ich habe keine Ahnung von Reparaturen.
Das ist eine vollkommen wertfreie Kiste. Ich glaube, du hast, das ist ein super Beispiel, technikaffin alles, was gut ist. Beim Auto gibt es den blauen Deckel, da kommt Scheibenwischwasser rein.
Inzwischen, früher am Auto, als wir noch jung waren, haben wir auch noch Ölwechsel und solchen Spielen reingeguckt, aber das ist inzwischen bei mir durch. Das Ding geht zu einem, der Ahnung hat und genau so ist das auch. Wenn ein Autoschrauber sich mit mir über den ganzen Kram unterhält, der kann das nicht voraussetzen, dass ich weiß, wovon er spricht und dass ich seinem Mindset folgen kann.
Und erst recht nicht, erst recht nicht, dass ich mich dafür begeistern kann, was er mir da erzählt. Wenn der Output näher so ist, dass ich sage, mit dem Ergebnis kann ich super gut arbeiten, jetzt ist das Auto ein schlechtes Beispiel, aber lass uns dabei bleiben. Wenn ich sehe, dass das Ergebnis okay ist und er mir erklärt, wie ich damit arbeiten kann, dass meine Leistung besser wird, bin ich fein mit der ganzen Kiste.
Aber er mag mich bitte nicht von seiner Euphorie überzeugen, warum das jetzt das Coolste auf der Welt ist und irgendwelchen Nerdismus verfallen und mich mit irgendwas interessiert. Zeigt mir, wie es funktioniert, beziehungsweise zeigt mir, was ich damit machen kann. Zeigt mir, wie es da besser wird und dann ist gut.
Ich will nicht wissen, in welchem Takt, wo welche Ventile auf und zu gehen und was der Unterschied ist zwischen hier und bla und hast du nicht gesehen. Das ist ein Motor. Schlüssel drehen, Knopf drücken, er läuft.
Ja, mir war nur wichtig, dass man da jetzt nicht irgendwie den Eindruck hat, dass wir da jetzt gegen sind, sondern es ist einfach menschlich.
Ja, absolut.
Und das habe ich in vielen anderen Bereichen auch.
Genau.
So, dann kommen wir mal zum siebten Punkt. Ein schlechter analoger Prozess wird durch Digitalisierung automatisch besser.
Auch Lüge. Ganz klassisch, dieses Buzzword Shit in, Shit out ist genau das Problem.
Ja.
Und dann der letzte. Digitalisierung kann man irgendwann abhaken, dann ist es erledigt.
Ja, das ist wie mit QM und Datenschutz.
Wann sind wir denn damit mal fertig?
Oder Security.
Also sicherlich wirst du, das habe ich hier auch, Teilbereiche in deinem täglichen Tun in einem Status bringen, wo du sagst, damit bin ich zufrieden, damit kann ich so jetzt arbeiten, wie es ist. Du wirst aber trotzdem hin und wieder oder irgendwann wieder das Streben nach Optimierung, KVP, konkrete Verbesserung, was kann man noch besser machen, wo kann man noch höher, einen höheren Grad an Digitalisierung und an Effektivität erzeugen. Aber auch da gilt wieder das Thema der Mitarbeiter.
Ich denen heute erzähle, wir machen das alles nach links und es funktioniert. Und dann sage ich mir, boah, rechts ist aber cooler und fange drei Monate später damit an und werfe den ganzen Kram über den Haufen und mache irgendwas anderes. Kriege ich wieder ein Verständnisproblem, kriege ich wieder ein Akzeptanzproblem.
Ja, vielen Dank, Michael. Das war mal einmal völlig unvorbereitet.
Kein Thema.
Also Michael wusste tatsächlich nichts von der Rubrik. Aber fand ich einfach mal spannend, weil es gibt ja wirklich immer so ein paar Dinge, alle meinen, ja, es wird alles besser damit. Ja, so pauschal lässt sich das aber nicht sagen.
Das muss man halt klar unterscheiden und deswegen sind solche Fragen dann manchmal vielleicht vorab ganz interessant. Wir gehen aber ja jetzt dann auch mal ein bisschen mehr in die Tiefe und ja, Michael, da würde ich dir mal einmal übergeben und dann kannst du ja mal erzählen, wenn du schon an der Stelle bist, von deinem Prozess, den du gerade oder aus eurem Unternehmen.
Ja, ich mach' mal das Nähkästchen auf, weil ich glaube, es ist eine ganz interessante Sache.
Die kennst du wieder noch nicht als meinen IT-Partner. Ja, ich habe mir am Freitag nur Software angeguckt. Und zwar klassisch Software as a Service.
Also Cloud, alles Browser-basierend. Richtig schön, richtig cool. Vereint, E-Mails, Aufgaben, Kalender, Dokumente, Notizen, Termine, habe ich noch irgendwas vergessen?
Ach, du hast dir Microsoft 365 angeguckt.
Pass auf, Zeiterfassung, Angebotserstellung, Rechnungsschreiben, Mahnwesen, Bilanz, also GOV, Budgetierung im Unternehmen von Kostenstellen und eine Einnahmenausgabenübersicht, sodass du über Budgets alles planen kannst. Das heißt, so eine, nennen wir es mal pauschal so eine richtige eierlegende Wollmilchsau.
Smartpoint und Sweetspot an der ganzen Software ist, und jetzt kommen wir mal zu Paintpoints, die wahrscheinlich jedes Unternehmen hat. Mein Ansatz, warum ich mir über sowas Gedanken mache, ist, weil ich das Thema habe, wie es viele Unternehmen auch haben, ich habe E-Mails. E-Mails hat jeder im Unternehmen, jeder kriegt E-Mails rein, jeder bearbeitet E-Mails.
Jetzt hast du aber das Problem, übrigens, E-Mails ist auch schon eine Art der Digitalisierung. Früher haben wir Briefe geschrieben oder Gefax, jetzt haben wir E-Mails, also wir haben schon ein Stück weit digital sind wir schon. Jetzt hast du aber das Problem, dass E-Mails entweder personenbezogen sind oder an eine Teamadresse gehen.
Das ist die Frage, willst du eine Teamadresse haben, dann musst du wieder Leuten Zugriff geben, wobei viele Unternehmen Teamadressen und Sammel-E-Mail-Adressen noch gar nicht kennen, also an dem Punkt bin ich schon, dass ich Sammeladressen habe. Ich habe aber immer wieder die Sache, es kommen an unterschiedlichen, es kommen an X E-Mails von Y Kunden Aufgaben rein, die an Mitarbeiter verteilt werden müssen. Das heißt, ich habe nicht der Kunde, der über die E-Mail an den Kunden, an meinen Mitarbeiter schreibt, um diese Aufgabe zu erledigen, sondern ich habe persönliche E-Mail-Adressen und Sammel-E-Mail-Adressen, wo unterschiedliche Kunden reinschreiben, die an unterschiedlichen Mitarbeitern Aufgaben machen.
Und das ist so ein Ding, spätestens dann, ihr hört es schon und wahrscheinlich werdet ihr gleich auch schon verstehen, wo ich hin will, dann beginnt die Überlegung, wie verteile ich die Informationen mit den Aufgaben der E-Mails, die reinkommen, an die Personen, die es bearbeiten sollen. Und das ist bei uns im Moment noch klassisch und das ist handelbar, das ist alles cool. Entweder teile ich die Aufgabe rüber, ich lege eine Aufgabe im Teams oder Planner an, beziehungsweise bei mir im Apple-Kosmos, oder auch das, ich leite die E-Mail halt einfach weiter und sage, bitte kümmere dich um.
Das war so ein Pain-Point, wo ich gesagt habe, es wäre doch cool, ich hätte eine Plattform, wo alle E-Mails reingehen, ich generiere aus den E-Mails Aufgaben, weise die Personen zu und die können direkt auf die E-Mail antworten. Das war so mein Ansatz, wie ich an die Software drangehe. Die Software habe ich mir angeguckt, wirklich sah nicht, funktioniert richtig gut, weil ich kann auf die E-Mail und auf die Tätigkeit, die ich gemacht habe, gleich eine Zeit erfassen, weil ich muss abrechnen und ich muss tracken können, kann danach die Rechnung generieren, kann Angebote schreiben, kann Projekte managen, kann alles machen.
Wie ich das alles gesehen habe und habe das alles gemacht, habe ich mich am Freitag und jetzt bist du sofort wieder dran und dann geht es um die Meinung und den Dialog rein, das habe ich mir am Freitag für zwei Stunden und zweieinhalb Stunden angeguckt. Habe mich danach ins Auto gesetzt, bin nach Hause gefahren, habe meine Trainingsklamotten angezogen und habe mir den Kopf frei gelaufen, Joggen, Freitag Kopf frei. Und wir gingen in den ersten Kilometern durch den Kopf, boah, coole Lösung, kostet zwar Geld, aber es vereint so viele Software, die ich im Moment habe, also für das gleiche System aktuell setze ich vier Systeme, vier unterschiedliche Software ein, die auch alle digital sind, da wird nichts ausgedruckt, aber ich habe hin und wieder so diesen Medienbruch, ich muss noch was copy-pasten, es geht nicht nativ ineinander über. Am Anfang vollkommen eine Euphorie, denke ich, boah, cool, gönn's dir, guck dir das mal tiefer an, gönn dir die ganze Sache, löst dich komplett von Outlook, weil du die E-Mails in der Software schreibst, alles ein feines Ding.
Erste Hälfte des Freilaufens. Die zweite Hälfte des Freilaufens, und da will ich hin, entschuldige mich ein bisschen, ausschweife, aber das ist, glaube ich, bei allen, dass man es packt, die zweite Hälfte war scheiße. Ich konzentriere mein gesamtes Unternehmen nur noch auf eine Software.
Ich habe kein Backup von nichts mehr. Schmiert mir diese Software ab, bin ich verloren. Gnadenlos weg.
Habe ich vier Systeme, habe ich immer noch mal, ich habe meinen Medienbruch, aber jedes System für sich, bei sich ist es agil, jedes System für sich darf mal kurz ausfallen, ohne dass mir irgendwas passieren kann. Also für mich ist die Abhängigkeit, in die ich mich begeben würde, wenn ich so ein System nehme, im Moment sehr riskant und finde ich von der Sache her, die Überlegung ist, da eben nicht euphorisch drauf zu springen, sondern sich konsequent darüber Gedanken zu machen, was bedeutet sowas. Weil auf der einen Seite hast du Digitalisierung, am Ende optimierst du, aber in dem anderen Ende gibst du dich in eine Abhängigkeit rein, und du kombinierst Dinge, du kommst fast nicht mehr aus dem System raus, wenn du da einmal drin bist, weil die Software fängt dich, das ist ein Thema, was man immer betrachten muss, gehen wir in die 27 rein, müsste ich mir jetzt erstmal Gedanken über eine Exit-Strategie machen, und ich habe das Thema, wenn die System echt mal aussteckt, ich habe nichts mehr, was ich vergleichbar haben könnte, nichts mehr in der Redundanz, nichts mehr woanders da. Ich verteile mein Unternehmensrisiko nicht auf vier unterschiedliche Systeme, sondern ich bündel es in eins.
Das fand ich, oder bin ich gerade echt am zweifeln.
Ja. Ja, nachvollziehbarer Gedanke.
Ich glaube, diesen Gedanken haben viele Unternehmen, also gerade hinsichtlich M365, weil man sich da ja auch sehr in diesem Kosmos begibt, und ja, das Raus ist definitiv immer ein Thema. Also, wie komme ich da wieder raus, kann ich mich irgendwie noch wirklich elegant lösen? Ja, das ist auf jeden Fall ein Punkt.
Ja, ich glaube, das ist jetzt gar nicht so der Punkt, dass es jetzt wirklich um die Digitalisierung geht, weil digitalisiert hast du in beiden Systemen. Besser wäre es natürlich in den neuen, weil du halt diesen Medienbruch nicht hast. Aber das ist ja eine strategische Frage generell.
Und da sind wir ja schon eher wieder im Sicherheitsbereich an sich, wo man das Risiko für sich abschätzen muss.
Ja.
Genau.
Ja, wir wollten ja mal die Sichtweise ändern. Also, die Sichtweise ist heute, oder wo wir hinwollen ist, oder was ich gerade, an dem Punkt, wo ich gerade bin, bringe ich Prozesse auf Teufel komm raus, oder welches Niveau an Optimierung und Digitalisierung entspricht meinem Risikoappetit und meinem Verlangen nach Sicherheit und Risikobedarf? Also, was wiegt höher?
Mein Bedarf an Sicherheit, Retundanz, Verteilung auf unterschiedliche Systeme oder der Komfort, verschiedene Dinge in einem System zu vereinen?
Ja. Ja, ist definitiv ein Punkt.
Also, ich will das Thema jetzt nicht abtun. Das ist eine Entscheidung, die du für dich natürlich treffen musst. Ich würde mal sagen, wir wiederholen mal einmal noch mal grundsätzlich, wenn wir vom Thema Digitalisierung sprechen, was lässt sich eigentlich digitalisieren?
Nur damit wir da nochmal, du hattest ja gerade schon einige Dinge gesagt, also zum Beispiel E-Mails, also das heißt wirklich meine Kommunikation nach intern, extern, also Teams wäre damit ja auch abgedeckt, du hast ja wahrscheinlich da auch so ein Chatboard und so weiter. Es gibt aber noch weitere Bereiche, ob es jetzt die Buchhaltung ist, das Rechnungswesen hattest du, glaube ich, auch gerade schon mit drin. Personalverwaltung, Zeiterfassung, Kundenkommunikation, Vertrieb.
Vertrieb ist, denke ich, auch immer so ein Punkt. Gerade im Vertrieb lässt sich sehr viel auch digitalisieren. Natürlich gibt es ja immer ein paar Einschränkungen noch, aber ich glaube, das ist ein sehr, sehr, also ein Bereich, der sich sehr dafür eignet.
Dann Lagerlogistik, Projektmanagement, interne Kommunikation. Das sind halt wirklich so Dinge, man kann eigentlich, also was damit eigentlich nur gesagt wird, man kann eigentlich jeden Bereich anfassen, das ist halt immer nur die Frage, wie weit es geht. Da gibt es... Ja, bitte?
Ja, du bist richtig, ich will dich nur kurz, weil wir immer von Digitalisierung reden. Ich glaube, wenn wir viele, die uns zuhören, sind jetzt nicht, bleib bei Lagerhaltung oder bleib bei Vertrieb. Eine Lagerhaltung, die werden jetzt Lagerhaltung nicht in einem A4-Block machen, sondern die haben schon eine gewisse Art an Digital, also Digitalisierung, wir reden von einer optimierten Digitalisierung beziehungsweise von einer Optimierung der digitalen Prozesse, einfach wegzugehen von vielleicht Lagerhaltung in Excel zu einer Lagerhaltung in einer gescheiten Software.
Darum geht es. Es geht uns hier nicht, wenn wir von Digitalisierung rechnen, geht es uns hier nicht vom Totholz zu Bits und Bytes, sondern es geht darum, das, was in Bits und Bytes schon besteht, einem höheren Grad an Automatisierung und Komfort zu vergeben.
Ja, das ist aber immer von bis natürlich.
Also ich habe auch Unternehmen kennengelernt, die laufen ins Lager mit ihrem Block, schreiben sich den Kram auf und dann rennen die zurück an den Arbeitsplatz und tragen das dann in Excel ein. Das sind so Sachen, das gibt es ja auch. Also wir sprechen ja hier jetzt nicht nur von allen, die jetzt schon was gemacht haben, die Schritte gegangen sind, sondern das ist ja die breite Bandbreite.
Und da ist es halt so, wir sollten ja immer auch gucken, was sind das für Prozesse? Also es ist ja auch jetzt nicht irgendwie fest daran zu machen, dass wir sagen, okay, das ist jetzt der Bereich, da gehen wir rein, sondern welche Art des Prozesses ist es? Und das ist ja wirklich, wie trage ich Daten von A nach B?
Ist dieser Zwischenschritt notwendig? Also wie du gerade schon gesagt hast, ich habe vorher eine Excel-Tabelle gehabt und habe vielleicht aber parallel schon irgendwie eine Software im Einsatz, mein ERP meinetwegen, und kann dann da rein pflegen? Also, dass ich diesen Zwischenschritt Excel mir sparen kann?
Oder sind das wiederkehrende Aufgaben? Also etwas, das ich wirklich immer wieder mache, ist das sinnig, das dann wirklich immer wieder zu machen? Oder kann ich dafür nicht auch eine digitale Lösung schaffen?
Dann gibt es Genehmigungs-Workflows. DMS ist dafür ein gutes Beispiel, wo du halt das Dokument bekommst, du leitest es weiter und derjenige kann dann eben seinen Stempel draufsetzen und dann geht es auch weiter. Oder eben Erfassung und Eingaben.
Das, was wir gerade eingangs genommen haben. Und da gibt es natürlich für jeden Schritt auch gewisse Grenzen. Das heißt, immer in dem Augenblick, wo ich eine menschliche Interaktion brauche, also wenn wirklich ein Entscheidungsprozess, ein manueller Entscheidungsprozess dahinter steht, das ist halt etwas, wo sicherlich Grenzen da sind, also im Fluss der Verarbeitung.
Da ist es so, dann, was auch immer ein bisschen schwierig ist, und da ist Marketing ein Thema, wenn wir so auf kreative und spontane Dinge eingehen, das kann immer ein bisschen schwierig werden, weil wie soll ein Prozess meiner Kreativität gleich gerecht werden so ungefähr? Das ist ja eigentlich nicht möglich. Und natürlich physische Tätigkeiten können wir natürlich auch nie ersetzen.
Also, dass jemand ins Lager läuft und da wirklich gerade die Erfassung durchführt, ja, das wird nichts können.
Zwei Sachen, die mich angetriggert haben, ist auf jeden Fall Genehmigungsworkflow ist Hölle. In sehr, sehr vielen Unternehmen.
Und das ist wirklich was, wo man sich im Unternehmen Gedanken machen muss, weil das ist dieser klassische Medienbruch. Ja, du schreibst das Ding, du druckst es aus, du unterschreibst und scannst es wieder ein. Ja, dieses Klassische.
Oder trägst es dann doch von Hippies zu Dippies und lässt es dir nochmal gegenzeichnen oder was auch immer, lässt es freigeben und kann ich das so raussenden. Ja, da bitte, das sind auf jeden Fall Prozesse, die man sich angucken muss, die man hochgradig optimieren kann, so dass ich eben keinen Medienbruch mehr drin habe. Ja, das ist super wichtig.
Und beim Marketing bin ich bei dir. Selbst die kreativen kreative Dinge kannst du eben nicht zentral steuern oder automatisieren. Was du aber wieder machen kannst, wenn wir gerade speziell im Thema, wir sind im Thema Marketing, wir sind im Thema soziale Medien und wir sind bei einer Software, die wir zum Beispiel Blogbeiträge oder irgendwelche Beiträge, die ich halt entspannt vorplanen kann und welche von der Software oder von einer höheren Digitalisierungsgrad eben automatisiert in die Netzwerke reingestreut wird und zum Beispiel auch gleichzeitig an drei, vier Plattformen gestreut wird.
Auch das nimmt mir Zeit ab, auch das nimmt mir Druck ab, nämlich zum Zeitpunkt X, einen Beitrag wirklich bei LinkedIn jetzt zum Beispiel zu beschreiben und zu veröffentlichen, sondern ich habe eine Software im Hintergrund, ich habe ein System im Hintergrund, wo ich ganz entspannt mit einem Vorlauf von drei, vier, fünf Tagen, Wochen etc. pp. einfach Beiträge reinschreiben kann und die werden automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt veröffentlicht.
Parallel noch bei Insta oder Facebook oder was weiß der Teufel noch eins, was ich da gerne hätte. Auch das ist ein Bereich im Marketing, wo Digitalisierung eine Rolle spielt. Umfragen, ja irgendwelche Umfragebögen, die digital per Mail rausgeschickt worden sind, die da zurückkommen.
Entgegen zu, mach mal was mit kleinster Art und Weise um meinen Namen, sondern mach mal was mit Forms. Also auch das sind alles Digitalisierungsmöglichkeiten in Vertrieb und Marketing besser zu werden.
Und was auf jeden Fall immer wichtig bei einer Digitalisierung ist, ab wann ist es sinnvoll?
Also lohnt sich das wirklich das zu digitalisieren? Also das muss man hinterfragen. Natürlich also es ist auch die Frage, was ist mein Ziel eigentlich bei der Digitalisierung?
Also der einfachste Punkt ist ja meistens ich will papierlos werden. Ich will halt nichts gedruckt. Okay, guter Ansatz.
Dann muss man aber trotzdem gucken, ist das bei mir so sinnvoll? Also steht das in einem Verhältnis? Habe ich da wirklich einen Mehrwert draus?
Ich meine, am Ende des Tages wenn derjenige sagt, okay für mich ist der Hauptfaktor, dass ich wirklich vom Papier weg will, ja dann ist das mein Ziel, das verfolge ich. Okay, aber darüber hinaus wäre es ja super, wenn ich dann meine Effektivität steigere. Meine, was weiß ich.
Also es gibt ja immer so Dinge, die Gründe dafür sind. Also ich finde, Handwerker sind ein optimales Beispiel dafür. Die kommen jedes Mal mit ihrem Bloganschreiben da drauf so und dann gehen sie am besten ins also da will ich jetzt nicht jedem Handwerker unterstellen, aber auf dem Bau meinetwegen.
Da ist der noch ein bisschen rauer unterwegs. So und dann haben die den Zettel, der ist schon dreimal irgendwie zwischen die Steine gefallen. So und dann kommen die nachher im Büro an, legen den Kram auf den Tisch, der Zettel sieht aus wie was weiß ich was, die Handschrift kann kein Mensch lesen und dann soll die Bürokraft dort die Daten ins System übertragen.
Warum nicht direkt demjenigen ein robustes Endgerät geben, wo er dann eben selber ins System einträgt?
Ja, du musst aber, du musst bei all dem, da stimme ich dir recht, und das ist der Kern der ganzen Sache, du musst wissen, warum du was optimieren oder verbessern willst und ob du einen Zweck dahinter siehst. Also, wenn ich fünf Rechnungen im Monat schreibe, brauche ich kein Rechnungserstellungsprogramm, was automatisiert irgendwas macht und ich irgendwie 5, 6, 18.000 Euro im Jahr Lizenzkosten an der Backe habe, nur wegen einem gewissen Rechnungsbetrag. Es sei denn, ich will das wieder. Wenn ich das für mich definiere, ist es wieder eine klare Sache, aber ist der Zweck einfach, am Ende sollte doch stehen, wenn man Unternehmer ist und wenn man im Unternehmen arbeitet, die Prozesse so zu gestalten, dass man mit einem sehr geringen Aufwand einen sehr hohen Output oder eine sehr hohe Effektivität hinkriegt, will ich mich so ausdrücken. Wollen wir es Effektivität nennen, ja?
Ich möchte in meinem Unternehmen sehr effektiv und effizient arbeiten und das ist ein erstrebenswerter Zustand und deswegen nehme ich Optimierungen vor. Digitalisiere es, kaufe eine neue Software, mache mir solche Gedanken, wie ich es am Anfang gemacht habe, also aus diesem Grund mache ich das zu Ende, Effizienzsteigerung, um das Leben auch einfacher zu haben und dann muss ich einfach entscheiden, wenn ich mir was angucke, wo sind meine größten Pain-Points, was ist mein Kerngeschäft, was ist mein Kram und möchte ich an dieser Stelle Optimierungen vornehmen, möchte ich mich vielleicht auf eine Software einlassen, möchte ich vielleicht Papier wirklich wegkriegen, darf ich vielleicht Papier überhaupt wegkriegen und, heute eine andere Sichtweise, wenn ich Papier wegnehme, wie stelle ich denn dann meine rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen anderweitig fertig? Ich meine, wir hatten das letzte Mal im Podcast das Thema mit E-Mail und Aufbewahrungsfristen, das können wir jetzt analog durchziehen zu, ich versende halt nicht mehr die Rechnung mit Papier, sondern ich gehe halt in den elektronischen Rechnungsversand, ja, x-Rechnung sei dann mal noch eben schnell mit angesprochen, dass wir das Wort auch einmal hier drin hatten, dann muss ich mir halt anderweitig Gedanken machen, wie ich gesetzliche Anforderungen mache. Das heißt, jede Digitalisierung oder jede Optimierung oder jedes Anpassen eines Systems bringt auch in einer genaueren Betrachtung immer noch zweite, dritte, vierte Schritte nach sich, um halt eben wieder auf einem vernünftigen Niveau zu sein.
Am Anfang vordergründig schaffe ich mir eine neue Software an oder ich sage, boah, machen wir jetzt digital, je, bi, ei, hei, aber was hängt denn da für ein Rattenschwanz hinten dran? Ja, Rattenschwanz zum Beispiel, wenn wir bei die Digitalisierung, was hatten wir eben? Wir hatten Genehmigungsworkflows.
Bei wie vielen Unternehmen, wenn wir uns mal, außer bei uns, aber bei wie vielen Unternehmen, wenn wir uns mal gegenseitig ehrlich in die Augen gucken und das, was ich in der Beratung sehe, bei wie vielen Unternehmen liegen einfach eingescannte, schlecht eingescannte Unterschriften auf irgendwelchen Rechnern? Ja, das sind noch nicht mal PNGs, das sind irgendwelche JPEGs, die irgendwann mal rauskopiert worden sind, aus irgendwelchen unterschriebenen Dokumenten mit einem Sniping-Tool. Damit kann ich gewiss nicht meinen Genehmigungsworkflow so ersetzen, wie mit einer feuchten Unterschrift auf dem Blatt Papier, mit einem Zettel und einem Stift, auf Deutsch gesagt, sondern das, was ich da mache, ist definitiv nicht die Lösung.
Das ist vielleicht eine Digitalisierung um das Digitalisierungswillen, aber da habe ich den ganzen Rattenschwanz eben hinten nicht betrachtet und dann mache ich den Prozess am Ende schlechter, wie ich ihn vorher mit Papier hatte.
Ja, genau, und wenn es dann nicht nur der ideelle Gedanke ist, also wo man dann einfach sagt, okay, ich will das Papier loswerden, dann macht das halt keinen Sinn. Also wenn der Prozess schlechter wird und ich eigentlich die Optimierung eigentlich mein Ziel war, dann ist das nicht der richtige Ansatz.
Genau, klassische Verschlimmbesserung. Wenn das meine Lösung ist, hätte ich gern das Problem zurück. In manchen Positionen ist das einfach so und deswegen muss man nicht auf jeden Zug direkt aufspringen und auf jeden Hotshit, den man jetzt liest und alles, was man jetzt sieht und nicht, wir müssen noch digitaler werden und drauf und drauf und drauf, sondern das muss mit Sinn und Verstand passieren und es muss die Konsequenz betrachtet werden.
Es muss geguckt werden, es muss nicht nur der vordergründige Prozess gesehen werden, sondern ich muss mir die Kette angucken. Reicht es? Lass uns bei diesem Genehmigungsprozess bleiben.
Reicht es, wenn ich zum Beispiel mit einer einfachen Signatur arbeite, die ich in meinem PDF-Reader für umsonst einfach anlegen kann? Reicht das zum Beispiel für den internen Verkehr, für Freigaben von Bestellung, Beschaffung etc. Können die vielleicht ein Workflow machen?
E-Mail-Workflow wäre in meinen Augen jetzt auch schon wieder kein Genehmigungsprozess, der cool ist, aber selbst das würde theoretisch gehen. Schicken den Antrag an die Geschäftsleitung, Geschäftsleitung, Leitungsleitung, weiter an Einkauf und da drüber. Also das sind Digitalprozesse, wo ich mir Gedanken machen muss.
Gerade beim Genehmigungsverfahren kommt man irgendwann an einen Punkt dran, wo eine Schrifterfordernis gefordert ist und wo man einfach um qualifizierte Signaturen nicht drumherum kommt, beziehungsweise ist halt wirklich noch feucht zu unterschreiben. Aber das muss man für sich differenzieren, nicht alles über einen Kamm und alles in Ruhe anschauen. Und Personaler, Arbeitsverträge, Kündigung, Abmahnung etc.
Das ist halt noch mal eine andere Hausnummer, wie eine Freigabe intern für eine Beschaffung oder sonst irgendwas. Und das muss man sich aber angucken. Das kann man nicht pauschal sagen.
Wir digitalisieren jetzt, wir haben alle unsere Unterschrift eingescannt, das wird schon gehen, sondern ich muss es wirklich angucken.
Ja, es gibt ja auch viele andere Prozesse und ich finde halt, nehmen wir mal an, die IT hat jetzt so einen Ansatz und sagt, ja, das wollen wir jetzt unbedingt digitalisieren, das ist ganz toll. Ja, man muss halt auch gucken, wer arbeitet denn noch alles mit diesem Prozess?
Ist das für die auch sinnvoll? Also dann kann es ja auch für eine Partei gut sein und dann vielleicht auch, wie gesagt, zum Beispiel, wie ich gerade gesagt habe, einen ideellen Wert haben, ein ideelles Ziel. Das muss aber wirklich auch sinnvoll sein.
Und zwar für alle, die von diesem Prozess irgendwie betroffen sind. Ja, das ist halt wichtig. Also da Digitalisierung ist wirklich nichts, was man mal eben so anfasst, da muss man sich wirklich gut Gedanken drüber machen.
Und zum Thema IT und zum Thema Awareness und Akzeptanz bei den Mitarbeitern, ich habe es halt in einem Unternehmen jetzt live gesehen, IT-Ticketsystem einführen. Wir möchten nicht mehr, dass per Mail gemeldet wird, es werden jetzt Ticketsysteme eingeführt und es werden nur noch Tickets akzeptiert, die im Ticketsystem drin sind. Da ist die IT inzwischen so weit, weil einfach, es funktioniert halt einfach nicht.
Es geht halt weiter an die IT, da schreibt die IT jetzt den E-Mail-Inhalt, den sie gemeldet bekommt, ins Ticketsystem rein, damit es das Ticketsystem drin hat. Du verstehst, was ich meine? Also bei all diesen Dingen, man muss überlegen, wo ist es sinnvoll und wie nehme ich meine Mitarbeiter mit?
Was mache ich dann damit?
Ja, das sind halt auf jeden Fall so Dinge, die man im Zuge der Digitalisierung oder einer möglichen Digitalisierung betrachten muss. Und es gibt viele Dinge, also man muss halt wirklich gucken, wenn man jetzt bewertet für sich diesen Prozess, da muss man natürlich auch gucken, wie oft tritt das eigentlich auf?
Also macht es Sinn, jetzt ein großes Projekt daraus zu machen, wenn ich aber eigentlich diesen ganzen Workflow, den ich jetzt digitalisieren möchte, einmal im Jahr habe? Mal angenommen. Dann ist halt die Frage, steht das wirklich in einem Verhältnis?
Also der Zeitaufwand, mein Ressourcenaufwand quasi gegenüber dem, was ich dann nachher da raushole. Das hattest du ja vorhin gesagt mit dem Input-Output. Das muss man sich halt wirklich gegenrechnen.
Dann ist, denke ich, auch ganz wichtig Fehleranfälligkeit. Natürlich, also manuelle Prozesse, wenn jemand das fünf Jahre gemacht hat oder zehn Jahre, der weiß natürlich ganz genau, was er da macht. Das kann bei einem Rechner hier und da dann doch anders aussehen.
Kann.
Ja. Sehr schön.
Du guckst dir den Premierenprozess an jetzt und sagst, naja gut, wenn er das die letzten fünf Jahre so gemacht hat, dann hat er es ja immer annuell gemacht, dann bleiben wir bei unserem Handwerker. Wenn er dem Handwerker mit dem Zettel und Büroabteilung, die Frau aus dem Büro kann inzwischen die Handschrift des Handwerkers lesen, die kann dann mit Kaffeeflecken was anfangen, alles gut, warum soll ich dem jetzt Tablet angiben? Du siehst aber den Rattenschwanz wahrscheinlich, oder du musst dir den Rattenschwanz wieder angucken, du musst dir die komplette Kette angucken.
Weil, wenn der vorne die Eingabe unsauber ist, welche Schnittstellen nach hinten raus erwarten diese Eingaben oder was passiert, wenn er jetzt auf seinem Schmierzettel vergisst, die Postleitzahl einzutragen oder vergisst irgendeinen Rechnungsbetrag oder verwechselt Arbeitseinheiten mit Stunden oder macht aus einer Verpackung ein Stück von Schrauben. Bleib bei Handwerkern, bleib beim Bau. Und das muss man sich schon angucken.
Wie hoch ist das Risiko, dass vorne in der Kette was schief geht? Welche Auswirkungen kann es in meinem Unternehmen haben, wenn vorne in der Kette was kaputt oder was schief geht? Welche Auswirkungen hat das hinten raus, bis das Projekt abgeschlossen ist, bis die Rechnung geschrieben ist etc.
Und da kommt man irgendwann an so einen Punkt dran, wo man sagt, es macht vielleicht doch Sinn, dem ein Paket komplett in die Hand zu geben, mit Pflichtfeldern und dann nochmal nachzufragen, bist du dir sicher, dass du das ausgefüllt hast? Was wird KI kurz mit in den Raum geworfen? Macht es plausibilitätmäßig Sinn, wenn auf dem Ding drauf steht 100 Meter Dachlatten, parallel aber nur drin steht eine Schraube?
Bist du dir sicher, dass du mit einer Schraube 100 Dachlatten dran machen kannst oder wäre das Päckchen nicht doch sinnvoller? Was es ja inzwischen gibt in Softwaresystemen. Die machen ja diese Prüfungen alle.
Das geht ja, dass man sich da solche Tools holt, um halt einfach besser zu werden.
Kann aber auch genau andersrum sein. Also man muss halt wirklich abwägen, welcher, also wie es effektiver funktioniert und was man wirklich auch digitalisieren kann oder eben nicht.
Genau das meine ich. Also diese Fehleranfälligkeit, die muss man da auf jeden Fall mit im Hinterkopf haben. Und ja, Dokumentationspflicht ist definitiv ja auch nicht uninteressant.
Der Prozess muss auch beschrieben werden können. Der muss auch irgendwo so abgelegt sein, dass jeder verstehen kann und so weiter. Also das ist jetzt nicht ja, das einzige was ich damit sagen will, das sind keine leichtfertigen Entscheidungen, die man da eben treffen sollte.
Ja.
Aber Michael, gängige Tools, die man dafür auch wirklich nutzen kann. Ich meine, klar, über eine ERP brauchen wir nicht sprechen.
Die hat jeder irgendwie im Einsatz. Klar, Excel ist jetzt keine ERP, aber ansonsten hat ja eigentlich jeder irgendwie eine Software. Ich glaube mittlerweile, dadurch, dass wir ja die gesetzlichen Vorgaben haben, hat man ja auch gar keine Wahl, irgendwie keine ERP mehr im Einsatz zu haben.
Weil ja die Rechnungsnummer zum Beispiel mal eindeutig sein muss und so weiter. Und das darf man ja nicht von Hand machen. Also das ist klar.
Aber es gibt ja darüber ganz viele andere Tools auch, die einfach das unterstützen können. Und ich glaube, ja gerade ein DMS hatten wir ja auch gerade angesprochen. CRM ist sicherlich auch ein Thema.
Also wenn wir aus dem Qualitätsmanagement sprechen oder überhaupt Customer Relations, also wirklich Kundenbindung und sowas, dann ist das ja auch ein Thema. Eine Excel-Tabelle oder ein Teams- Kanal am besten noch. Das bringt es ja nicht.
Also dafür braucht man das halt auch.
Bei Rechnung habe ich tatsächlich noch einen Lieferanten, wo ich die Rechnung noch heute im Jahr 2025 noch per Word kriege zum Thema.
Aber das ist doch gar nicht erlaubt.
Gut, wir nennen ja zum Glück keine Namen.
Also bei solchen Sachen, wenn wir über Digitalisierung reden, über Kostennutzung, reden über Effekte, reden über Kram, schreibt keine Rechnung selbst. Macht das nicht.
Fangt nicht an mit Word und Excel irgendwelche Rechnungen zu machen. Versucht euch auch nicht über Einheiten und Stück und Kram, gerade wenn man in so kleineren Unternehmen drin ist, zwei, drei, vier Mitarbeiter oder als Einzelkämpfer, ist die Verlockung immer groß, komm für die 20 Rechnungen im Monat, geht das schon mit Word und Excel raus. Risikobetrachtung, angucken, gesetzliche Anforderungen, etc.
pp. Dann bin ich sofort und auf der Stelle bei, ich nenne einfach mal zwei Namen, das ist, oder ein Name, das ist glaube ich LexOffice, was in der Cloud-Version für normale Rechnungsstellungen 5 Euro, 6 Euro im Monat kostet, was man auch noch steuerlich wieder Geld machen kann. Die Alternative davon ist Und es ist rechtlich sicher.
Es gibt noch einen Alternativhersteller, ich komme gerade nicht auf den Namen, die machen auch super aggressive Werbungen, fällt der Name gerade nicht ein, aber auch die liegen preislich genau das gleiche. Also bei solchen Sachen, ganz klassische Kosten-Nutzen-Risiko-Abwägung bin ich bei so einem System sofort dabei, dass ich sage, ja will ich haben, oder ja brauche ich, oder ja habe ich haben zu wollen. Rechnungsversand geht dann stellenweise, wenn ich das will, auch automatisiert raus, ich kann Mahnläufe fahren, etc.
pp. Es ist alles besser, schon allein für die rechtlichen Anforderungen, es ist alles besser, wie Word und Excel Rechnung schreiben. Ganz, ganz wichtig.
Es ist ja auch nicht so schwer, ne?
Ja. Ja.
Ansonsten, klar, DMS, ich glaube, DMS-Systeme, wenn wir über DMS-Systeme reden, dann fällt jedem erstmal spontan DocuWare ein, das ist glaube ich so ein Platzhirsch. Platzhirsche, genau. Es gibt EcoDMS noch, das muss aber lokal gehostet werden, jetzt gibt es wieder für und wieder Develop ist glaube ich noch ein Tool, was denn?
Bei uns musst du es nicht lokal hosten. Wir bieten es selber an. Aber nein, ich wollte jetzt gar nicht in die Werbung rein, es geht aber so.
Aber ja, da gibt es einige Anbieter, das ist so. Mittlerweile hat man ja auch von vielen anderen Anbietern, ich sage mal Datav und so, die haben ja auch ein gewisses DMS, was so die Dokumente angeht, also die Buchungsdokumente. Und ja, da gibt es halt immer wieder Möglichkeiten, also gibt es viele Möglichkeiten, breit gestreut und von daher.
Wobei wir hier aufpassen müssen, ganz kurz, dass wir alle abholen, wenn wir von einem Dokumentenmanagement DMS reden, reden wir da drüber, wir können Dokumente sehr einfach wiederfinden und wir halten gesetzlich vorgegebene Archivfristen ein.
Und es ist revisionssicher.
Und es ist revisionssicher.
In 99,9 Prozent der Unternehmen nicht das gleiche wie ein Dokument auf die Serverstruktur zu legen, auf ein Netzlaufwerk zu legen. Das unterscheidet, dass ein DMS arbeitet grundlegend anders da und speichert die Dokumente sicherer, will ich es mal leihenhaft ausdrücken, wie die Ablage auf einer Fileserverstruktur.
Ja, man muss ja sagen, es ist ja sogar sicherer, als das Papier im Schrank zu haben.
Ich meine, das hat ja auch immer irgendeinen rechtlichen Hintergrund und es geht ja um die Nichtveränderbarkeit. Nehmen wir mal an, ich würde jetzt an den Schrank rangehen, ziehe mir meinen Auftragszettel von damals raus und schreibe drauf. Das geht in einem DMS einfach nicht so unbemerkt.
Heute machen wir ja Digitalisierung mal kritisch. Gegen das DMS spricht natürlich wieder, also was man sich wieder überlegen muss. Ich verkaufe da die Seele auch wieder an ein DMS-System.
Lass uns bei einem bleiben. Lass uns das wirklich mal Docuware nennen, ist ja vollkommen egal. Das ist bei dem anderen das gleiche.
Die speichern das zwar revisionssicher und graben über die Aufbewahrungsfristen. Ich muss aber die Software über die Aufbewahrungsfristen hinaus auch aktiv haben und betreiben. Weil nämlich die Speicherung an sich, korrigiere mich gerne, aber die Speicherung an sich in der Datenbank passiert und ich komme auf die Dokumente ohne die Software einfach nicht mehr dran.
Wohingegen wenn ich auf einem File-Server das ist ja, na, gehen wir auf die andere Richtung. Ich mache das irgendwie mit einem inkrementellen Backup zu Hause. Ich kümmere mich um meine File-Serverstruktur.
Da komme ich halt dran in dem Moment, wo ich Windows oder Linux oder macOS habe und brauche keine dedizierte Software, um auf die Datenbank zu kommen.
Ich wollte dich jetzt nicht unterbrechen, ist aber nicht ganz richtig.
Darfst du. Korrigiere mich gerne.
Du hast tatsächlich bei so gut wie allen Systemen irgendeine Form, eine Exportmöglichkeit, die du dann in eine andere Software wieder importieren kannst.
Ja, das ist klar. Die Exportmöglichkeit ist klar.
Das spreche ich aber auch nicht an. Ich spreche an, wenn die Software stirbt. Wenn der zum Beispiel wird nicht passieren, aber theoretisch Szenario.
EcoDMS geht bakrott. Die haben ihren Server nicht zur Verfügung. Ich mache eben nicht ein Backup, weil warum sollte ich ein Backup oder ein Export machen, wenn ich es da drin revisionssicher speichere.
Das ist Risikostrategie und Abwägung, wie ich mit meinem Unternehmen umgehe und was mir wichtig ist. Weil was klar ist, wenn ich aus dem EcoDMS wieder raus exportiere, habe ich natürlich sofort den Bruch wieder der nicht mehr rechtssicher Archivierung. Also von daher ist es eine zweischneidige Sache.
Sicherlich ist das gut, aber man muss das Bewusstsein dafür haben, dass man eben, wenn man sich in solche Systeme begibt, in irgendeiner Art und Weise eine Exit-Strategie braucht und diese Systeme entsprechend über die Aufbewahrungsfristen auch betreiben muss oder sollte. Darüber muss man sich klar sein. Ja also, wo ich hin will ist, ich kann nicht alles halbe Jahr mein DMS wechseln, weil irgendeins jetzt bunter ist, irgendeins im Sonderangebot ist oder irgendwas Gram ist, sondern ich lege mich da schon nach einer sorgfältigen Auswahl auf ein System fest.
Sicher kann ich da rüber switchen mit Gewalt. Das geht. Export, Import, hast du nicht gesehen, das wird funktionieren.
Aber das sollte eben nicht der Regelfall sein. Genauso wie ich nicht meinen E-Mail-Provider wechseln sollte wie die Unterhosen. Das ist genau das Gleiche.
Ja, ich glaube darüber brauchen wir uns natürlich, brauchen wir gar nicht so ins Detail gehen, weil am Ende des Tages ist es glaube ich jedem klar, wenn man sich wirklich für so ein System entscheidet, dann sollte es ein so bekannter Anbieter sein, dass man da kein Risiko eingeht, dass der pleite geht.
Ein geringes - Null Risiko gibts nicht.
Kann natürlich, kann immer passieren, hast du absolut recht, aber da sollte man halt nicht nehmen, aber es wäre jetzt eine Fußballtabelle, würde ich mir jetzt keinen vom Platz 15 nehmen, würde ich mich schon oben einordnen.
Also von daher, da sollte man sich klar sein. Und auf der anderen Seite, ja, ich sollte mir auch nicht das günstigste nehmen, nur weil ich sage, okay, da bezahle ich wenig, weil dann wird irgendwann mal der Gedanke aufkommen, ich hätte aber gern das andere, weil das irgendwie viel schöner aussieht, also es ist aktueller. Wir haben damals mal so eine Software betreut, ich nenne keinen Namen, um sie nicht schlecht zu reden, aber die sah halt noch im Jahr 2020 aus, als wäre sie 1995 geschrieben und da genau stehen geblieben.
So und das ist halt etwas, ja dann ist klar, dass irgendwann mal so dieses Bedürfnis steigt, jetzt mal eine Software zu haben, die sich modern aussieht, sich modern anfühlt und das ist manchmal auch ein Thema. Also da muss man sich natürlich überlegen, es gibt da kritischere Sachen und wie du gerade gesagt hast, wenn es um Revisionssicherheit geht, haben wir eh das Problem, weil in dem Augenblick, wo wir es rausziehen, ist es nicht mehr revisionssicher und dann könnten wir theoretisch ich ziehe es raus, bearbeite diese Dateien und spiele sie dann in die neue Software ein, dann habe ich eine Manipulation der Daten, aber es ist auf keinen der beiden Seiten erkennbar. Das ist schlecht. Also dann würde man halt quasi ja nicht mit dem oder nicht gesetzeskonform handeln.
In der Praxis auch, ich glaube da gängige Praxis ist, du speicherst dir die alte Datenbank einfach ab, bzw. ziehst dir einen Datenbank-Export aus dem System, legst ihn über die Seite, machst parallel lesbar einen Export und für den Fall Risikoabwägung Prüfung, Prüfung, Prüfung wo haben sie die Daten her? Aus dem System, ja aber das System ist neuer wie der Datensatz hatten sie es vorher woanders, ja in der alten Software, zeigen sie mir es mal da ach, das ist der Export, dem glaube ich nicht, haben sie vielleicht manipuliert, ok, jetzt müssen wir gucken dass wir die Datenbank wieder lesbar kriegen.
Also es müssen schon verschiedene Ketten schief gehen und verschiedene Personen und Institutionen gewisse Anforderungen haben, um irgendwann mal wieder an diese Datenbank drankommen zu müssen und für den unwahrscheinlichen Fall sollte man es aber da liegen haben und eben vertraglich das so haben, dass auch am Ende der Laufzeit ich mit einem gewissen Aufwand da noch drankomme. Und wenn es mit der Hilfe vom Hersteller ist, weil am Ende gilt es den Nachweis zu verbringen, dass die Version die jetzt in meinem System, in meinem aktuellen System drin ist, exakt der Version entspricht, die ich vorher schon gespeichert hatte, dass ich eben den Lebenszyklus der Revisionierung und der Archivierung entsprechend nachweisen kann.
Ja.
Gut, jetzt sind wir schon wieder völlig abgedriftet, aber ja.
Wir driften. Wir driften. Wann driften wir mal nicht, ja.
Genau, ja Michael, dann würde ich sagen, Hindernisse und typische Fehler zur Digitalisierung.
Ich meine, klar, wir haben schon über Mitarbeiter, wenn man da die nicht wirklich in den Prozess mit einbindet, die nicht von vornherein mitnimmt und denen auch den Mehrwert aufzeigen kann, also dann hat man natürlich Schwierigkeiten.
Typische Fehler, mal richtig sarkastisch, typische Fehler sind, wenn Personen im Unternehmen Prozesse digitalisieren wollen, die sie nicht kennen, nur des Digitalisierungswesens. Also wenn jetzt auf einmal der ITler kommt und sagt, ich hab mir jetzt was ganz Tolles, wir machen jetzt das so und so und ich hab mir jetzt, hier wird jetzt noch digitalisiert ein Wirt nach hier und greift da voll in die Personalabteilung, bleib mal, wir machen eine Personalabteilung oder eine Beschaffung rein und der Typ einfach keine Ahnung hat von dem, was er tut, sondern einfach das macht, weil er halt einen höheren Grad der Digitalisierung haben will, ohne die betroffenen Abteilungen mitzunehmen. Das heißt, eine sehr hohe Gefahr ist, der, der digitalisieren will, ist nicht der, der damit arbeitet und der regelmäßig damit Umgang von den Daten und Informationen hat, sondern Verbesserung und Optimierung müssen von denen kommen, die mit den Daten arbeiten, die mit den Prozessen tätig sind und die wissen, wovon sie sprechen und dann auch sehr einfach Risiken abschätzen können.
Der Impuls an sich kann von oben kommen, also von oben, von der IT etc. pp., aber Verbesserung, Einführung neuer Technologien, Umstellung von Papier oder vom Schreiben oder vom Ausdrucken auf Papier zu digitalen Signaturen etc. pp., das muss immer mit denen abgestimmt sein, die am Ende damit arbeiten dürfen, finde ich.
Also ich finde zum Beispiel auch so ein, wir hatten ja schon mal über Insellösungen gesprochen, du hast das eingangs, ganz zu Anfang hast du ja über euer Dilemma so ein bisschen gesprochen, ist genau das, also es kann auch ein Fehler sein, wirklich aufgrund der Digitalisierung viele verschiedene Systeme einzusetzen, die vielleicht miteinander nicht sprechen können, zum einen und selbst wenn sie es können, ist es halt manchmal schwierig. Also da muss man wirklich gucken, ist das ein Kosten-Nutzen, haben wir jetzt ein paar mal gehabt und wirklich ja, möglichst, dass die Systeme untereinander kommunizieren können, dass es nicht zu viele sind. Sie müssen übersichtlich bleiben.
Du brauchst die Waage aus Übersicht und vereinheitliche Risikoabwertung, wieder mein Thema am Anfang und nicht lachen, ab einer gewissen Unternehmensgröße muss oder sollte die eingesetzte Software bekannt sein. Auch anderen Abteilungen, so dass man, ich hab das schon gehabt, ich hab das mal gehabt bei einem relativ großen Kunden, da fing die eine Abteilung an und sagt, boah, wir brauchen jetzt hier das System. Okay, Software as a Service, ab dafür.
Also klassisch, das Ding durchgelaufen, bei denen durch den Einkauf durch, durch alle Systeme durch, ich war noch nicht so lange DSB an der Situation, das heißt, ich war auch noch im Erfassen mit, was haben die eigentlich, Istaufnahme, jedenfalls kam raus, die haben vor zwei Jahren das System schon mal in eine andere Abteilung eingeführt. Das war alles noch, jaja, genau. Jaja, genau.
Das meine ich damit, da will ich hin und wenn Systeme eingeführt sind, sollte eine Übersicht existieren, dieses System haben wir im Unternehmen, für solche, für welche Zwecke, so dass ich die Möglichkeit hab, dass wenn eine andere Niederlassung oder eine andere Abteilung sagt, boah, ich bräuchte jetzt auch irgendwas mal mit Unterschriften oder irgendwas mal mit Dateien ablegen, das halt bekannt ist, dass vielleicht in der Buchhaltung hier ein Docu wäre oder was schon lange im Einsatz ist oder ein Docu sein oder irgend sowas, so dass die sich dranhängen können und nicht wieder anfangen mit irgendeiner Auswahl und sich wieder Gedanken zu machen, was nehme ich denn, sondern bekanntes Kommunizieren, so dass das Unternehmen dadurch profitieren kann.
Ja, also spätestens die IT sollte darüber Bescheid wissen.
Was nicht immer der Fall ist bei Software as a Service, haben wir auch schon drüber gesprochen, auch das schon, wenn die Marketing Abteilung der Meinung ist, es müsste jetzt Canva eingeführt werden mit irgendwelchen KI-Tools und Special und Gramm und hast du nicht gesehen, dann weiß das, wenn das die IT nicht mitkriegt, einfach nur die Marketing Abteilung. Wenn dann der Vertrieb auf einmal auch mit irgendwelchen Flyern will oder irgendeine Aushilfe, irgendwas auf einmal machen soll oder die Buchhaltung irgendeiner Präsentation machen will und die nicht wissen, was Canva entsteht, dann fangen die auch schon mal an zu suchen und legen sich im Extremfall nochmal einen zweiten Account bei dem System an, weil sie es durch Zufall auch toll finden. Deswegen IT eine zentrale Stelle, wo alles Software genannt sind.
Software sind auch Software as a Service.
Ja, genau. Ja, Michael, dann würde ich sagen, fast abschließend müssen wir nochmal einmal drauf eingehen, was geht aktuell in der Digitalisierung noch nicht?
Was noch nicht funktioniert ist, in der Digitalisierung, dass ich mich auf Antworten einer GPT verlassen kann. Das geht noch nicht und das wird auch noch lange nicht funktionieren. Wir hatten das Leben oben bei den 8 Fragen oder was, was du mir gestellt hast mit GPT.
Kick it. Also, verlass dich drauf, du bist verlassen. Verlässliche Antworten, die nicht mehr gegengeprüft werden müssen oder wo der Kopf nicht nochmal drüber fliegen muss und muss die Plausibilitätsprüfung machen, wirst du noch lange nicht kriegen.
Wir haben immer noch Unsicherheiten Höhe und Hott, beziehungsweise, das heißt Höhe und Hott, sondern Grauzonen, nenne ich es jetzt einfach mal, zumindest nach meinem Wissenstand, darf mich jeder gerne korrigieren, in Unterschriften und Arbeitsverträgen, was im Personal drin ist. Also, du hast immer noch an ein paar Stellen wirklich die Erfordernisse der feuchten Tinte oder das Signitoriumverfahren ist so teuer, dass du wieder diese Kosten-Nutzen-Rechnung aufmachst, dass du einfach sagst, ich habe 5 Arbeitszeiten, ich mache 5 Einstellungen im Jahr, dafür kaufe ich mir jetzt kein Docuser-Account für 30 Euro im Monat. Also, das sind so wieder diese Sachen, was noch nicht geht.
Was findest du geht noch nicht? Ansonsten, finde ich, geht ziemlich viel.
Ja, also ich finde, wir sind ja Dienstleister, du wirst es auch kennen, aber ich glaube, als IT-Dienstleister, also manchmal kriegt man es dann doch mehr mit, wenn ein Kunde anruft und hat gerade Leid, weil irgendwas nicht läuft.
Das wird eine KI niemals so gut beantworten können. Viele sprechen ja, man hat ja jetzt auch die Telefonassistenten und sowas, die kennt man ja mittlerweile schon, die werden aber nie eine Empathie empfinden können und nachempfinden können, was der Gegenüber gerade wirklich vorhat, was da gerade Thema ist, wie man damit umgehen soll. Sie ist halt immer trocken.
Sie funktioniert, keine Frage, aber sie...
Nein, sie funktioniert nicht und das sage ich jetzt mal und das werden wahrscheinlich alle sagen, die uns jetzt zuhören. Ich habe noch keinen KI-Chatbot auf irgendwelchen Webseiten gesehen.
Ich meine, das ist ja ein Klassiker inzwischen, das unten auf irgendwelchen großen Anbietern rechts aufpoppt und spricht, möchten Sie mit uns sprechen. Ich habe da noch nie, dass ich da zum Erfolg gekommen bin. Verstehst du, was ich meine? Das ist ja das, wo du gerade drauf bist.
Nein, ich bin sogar noch an anderer Stelle. Ich bin eher so im telefonischen Bereich.
Ja, auch das, die sprechen ja inzwischen auch mit dir, dass die Firma Surfcom eine KI an der Ecke stehen hat und die die Kundenprobleme lösen kann, in dem Moment automatisiert und ihr nur noch euch darum kümmert, dass die KI läuft und ihr euch nicht mehr... Das wird noch Jahre nicht der Fall sein, bin ich fest davon überzeugt.
Definitiv, aber wie gesagt, mir ging es halt einfach darum, dass dieses Verständnis dafür da ist.
Ich meine, das haben schon einige Menschen nicht. Dann wird es einem Computer noch schwerer fallen. Ich wollte es gerade sagen. Deswegen, also da glaube ich, ist halt wirklich ein Problem und was sicherlich noch nicht geht, sind halt wirklich komplexe Entscheidungen, die wirklich mein eigenes Eingreifen erfordern. Eine KI wird nicht meine Gedankengänge nachvollziehen können oder diese entsprechend dann so treffen. Klar, ich kann es füttern, aber ein Mensch entscheidet ja doch manchmal eher mal emotional, mal faktenbasiert und wie auch immer und das kann eine KI ja auch nicht unterscheiden.
Sie entscheidet immer faktenbasiert und das ist halt da glaube ich, das lässt sich halt einfach nicht lösen. Und letzter Punkt sind sicherlich auch Schnittstellen zwischen alten Systemen, die wir es du höchstwahrscheinlich auch nicht anbinden können, also bei wirklich alten sind irgendwelche Lösungen, die da im Einsatz sind, weil da waren Schnittstellen einfach noch nicht das Riesenthema und das lässt sich in den meisten Fällen dann auch nicht mehr lösen. Also statt jetzt nicht und auch in fünf Jahren nicht mehr.
Ja, ich glaube da ist das Problem, was noch nicht funktioniert ist, Daten über Softwaresysteme hinweg zu transferieren, ohne Medienbruch. Also es gibt keine Universal-API, wo du einmal durch alle Systeme durchschieben kannst und kannst sagen, von da nach da nach da nach da nehm mal und es wird schon funktionieren.
Ja, aber deswegen war ja der Ansatz, was du vorhin gesagt hast, wirklich den ganzen Prozess, die ganze Prozesskette zu betrachten, das ist ja genau richtig, dann hat man das nämlich auch im Schirm.
Klar, wenn viele Insellösungen irgendwie zusammenwachsen sollen, dann hast du nachher ein Problem. Das ist ganz klar so. Ja. Sehr schön. Ich glaube, für heute wäre es das.
Das ist schön, dann können wir Wochenende tun.
Ja.
Genau. Ja, wir hören uns in 14 Tagen wieder. Thema sage ich noch nicht.
Michael runzelt immer die Stirn, wenn ich ein Thema einfach schon nenne und dann ist es das nachher nicht. Ne, deswegen mache ich es nicht. Nein, wir hören uns in 14 Tagen wieder und bis dahin alles Gute und wie immer folgt überall.
Bis dahin.
Grüße aus Wetzlar. Genießt das schöne Wetter.
Bis nächstes Mal. Tschüss.
René
00:01:03
Michael
00:01:05
René
00:01:07
Michael
00:01:15
René
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