#34 Prozessoptimierung
Abläufe effizient gestalten, Ressourcen gezielt nutzen, Erfolg nachhaltig sichern
17.01.2025 66 min
Zusammenfassung & Show Notes
Wir sprechen über Prozessoptimierung zwischen Digitalisierung, Compliance und Effizienz. Dabei geht es um kontinuierliche Verbesserung, die Einbindung der Mitarbeitenden und den sinnvollen Einsatz von KI und Automatisierung. Auch der Generationenwechsel und die Zusammenarbeit mit IT-Partnern spielen eine wichtige Rolle.
Wir beleuchten, warum die Grundlage jeder erfolgreichen Optimierung eine transparente und umfangreiche Dokumentation der bestehenden Prozesse ist. Diese Transparenz hilft nicht nur Verbesserungspotenziale zu identifizieren, sondern auch den Weg für digitale und effiziente Lösungen zu ebnen, die die Leistungsfähigkeit Deines Unternehmens steigern können.
Anhand von Beispielen aus der Praxis – vom Rechnungswesen bis hin zur Digitalisierung papierbasierter Prozesse zeigen wir, wie wichtig es ist, Prozesse Schritt für Schritt zu optimieren. Dabei können wir nur immer wieder betonen, wie hilfreich externe Perspektiven sein können, um blinde Flecken aufzudecken und frische Ideen einzubringen.
Ein weiterer Schwerpunkt der Folge ist die Rolle von Mitarbeitern und deren Einbindung in den Veränderungsprozess. Nur wenn alle Beteiligten den Sinn hinter den Optimierungen verstehen, können diese erfolgreich umgesetzt werden. Außerdem sprechen wir über den Balanceakt zwischen kontinuierlicher Verbesserung und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie DSGVO oder GoBD.
Abschließend geben wir Tipps, wie Unternehmen Automatisierung gezielt einsetzen können, ohne in den Strudel der neuesten Trends zu geraten, und wie wichtig es ist, bewährte Prozesse nicht voreilig über Bord zu werfen.
Takeaways
- Prozessoptimierung ist entscheidend für die Effizienz in der IT-Branche.
- Transparenz in Prozessen ist eine Voraussetzung für Optimierung.
- Ein externer Blick kann helfen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren.
- Compliance-Anforderungen müssen in die Prozessgestaltung einfließen.
- Regelmäßige Überprüfung von Prozessen ist notwendig.
- Automatisierung kann Fehler reduzieren und Effizienz steigern.
- Die Digitalisierung erfordert eine Anpassung bestehender Prozesse.
- Mitarbeiter sollten in den Prozessoptimierungsprozess einbezogen werden.
- Effizienzsteigerung sollte immer mit Compliance-Anforderungen in Einklang stehen. Prozessentwicklung ist ein fortlaufender Prozess.
- Mitarbeiter müssen in den Optimierungsprozess einbezogen werden.
- Datenschutz sollte frühzeitig in die Prozessentwicklung integriert werden.
- Technologieoffenheit ist entscheidend für erfolgreiche Optimierungen.
- Regelmäßige Überprüfung der Prozesse ist notwendig.
- Optimierung darf nicht zu Überlastung der Mitarbeiter führen.
- Ein guter Austausch mit IT-Dienstleistern ist wichtig.
- Prozesse sollten nicht nur effizient, sondern auch compliant sein.
- Die Einbindung aller Beteiligten führt zu besseren Ergebnissen.
- Schulungen sind essenziell, um neue Prozesse zu etablieren. Prozessoptimierung erfordert ständige Anpassung an neue Technologien.
- Mitarbeiter müssen in den Optimierungsprozess einbezogen werden.
- Schulung und Sensibilisierung sind entscheidend für den Erfolg.
- Der Generationenwechsel kann Herausforderungen mit sich bringen.
- Traditionelle Arbeitsweisen müssen mit modernen Technologien in Einklang gebracht werden.
- Externe Faktoren können die Prozessoptimierung beschleunigen.
- Automation kann Prozesse effizienter gestalten, erfordert jedoch ein klares Verständnis der bestehenden Abläufe.
- Gesunde Menschenverstand ist wichtig bei der Implementierung neuer Technologien.
- Prozesse sollten transparent und nachvollziehbar sein.
- Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Innovation und Stabilität ist entscheidend.
Transkript
Hallo und herzlich willkommen zur ersten users lounge Folge 2025 und ich gucke in frisch erholte und entspannte Gesichter und Augen, denn heute ist wieder bei mir der René, gute René.
Moin Michael, ich weiß nicht was du mit entspannt meinst, weil so lange war es ja jetzt nicht, aber ein Stück weit erholt über die Feiertage schon.
Genau, erholt und entspannt, wir hatten das Thema ja schon ganz kurz vor dem Kampf mit der Waage und dem Fehler, dass man sich nach den Feiertagen direkt auf die Waage stellt und eigentlich müsste man da noch mal so 14 Tage warten, bis es wieder eingependelt hat. Aber sonst Feiertage, alles gut rumbekommen, alles grünen Bereich.
Ja, sagen wir mal so mit Kindern sind die Feiertage sowieso schnell verflogen, aber es ist ja eine schöne Zeit von daher. Ja, mal was anderes als IT und Datenschutz.
Ja, wobei, meine Kinder sind groß, das Thema nicht mehr, aber ich war bei einer Bekannten und da hatten wir in Anführungsstrichen das Thema IT auch, da gab es eine Playstation zu Weihnachten und da war halt dann doch wieder das Thema einrichten, Accounts anlegen, Account Passwörter für den Sohnemann mal anlegen, der ist jetzt neun oder zehn und wer darf wann wie was bezahlen und so ein Kram, also da mit den Sachen habe ich mich zwischen den Jahren oder Weihnachten schon auch mich beschäftigen dürfen, aber es war jetzt wirklich mal eine nette Abwechslung zu den Themen, die wir sonst so das ganze Jahr hatten.
Aber es ist doch simpel, wer es bezahlen soll, ist doch klar, oder nicht?
Ja, bezahlen ist die Mama. In dem Alter ist das super einfach, da gibt es gar keine Diskussion, das ist Mama, wohingegen, wo wir gerade bei dem Thema sind, wohingegen zwischen den Jahren mein Sohn kam, der mir seine erste Nebenkostenabrechnung von seiner ersten eigenen Wohnung gezeigt hat und da war die Diskussion auch, zahlt es der Papa oder zahlt es der Junior selber, aber da gehen dann andere Themen und andere Sachen über die Bühne.
Ja, nee, aber ansonsten hoffe ich, dass ihr auch schöne Feiertage verliebt habt und mal etwas ruhiger wieder ins Jahr gekommen seid.
Ja, das bleibt wirklich jedem zu hoffen, dass er die Zeit genutzt hat, mal abzuschalten, mal runterzufahren, mal den Computer auszulassen und einfach mal Familie und mal abschalten.
Ja, genau. Ja, aber man merkt halt, Anfang des Jahres, die ersten paar Tage sind um, okay, wir sind wieder am Stand, wie letztes Jahr.
Ja, was ich merke, Gott sei Dank, dieses Jahr, es war zwischen den Jahren echt ruhig, weil wir hatten die Feiertage und die ganze Sache wirklich so, dass viele Leute sich wirklich Urlaub genommen haben und es war auch wirklich nichts da. Ich kann mich an Jahre erinnern, wo am 24. irgendwelche E-Mails reingedrudelt sind und zwischen den Jahren irgendwie kundenmäßig irgendwie Vollgas unterwegs war, das hatte ich dieses Jahr nicht. Ich habe so ein bisschen was zu Hause gemacht, vollkommen normal, dass man da immer nochmal guckt, was kann man optimieren. Ich habe ein paar Software-Systeme gespielt, das wird mit Sicherheit auch Thema einer der nächsten Folgen sein, Jahresabschlüsse und so weiter und so fort, aber richtig Kundenkontakt und Kundenprobleme waren wirklich echt tiefenentspannt dieses Jahr, Gott sei Dank.
Ja, aber man hat auch gemerkt, am 6. ging es auch direkt wieder los, das kann ich jetzt so von uns sagen.
Ja, gut, wir haben in Hessen diese Woche, also wir zeichnen auf am 10. Januar, haben diese Woche noch Ferien gehabt und das hast du auch bei mir gemerkt, das war jetzt so die erste Woche, ihr hattet noch schon wieder Vollgas, also außerhalb von Hessen und bei einigen anderen Bundesländern war schon wieder Vollgas. Hessen, das weiß ich gerade sicher, hat halt noch Ferien gehabt, von daher hatte ich einen sanfteren Anlauf an dieser Stelle.
Ja, am Ende des Tages ist es auch gut, wenn es wieder losgeht, kommt man gar nicht erst auf die Idee, sich zurückzulehnen, kann man direkt wieder Vollgas durchstarten.
Will ich auch gar nicht, also auch das, will ich auch gar nicht, ich habe richtig Bock, es zieht mich, es zog mich dann auch nach Silvester, der 1. Januar habe ich noch nichts gemacht, 2., 3. Januar zog es mich schon wieder richtig ins Büro und wie jetzt in der ersten Woche die Kunden schon wieder angerufen haben und haben sich gemeldet. Ich habe da richtig Bock zu, ich habe da echt richtig Lust, ich habe, wie ich es eben schon angesprochen habe, so ein paar Themen intern geklärt, wo ich jetzt Früchte ernte, wo ich jetzt sehe, es funktioniert auch in der Kundenkommunikation, in den Kundendingen, ich habe richtig Bock auf das hier.
Ja, deswegen, das meine ich, also von daher ist es völlig in Ordnung, dass es auch sofort wieder losging und dann wir direkt am Start waren, von daher alles gut, so soll es ja auch sein.
Ja, aber ich glaube, gute Überleitung, genug vom Smalltalk, gute Überleitung, wenn wir über das neue Jahr sprechen und ich gerade gesagt habe, ich habe mir so ein paar Sachen angeguckt. Thema ist heute, was wir uns mal angucken wollen, wir wollen mal über Prozesse reden, was Prozesse sind, warum Prozesse sinnvoll sind, woran man sich orientieren muss in der IT-Branche oder im IT-Sicherheitsumfeld und worum es an dieser Stelle einfach geht, dass man einfach, dass wir immer über das Thema Prozesse und Prozessentwicklung sprechen. Ich denke, das ist ein guter Einstieg für das Jahr.
Ja, definitiv. Wir haben ja das letzte Jahr, die letzten anderthalb Jahre, das Thema ja immer irgendwie angeschnitten. Da stolpert man ja auch immer wieder drüber, ob das jetzt im Bereich der Compliance ist oder keine Ahnung was. Im Datenschutzbereich ist das ja auch ein großes Thema und für die IT, klar, Digitalisierung, da gehören die Prozesse eben auch mit dazu, von daher sind ganz, also angeschnitten haben wir es ganz, ganz oft schon und ich halte es wirklich für, ich sag mal, wenn man jetzt herkömmlich ein Unternehmen hat, klein, mittel, groß, wie auch immer und hat halt
so seine Prozesse gehabt, immer, keine Ahnung, Papier kommt rein, wir kontrollieren das, Papier wird abgestempelt, Papier wird gescannt, wird in die Ecke gelegt, wird abgeheftet, dann hast du es da. Das sind ja schon so einige Dinge, die man heute einfach eleganter lösen kann und da kann man halt viele Dinge miteinander verknüpfen. Es ist halt nicht einfach nur, okay, ich digitalisiere jetzt oder ich sehe nur zu, dass ich jetzt irgendwie, keine Ahnung, irgendwie etwas schneller mache, sondern es soll ja von allem etwas sein, also es soll eigentlich eine Effizienzsteigerung sein. Ja, aber dafür musst
du eine Stufe eher einsteigen, weil das, was du gesagt hast, ist alles vollkommen richtig, aber wo man sich bei verschiedenen Unternehmen erstmal bewusst werden muss, nehmen wir ein aktuelles Thema, nehmen wir Rechnungswesen oder das, was du gerade gesagt hast, Buchhaltung und Brief, man muss sich, wenn man über Prozesse spricht, erstmal darüber vergegenwärtigen, was habe ich denn überhaupt für Prozesse und wie ticken die bei mir jetzt überhaupt auf dem Papier, also wie funktioniert es denn überhaupt. Also, man muss sich einen Prozess bewusst machen, entweder ich schreibe ihn runter, ich nehme ein Video auf, ich mache mir einen Flowchart, ich rede mit Leuten, also ich muss mir
einen Prozess für mich, für mein Unternehmen, dass ich ihn richtig verstehe und richtig handhabe und richtig umsetze, muss ich ihn transparent machen. Und das ist das Erste, was ich machen muss, bleibt mir bei so einem Rechnungseingang möglich, ein Brief mit einer Rechnung kommt rein, eine E-Mail kommt rein, wie geht es denn weiter? Der Brief geht über den Scanner in ein Scan-Postfach, wird von da aus rübergeschoben in die Buchhaltung. Eine E-Mail kommt direkt rein an eine Rechnungs- Ad, kommen sie von woanders, da wird sie weitergeleitet. Also all diese Prozesse oder all diese Vorgehen, die man da in Unternehmen hat, denen muss man sich sehr stringent und
sehr transparent bewusst werden und muss es auf Papier bringen, muss es in einen Mind-Not reinschreiben, muss es in einen Flowchart reinschreiben, muss es in irgendwas mal für sich visualisieren, damit man klar ist, wie tickt das denn überhaupt, um dann nachher im zweiten Schritt zu gucken, das, was ich da mache, ist eigentlich Grütze oder das dauert viel zu lange oder das ist viel zu umständlich. Warum drucke ich eine E-Mail aus, warum drucke ich einen Anhang von einer E-Mail-Rechnung aus, um irgendeinen Buchstempel draufzudrücken, um ihn dann wieder einzuscannen? Also du verstehst, was ich meine. Das geht immer nur dann, wenn man sich vorher Transparenz reinschafft.
Definitiv. Also das auf jeden Fall, das muss auch die Voraussetzung sein. Ganz oft kann auch mal ein Blick von außen helfen. Wenn man selber so einen Prozess erst mal seit zehn Jahren lebt und sagt, okay, läuft ja alles. Meist kriegt man dann so einen kleinen, hey, wir machen das aber anders oder da ist jemand dazugekommen, der sieht, dann irgendwie verlieren wir an der Stelle Zeit. Das kann auch helfen, einfach mal diesen Schubs zu nehmen. Dann mag es auch wieder die ursprüngliche Person, also der ist natürlich auch völlig unterschiedlich, kann so und so sein. Aber das ist so die Erfahrung, die ich mache oder gemacht habe oftmals, dass dann eben die, die
die Prozesse ursprünglich mal gemacht haben, die sich dann vielleicht auch nicht mit neuen Möglichkeiten, also mit neuen Systemen oder so auseinandersetzen, die leben diesen Prozess und der lebt, also der funktioniert. Und damit sind die ja dann erst mal glücklich. Das ist nicht immer so, aber das ist oftmals so. Und da kann dieser Anstoß von außen oder von einer weiteren Person, kann da schon helfen. Oder sich wirklich kritisch im Team auch mal hinsetzen. Einfach mal sagen, hey, irgendwie können wir noch was an der Effizienz machen? Ist euch was aufgefallen? Wenn das mehrere Leute das Thema behandeln, dann kann es durchaus sein, dass da mal einer sagt, hey, hier, aber das ist irgendwie.
Meistens merken aber die, die in dem Prozess und in dem Tunnel sind, nicht, wie effektiv oder ineffektiv das ist. Du hast Effekte, du hast super tolle Effekte, wenn neue Mitarbeiter reinkommen. Also dann hast du Impulse, wenn ein neuer für die kaufmännische Verwaltung oder für Rechnung reinkommt und er sieht, was da losgeht, dann sagt er, das haben wir aber in einem anderen Unternehmen anders da gemacht. Oder das haben wir aber so und so gemacht und oh, warum macht ihr das dann so? Das ist ein super Impuls, der reinkommt. Dann hast du natürlich immer einen tollen Impuls, ja, Hashtag Werbung, immer einen tollen Impuls,
wenn mal so einer reinkommt, der von sowas Ahnung hat bzw. Berater hat, der Prozesse optimiert, der sowas regelmäßig macht, der andere Unternehmen sieht, der schon mal weiß, wie sowas zu funktionieren hat und wie es andere tun. Also dieser Blick von außen, den du schon angesprochen hast, der kann, wie gesagt, sowohl mit einem neuen Mitarbeiter erfolgen, als auch mit einem externen. Und was ich auch gerne mal spiele, ist, nimm mal nur ein Abteilungsschrimm. Bleib bei dem Beispiel Rechnung, ja, überleg dir einen Prozess in der Buchhaltung, wie du das mit dem Rechnungsprozess durchlaufen lassen wirst. Schnapp dir einen aus der Produktion oder schnapp dir
einen aus dem Versand oder schnapp dir einen aus dem Service, wohin auch immer. Zeig ihm das, was du dir da überlegt hast, also was du transparent auf ein Blatt Papier gebracht hast und sag ihm einfach, mach mal. Und dann wirst du ganz genau sehen, wo es crasht, weil diejenigen, die in dem Tunnel sind und jahrelang ihre Prozesse gelebt haben und gesagt kriegen, ja, jetzt bringst du mal auf ein Blatt Papier, die werden auch ihren Tunnel und ihr Tunnelverständnis mit aufs Papier bringen, aber das hilft halt keinem neuen Mitarbeiter, der reinkommt und keiner, der vielleicht am Ende noch branchenfremd ist oder abteilungsfremd ist.
Ja, gerade der Person selbst, die es aufs Papier bringt, ja, ob das dann wirklich eine Entwicklung ist, ist mal dahingestellt.
Aber wir sind ja noch bei der Aufnahme, wir sind ja noch gar nicht beim Entwickeln, wir sind ja noch bei Transparenz.
Ja, aber das ist ja das, was ich meine, also ob das dann wirklich, ja, schwierig. Also manchmal wird dann irgendwie, man lässt Dinge aus oder beschreibt das schöner, als es eigentlich ist, weil man irgendwie in seinem Tunnel halt denkt, dass es wirklich optimal ist. Wir haben das ja damals extra für uns entwickelt, ja, dass sich das alles auch weiterentwickelt, neue Möglichkeiten da sind. Das wird dann oftmals einfach so fallen gelassen und an den Tisch gefallen gelassen.
Ja, und der Ansatz von einer guten Prozessbeschreibung ist die, dass du dir einen greifst, der da kein Spezialist auf dem Gebiet ist. Du greifst einen, du zeigst ihm das und er weiß, er kann es noch. Ja, das gibt jetzt, wir können jetzt diese tausend Gründe durchnudeln, warum das so ist. Wenn du eine Krankheitsvertretung hast, eine Urlaubsvertretung, der Mitarbeiter bricht weg, der das vorher gemacht hat. Also diese Transparenz und diese Prozessbeschreibung so zu haben, dass das, ich will jetzt nicht sagen, jeden, den du von der Straße wegziehst, gibst ihm das Papier, also wie der Amerikaner so schön vom Trained Monkey spricht, da will ich gar nicht drauf. Aber es muss halt einer sein, der sich, der
das Unternehmen vielleicht kennt, der sich nur kurze Einarbeitung zeigt, der mit diesem Ding einfach vertraut ist und damit arbeitet. Das ist das Wichtige. Und dann hast du natürlich, wenn du diese Transparenz drin hast und hast diesen Prozess beschrieben, dann geht's los und dann bist du an einem Punkt, wo du die ganze Zeit schon bist und wo wir auch hinwollen, ist, hey, dann guck dir das wirklich mal kritisch an. Macht das Sinn, was du da tust? Ist das noch state of the art oder fuckst du wirklich noch? Also, ja, dass du dir einfach über sowas mal Gedanken machst, ja. Tunken wir noch PDFs aus, um so mit so einem, ich sehe das heute noch, so ein
gebucht Stempel, rechnerisch korrekt oder sachlich geprüft, da kommen die Rechnungen per Mail rein als PDF-Anhang. Ich meine, E-Rechnungen können wir vielleicht nachher noch mal kurz anschreiben, das ist ein ganz anderes Thema. Willkommen im Jahr 2025. Aber die drucken das aus, dann kommt ein gebucht Stempel drauf oder ein sachlich geprüft Stempel, da muss der Mitarbeiter unterschreiben, Datumstempel sind eh verpönt und dann wird das ganze Ding wieder hochgeladen, weil man braucht's ja. Also, dann geht wirklich so ein Optimierungsprozess los, wo man sich, wo dann halt auch wieder dieser Dritte, der das halt, wenn nicht in dem Tunnel ist, einfach sagt, geht's noch? Was macht denn ihr hier? Ja, und das ist eine super wichtige Sache.
Das Gute ist, wir kommen ja nachher, also das würde ich jetzt noch einen Augenblick überspringen wollen, aber wir kommen ja nachher noch zu Beispielen, praktischen Beispielen und da kann ich gerne auch mal von uns erzählen, weil wir haben in den letzten Jahren auch ganz viel in diesem Bereich gemacht und da kann ich sicherlich auch mal sagen, wie das bei uns so vonstattengegangen ist und das unterstützt eigentlich dann auch das,
was du gerade gesagt hast. Aber da kommen wir nachher noch mal zu, würde ich jetzt nicht im Detail unbedingt drauf eingehen. Was wir auf jeden Fall mal besprechen können, warum oder in welcher Form verbessern optimierte Prozesse denn eigentlich meine Effektivität? Also jetzt mal abgesehen, es ist ja nicht nur der reine Zeitaufwand, aber was sind alles so die Punkte, die du da siehst, warum man wirklich eine Prozessoptimierung durchführen sollte?
Das Wichtige ist, auch da wieder vor der Optimierung, ist, dass du es wirklich, ich reite da, das wird wahrscheinlich, wird sich durchziehen, ich reite immer wieder auf der Transparenz rum, weil nur wenn du, wenn du das hast, ist, wir haben jetzt die letzten halb, dreiviertel Jahre über Complianceanforderungen gesprochen, wir haben über Datenschutz gesprochen, wir haben über alle möglichen Dinge gemacht und wichtig ist nur, wenn allen Mitarbeitern klar ist, wie es denn werden soll. Du die Prozesse im Unternehmen klar und effektiv beschrieben hast und da am Ende nochmal ein ITler oder ein Datenschützer sogar drüber geguckt hat, jawohl, so kannst du es tun, nur dann kriegst du eine, bist du compliant oder kannst
du die Anforderungen einhalten, kannst sicherstellen, dass deine Mitarbeiter richtig arbeiten können. Du musst den Mitarbeitern vernünftige Tools und vernünftige Wege an die Hand geben, damit sie in deinem Unternehmen vernünftig und konform, ich denke mal konform ganz wahrscheinlich, arbeiten können. Und dann ist es halt eben im zweiten Schritt eben wichtig, auch um solche Konformitäten einzuhalten, die Prozesse halt eben den neuen Gegebenheiten zu optimieren. Brandaktuelles Thema E-Rechnung. Du musst jetzt deine Prozesse anpassen. Wenn du deine Prozesse nicht anpasst in deiner Rechnungslegung und in deiner Rechnungserstellung, in deinem Rechnungsempfang, wirst du Probleme kriegen mit Compliance, weil du einfach nicht mehr den Anforderungen gerecht wirst, die im Moment da sind. Du musst 2024 Rechnungen, 25 Rechnungen
empfangen können. Du musst Zugpferd verarbeiten können. Es geht kein Weg mehr dran vorbei. Und das sind so Sachen, wo du optimieren musst und im Idealfall, hey, hast du das so auf dem Radar und bist mit deinen Informationen, mit deinem Netzwerk, mit deinen Partnern, mit denen du auch so vernetzt, dass du eben nicht am 1. Januar oder am 2. Januar dir über so ein Mist, Entschuldigung, über so ein Kram Gedanken machen musst, sondern du da einfach vorher schon weißt, das kommt auf mich zu und am 1. Januar oder am 2. Januar drücke ich auf den Knopf und dann geht es. Es hilft dir nichts. Und da ist eine Optimierung wichtig, dass du einfach
permanent den Radar hast, was ist aktuelle Gesetzeslage, was sind Anforderungen, die ich für mein Unternehmen einhalten muss und wie sehen meine Prozesse aus, die passend zu diesen Anforderungen sind, sind die konform, läuft das ja oder nein. Und da reden wir noch nicht über Effizienz, da reden wir noch nicht drüber, dass ein Mitarbeiter, bleib beim blöden Beispiel, 50 Rechnungen am Tag mehr buchen kann, weil es jetzt E-Rechnungen sind und wie es schneller und effizienter geht, sondern wir sind nur bei Compliance-Anforderungen und Anforderungen, die von außen auf dein Unternehmen einwirken, denen du gerecht werden musst. Und ob es dann nachher schneller und komplexibler geht, das ist das Putzchen, was du oben drauf hast.
Das finde ich aber super, dass wir beide von unterschiedlichen Richtungen herangehen. Du hast natürlich recht, also die Gesetzeslage oder die Vorgaben, die müssen natürlich berücksichtigt werden. Ich würde sagen, bei mir ist eine Prozessoptimierung immer ein Hergehen tatsächlich mit einer Optimierung in dem Sinne, dass ich auch eine Effizienzsteigerung, keine Ahnung, dass ich das on top habe. Der erste Schritt dazu ist aber natürlich das, was du gesagt hast. Ich meine,
erst mal muss ich den Prozess so umstellen, dass ich das erfüllen kann und dann im Anschluss gucke ich, dass ich das vielleicht noch weiter perfektioniere. Wie gesagt, meine Herangehensweise ist beides in eins. Du hast aber völlig recht, das muss man eigentlich voneinander losgelöst sehen, weil auch nicht jeder Prozess, den man einführt, auch sofort optimiert werden kann, weil die Systeme das vielleicht auch gar nicht so effektiver gestaltet werden.
Und nicht jede Effizienzsteigerung sorgt dafür, dass der Prozess doch compliant ist. Das kann natürlich auch passieren. Auch da musst du sanft an die Sache ran, beziehungsweise musst du einfach mit einem Team von Leuten um dich herum haben, die wissen, was sie tun und dich supporten und dir an der Stelle Unterstützung geben. Also die dir einmal ganz salopp in den Arsch treten und sagen, das ist Rütze, was ihr da macht. Macht es doch
so und so. Aber auf der anderen Seite allerdings auch die Bremse aufs Pedal stellen. Wenn du sagst, jetzt machen wir Vollgas, jetzt schmeißen wir alles über den Haufen, dann sagst du halt stopp. Stückchen an gewisse Compliance-Richtlinien müssen wir schon noch denken. Und da war noch mal was mit GOBD und da gab es was mit DSGVO. Die Steps in dem und dem Prozess, die sind elementar wichtig, die werfen wir jetzt auch noch weg.
Ja, deswegen. Ich glaube, dann passt es ja ganz gut, dass wir beide da so nicht völlig unterschiedlich rangehen. Das wäre jetzt auch gelogen, aber dass wir natürlich einen Fokus entsprechend da oder da haben. Ja, ich glaube, dass es halt wirklich auch viele Vorteile hat, wenn man so eine Prozessoptimierung durchführt. Natürlich sind die Punkte, die wir gerade angesprochen haben. Darüber hinaus, glaube ich, gibt es einfach noch viele Dinge, die einen voranbringen können. Zum einen zum Beispiel alleine schon, dass sich Fehler aus dem Herzen dadurch, dass ich andere Systeme
nutzen kann. Ob es jetzt ein Abgleich zwischen Daten ist, ein Übertrag in ein anderes System, was ich automatisieren kann. Gerade durch Automatisierung, der Rechner macht keine Fehler, wenn ich ihn richtig programmiere. Dann funktioniert das auch, da kann ich mich darauf verlassen. Ich meine, das ist ja auch menschlich, wenn da jemand fünf Stunden vor einer Liste sitzt, dass er da mal vielleicht gerade gedanklich mal abschweift. So, da kann es passieren, das passiert mit dem Rechner nicht. Es sei denn, er hakt und stürzt ab oder was weiß ich.
Aber wie würdest du das denn mit Prozessoptimierung definieren? Bevor ich jetzt meine Definition dazu bringe, beziehungsweise mein Mindset da reinstreue, ist das für dich ein Prozess, wo du sagst, ich gucke mir jeden Prozess einmal im Jahr an. Wie wäre für dich der Input? Wann meinst du, müsste ich einen Prozess optimieren?
Ich glaube, dass man das zyklisch nicht festlegen kann. Also ich bin der Meinung, es reicht halt nicht zu sagen, okay, wir machen das einmal im Jahr. Weil der Zeitpunkt, dann dieses zu erkennen, dass da was zu tun ist, vielleicht überschritten ist. Weil die Situation, die damals oder irgendwann übers Jahr vielleicht mal da war, die dazu geführt hat, dass ich gesagt habe, okay, ich müsste mal überlegen. Aber haben wir ja in zwei Monaten, bis dahin warte ich. Der ist dann schon vorbei. Dann habe ich es vielleicht gar nicht mehr so akut. Und es gibt halt immer so ganz viele kleine Dinge, die dazu führen können, dass man sagt, okay, lass mal irgendwie anpassen. So, wir müssen die oder die Stelle besser machen oder auch, wie du gerade sagst, es gibt
neue Vorgaben, die wir einfach einhalten müssen. Ja, damit kann ich ja nicht warten und dann sagen, okay, im Jahr gucke ich nochmal. Ich glaube, wie du schon gesagt hast, wenn ich neue Teammitglieder habe, natürlich ist das immer ein Anstoß, weil entweder vielleicht mit anderen Systemen aufgewachsen sind, wenn sie noch ganz jung sind, noch gar keine Erfahrung mit anderen Firmen haben. Aber es kann auch durchaus sein, die kommen aus anderen Firmen, haben da Systeme eingesetzt und sagen dann, okay, an der und der Stelle, das haben wir anders gemacht, das ging ein bisschen fixer als bei euch. So, dann geht man da auch ran. Es können tausend Dinge sein. Also bei uns, dann wäre ich eigentlich schon bei einem der Beispiele, die dann später kommen sollten. Bei uns war es zum
Beispiel, wir haben gesagt, okay, wir sind IT-Dienstleister und wir möchten digitalisieren bei unseren Kunden. Wir möchten sie unterstützen in der Digitalisierung. Sondern möchte ich eine Vorreiterrolle dabei einmelden. Das war so mein Ansatz. Dann haben wir irgendwann gesagt, okay, wie könnte das Ganze dann aussehen? Da habe ich dann irgendwann gesagt, wisst ihr, was mich am meisten stört? Dass der ganze Prozess hier irgendwie noch mit Papier auf den Tisch läuft. Ja, Digitalisierung meint man meist Papier einfach nur in digital, so habe ich es aber nicht gesehen. Sondern einfach, es gehen Zettel mal verloren, die werden nicht unterschrieben, das weiß ich. Es gibt viele Dinge, die da einfach auf diesem Weg des Papiers passieren konnten. Das war etwas, das ich nicht mehr wollte. Also haben wir dann nachher gesagt, okay, wir gucken
uns den Prozess an. Das waren dann an der Stelle auch wirklich unsere jungen Kollegen im Team. Die haben sich den ganzen Prozess angeguckt, ohne dass sie ihn wirklich selber gelebt haben. Und haben dann einfach gesagt, okay, an der und der Stelle ist auffällig, okay, da hakt es mal irgendwie ein bisschen. Da ist mal, keine Ahnung, es gab dann am Ende des Monats eine Liste, vier Aufträge sind verloren gegangen. Da musste man gucken, wer diese Tickets hatte. Dann hat man die Kollegen angesprochen und hat gefragt, wo ist der Auftrag? Das sind so Zeiten, die kann man sich sparen. Das ist das, was ich meine. Da spielen viele Dinge mit rein, um so einen Prozess dann wirklich gut zu machen. Und das muss man auch wirklich alles mit berücksichtigen.
Ich finde es sau schwer, ganz ehrlich, weil du musst das Spagat finden. Für mich ist Prozessentwicklung und Prozessoptimierung ein fortlaufender Prozess. Das ist permanent. Das kannst du nicht festmachen, dass du sagst, einmal im Quartal gucken wir uns alle Prozesse an und gucken, ob wir es optimieren müssen oder nicht. Für mich ist das ein Fortlaufen. So wie du das auch schon gesagt hast, für mich ist es ein Fortlaufen. Für mich ist aber auch, das ist ein Thema, das du nicht nur optimieren darfst, sondern auch irgendwann ins Doing kommst. Also du darfst vor lauter Optimierung deine Mitarbeiter nicht abhängen. Also du musst aufpassen, dass du nicht nur optimierst, sondern auch zwischendurch mal Geld verdienst, um es auszudrücken. Du sagst das, aber wenn man so permanent in einem Change drin ist und permanent
sagt, jetzt machen wir das nochmal, jetzt machen wir das nochmal, jetzt hält man das doch ein und jetzt könnte man das eigentlich auch noch um. Deswegen finde ich es schwer. Auf der einen Seite, ich bin immer vorne. Ich optimiere auch so oft. Ich suche mir neue Software-Systeme, ich gucke, was besser geht. Aber ich merke selbst, ich habe ja auch inzwischen ein kleines Team. Ich muss wirklich aufpassen oder du musst die Mitarbeiter abholen und du kannst nicht, ich sage es mal bitter böse, du kannst nicht alle zwei Wochen eine neue Software einführen und kannst sagen, jetzt haben wir das System, da haben wir alle Daten drin. Ach ne, ich habe ein neues System gefunden, das gefällt mir besser. Also schieben wir alles wieder ins neue, in das andere. Also das kannst
du nicht regelmäßig machen und erst recht nicht in ganz kurzen Zyklen. Von daher finde ich, es gibt irgendwann einen Punkt, wo du bei so einem Prozess oder bei so einer Optimierung echt einen harten Cut machen musst. Habe ich jetzt auch zwischen den Jahren gemacht, wo du gesagt hast, alles klar, wir stellen jetzt eine Software-Plattform um, es schickt jetzt einfach, wir haben das. Aber das muss wohl überlegt sein und das ist auch so vorbereitet, dass ich wusste, was ich tue und dass ich die Mitarbeiter nicht verliere und das einfach mache. Also ich finde es sau schwer, den Spagat zu finden zwischen wir laufen, wir machen, wir bleiben auf der Stelle stehen und wir machen eine permanente Entwicklung an Prozessen und eine permanente Optimierung. Das finde ich ist ein sau schwerer Spagat.
Das ist auf jeden Fall so. Also ich finde auch, wir haben solche Prozesse, wie ich gerade gesagt habe, das sind ja bei uns wirklich umfangreiche Prozesse gewesen. Also da steckt viel dahinter und da ist es ja auch so, du kannst nicht von einem auf den anderen Tag das Optimum finden. Wir haben aber gesagt, okay, grundsätzlich ist das der Weg. Wir gehen jetzt an der und der Stelle los und wir haben das in verschiedene Phasen geteilt und haben gesagt, okay, pass auf, wir starten jetzt erst mal besser mit einem schlechten Start, als dass wir warten, bis es
optimal ist und dann gehen wir irgendwann gar nicht los. Also haben wir das wirklich in Schritten gemacht. Also wie ich gerade schon gesagt habe, das ist ja bei uns der Prozess von wir bestellen Ware bis hin, wie der Auftrag wird abgeschlossen und zwar inklusive Dienstleistung, inklusive Auslieferung, alles. Also das heißt, wir haben Licht weg und so kann man es runterbrechen, das Papier abgeschafft und alles dazwischen angepasst. So und da haben wir dann gesagt, okay, wir fangen mit dem ersten Teil an und gehen dann Schritt für Schritt weiter. Und dann haben wir getestet, bis wir dann gesagt
haben, okay, das ist es jetzt. Und das haben wirklich die Leute, also die Personen bei uns, die sich den Prozess ausgedacht haben, haben ihn dann nachher begleitet, während es die Leute gelebt haben, die wirklich auch diese Prozesse ausführen. Und so sind wir dann wirklich zu einem sehr guten Ergebnis gekommen. Aber du hast völlig recht, also ich bräuchte jetzt nicht kommen und sagen, irgendwie ist der Prozess blöd, lass mal wieder auf Papier gehen oder keine Ahnung. Dann denken die auch irgendwann, was ist mit denen denn los? So das funktioniert nicht, das macht keinen Sinn. Also erklärlich vorangehen.
Genau, es ist auch da wieder der Unterschied zwischen den Gastgebern und den Bremsern, dass du auch da wieder das gesunde Mittelmaß haben musst. Und deswegen ist es gut, wenn es ein Team ist. Der eine sagt, hey, den Input habe ich, jetzt geben wir mal richtig Gas. Und der andere sagt, halt, stopp. Denk mal da dran, denk mal da dran. Da haben wir erst vor drei Monaten geschraubt. Das ist eigentlich gut, wie es ist. Lass mal, wie es ist und guck mal nach was anderem.
Und das, so wie es ist, so wie es ist, ist der Prozess stabil, compliant und nenn es einfach mal zu 99 Prozent effektiv. Das letzte Prozent Effektivität, das schenken wir uns jetzt einfach. Weil auch da musst du irgendwann mal einen Strich ziehen, weil du kriegst dich alles so wegoptimiert, dass das alles eine heile Welt ist. Das wird immer an irgendwelchen Stellen crashen. Das wird immer an irgendeiner Stelle irgendwas gehen. Das ist ein technischer Faktor. Das ist ein menschlicher Faktor. Das ist halt einfach so.
Ich kann nur ganz kurz zu dem Prozess, den wir gemacht haben. Ich kann auf jeden Fall sagen, dadurch, dass wir es mit allen zusammen gemacht haben, oder mit den Personen, haben wir den Vorteil, dass wir wirklich sehr, sehr viel weniger Probleme damit haben, als wir hatten. Und uns waren die Probleme vorher gar nicht so bekannt. Also es war nicht so offensichtlich, weil es immer so gelebt wurde. Aber das haben wir wirklich dadurch sehr in den Griff bekommen. Und dann sieht man halt auch, dass man es richtig gemacht hat.
Ja, wir sind jetzt auch gerade dran, wenn das Nähkästchen gerade aufgeht. Wir sind jetzt dran. Wir haben das Ereignungsthema jetzt auch zum Anlass genommen, da nochmal drüber nachzudenken und nochmal Steps drüber zu gehen. Also wir sind jetzt dran, dass das vielleicht für viele Unternehmen schon der übernächste Schritt ist. Aber wir sind jetzt dran. Wir werden jetzt die Rechnungsemail-Postfach direkt an die Software anhängen, dass sich die Software automatisch aus dem Postfach die Rechnung zieht. Das haben wir vorher noch händisch gemacht, dass die Rechnung einfach das PDF aus dem E-Mail-Annex rüber in die Software ging. Da suchen wir jetzt eine Schildstelle und das machen wir jetzt automatisiert, dass
die Software, die Rechnungssoftware automatisch steht, das E-Mail-Postfach abcrawlt. Parallel haben wir beim Steuerberater nochmal gesprochen, dass der Schildstellen hat, dass wirklich nichts mehr, also auch da Papier weg. Das Maßgabe ist, wir schicken kein Papier und nichts mehr durch die Gegend und wir synchronisieren keine PDF-Dokumente mehr über die Cloud, sondern wir gehen in die Software. Da gehört es hin und da wird es den direkten Weg reinfinden. Da wird es durchgearbeitet. Auch das ist, wir sind da auch dran an solchen Dingen. Das ist, wie jedes Unternehmen sich damit auseinandersetzen muss, setzen wir uns natürlich auch mit so einem Kram auseinander und dürfen uns mit sowas beschäftigen. Wir nutzen
es dann aber zum positiven Effekt und sagen, wenn wir eher an dem Kram dran müssen, dann sehen wir zu, dass wir einen Mehrwert haben und dann packen wir das große Besteck aus und machen es gleich richtig, um die Baustelle nachhaltig zuzukriegen. Ja, muss ja auch absolut sein. Es ist wie früher, fällt mir gerade ein blödes Beispiel ein. Früher hat man den Auspuff noch geschweißt. Der hat ein Vierteljahr gehalten und dann hat man ihn doch neu gemacht und ich bin halt kein Freund von Schweißen und Heftpflastern. Dann kommt es halt raus und dann kommt es halt gleich neu und dann packen wir es gleich grundlegend an.
Keine Heftpflastern, lieber gleich neu.
Alles klar. Kumkum, Affenkit und Schweißgerät früher. Ja, sehr gut. Oh man, ja, wilde Zeiten.
Ja, also kurzum kann man das ja wirklich zusammenfassen. Da sind wir ja einer Meinung. Prozesse immer, ja eigentlich, das ist ein permanent laufender Prozess, auch das ist ja ein Prozess, was man halt nicht irgendwie zyklisch festlegt, plant, sondern immer bestimmte Dinge zum Anlass nimmt, um eben diese Prozesse wieder anzufassen. Und dann bitte auch nicht über diese Punkte hinweggehen. Ich meine, natürlich kann so ein Anlass auch mal so geringfügig sein, dass man sagt, okay, nee, das passt immer noch. Wir
setzen jetzt nur gerade um, was gefordert ist, mehr nicht, das ist auch völlig in Ordnung. Aber es wird immer irgendeinen Punkt geben, wo man dann sagt, ja okay, jetzt macht es aber Sinn, da ranzugehen, dann bitte auch rangehen. Das, was man da optimieren kann, in ganz vielen Fällen, wird nachher dazu führen, dass man das auch wirklich, also dass sich das lohnt, dass das nicht einfach nur, wir machen jetzt mal was Tolles, sondern es kommt immer was Gutes dabei raus.
Ja, wobei zwei Eingaben, also erstmal wirst du natürlich auch getriggert zur Prozessoptimierung, Prozesse und Optimierung und KVP, also kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der PDCA-Zyklus, das sind alles Dinge, klassisch QM-Themen. Und wenn du in irgendeiner Norm zertifiziert bist, ob es jetzt 9001, 27001, whatever bist, ist dein Unternehmen schon getriggert auf. Ja, dann passt du schon auf, dass deine Prozesse nicht alt sind, dass das regelmäßig mal geguckt wird, dass du einen Input hast, wann ein Prozess sich verbessern soll oder optimiert werden muss. Das sind schon die Dinge, die du dran hast. Und natürlich ganz klassisch, Audit. Ja, auch bei dir, wir machen ein Compliance-Audit oder ich komme und mache ein Datenschutz-Audit oder ein ISO-Audit oder ein immer geahndetes Audit. Das kommt
von einer extern, ganz klassisch, der sagt, juhu, jetzt gucken wir mal, wie die Prozesse ticken, wie habt ihr sie denn auf dem Schirm, sind die Compliance- und den Vorgaben, die ihr mir gegeben habt, also sind die Compliance- und DSGVO oder zur ISO-Norm oder was immer gefordert ist. Und dann hast du auch einen sehr guten Input, wie dein Prozess tickert und ob dein Prozess zu den Vorgaben passt. Der passt dann nicht unbedingt zu Effizienz, aber wenigstens zu den Compliance-Vorgaben und zu den Dingen, die du einhalten musst. Archivierst du wirklich deine E-Mails? Wie sieht dein Backup-Konzept aus? Also alles das sind ja auch Prozesse. Also auch das sind ja Dinge, die man sich eben angucken muss. Ja, absolut.
Aber auch das habe ich auch schon tausend Mal gesagt, man sieht halt, alle Punkte greifen irgendwie immer wieder ineinander. Deswegen ist es super, dass wir gerade Anfang 2025 anhaben, gerne nochmal von 2023 nachhören. Da war vieles dabei.
Es ist echt vieles dabei. Das Wichtigste ist, dass man die Transparenz hat und dass man sich der Sache bewusst wird und auch offen für so einen ganzen Kram ist. Genau.
Das ist es halt auch. Dieses Offenfinden für Neues, in Anführungsstrichen, das muss man natürlich sein. Sonst wird es nicht.
Und das hast du aber auch. Ich unterstelle jetzt mal, dass wir zwei oder der allgemeine IT-Nerd oder der allgemeine QAmbler, der eine Affinität für solche Sachen hat, für Prozesse und so, wesentlich offener ist, wie die Mitarbeiter in der Buchhaltung, die seit 30 Jahren ihren Stempel hat, wo drauf steht, rechnerisch geprüft. Aber da kommen wir aber auch in so ein Thema mit Schulung und Sensibilisierung. Das heißt, wenn du in so eine Prozessoptimierung gehst und wir haben eben schon gesagt, hol die Mitarbeiter ab, nehmen sie mit ins Boot, helfe ihnen, unterstütze sie, nehmen sie als Teil mit, beteilige sie sich. Aber auch ganz wichtig, wenn die ganze Sache abgeschlossen ist, wenn die ganze Sache rund ist, ist es super wichtig, diese Mitarbeiter, die damit betroffen sind, im Team nochmal zusammenzurufen und
zu schulen und alle nochmal auf einen Stand zu ziehen. Weil in so einer Optimierungsphase, ich kenne das selber, wenn man eine Optimierungsphase hat, wenn du in einem größeren Team eine größere Gruppe optimierst, du sprichst immer mal mit einem im direkten Austausch. Du hast nie die ganze Gruppe, weil wenn du die ganze Gruppe hast, wirst du auch eh nie fertig. Von daher suchst du dir immer so ein Paar für selektive Probleme, selektive Leute. Aber wichtig ist, wenn du ziemlich durch bist, ruf alle zusammen, macht eine Schulung, sensibilisiert euch, macht am Anfang die Wichtigkeit klar und am Ende das Ergebnis von dem ganzen Ding klar und schult die neuen Prozesse und lernt sie an. Erklär ihr, dass das Papier jetzt nicht mehr durchs Fax geschickt wird und dass ich den Brief
nicht ausdrucken muss, um ihn zu faxen, sondern dass er jetzt per Brieftaube rauskommt. Ja, es klingt jetzt vielleicht echt blöd, aber wie oft werden denn Briefe, jetzt Handlaufsärzt, wie viel Briefe werden denn in Word geschrieben, ausgedruckt und übers Fax gezogen? Das ist garantiert noch nicht tot, die ganze Kiste. Es gibt garantiert noch Faxe und genau solche Lösungen. Wenn man da was anderes macht, hol die Mitarbeiter ab, erklär ihnen, warum das so ist, warum das Schwachsinn ist, zeig ihnen den effektiveren Weg, wie sie sparen können, wie es effektiver geht, aber holen sie ab und schulen sie vernünftig. Stell denen nicht einfach ein neues Gerät ein und sag, hier, das ist jetzt das neue Ding, ich baue dir dein Fax jetzt ab, sondern nehmen sie vernünftig mit, erklär es und schule.
Ja, genau so ist das. Also da muss man auf jeden Fall sehr hinterher sein und dann wird man da auch auf jeden Fall weiterkommen. Michael, Datenschutz in der Prozessentwicklung.
Ganz wichtig. Es geht nichts ohne den Datenschützer und da ist natürlich nur die Firma Kurs Kornmann zu empfehlen, weil nur da die Prozessoptimierung richtig funktioniert. Es geht nichts ohne Datenschutz. Du fängst ja gleich in der ersten Folge an. Aber es kann eben recht geben. Nein, der Datenschützer hat da, also auch das ist wieder super wichtig. Unternehmen, also das war jetzt für den Spaß gesagt, aber wo ich eigentlich hin will, ist, Unternehmen sollten einen engen Draht zu ihrem Datenschützer haben und der Datenschützer sollte ein Teamplayer sein, der bei solchen Sachen mitspielt. Und der ist dann halt auch zu fragen. Hier ist mein fertiger Prozess, hier ist mein optimierter Prozess, das und das haben wir uns vorgestellt. Also wenn man mit personenbezogenen Daten arbeitet. So und
so haben wir uns das vorgestellt, so und so wollen wir es in Zukunft machen. Guck mal drüber, geht sich das auch für den Datenschutz. Passt das? Der Datenschützer beziehungsweise das Unternehmen muss sowieso so ein Verarbeitungsverzeichnis führen. Das heißt, da sind eh die Verarbeitungsprozesse nochmal drin, ähnlich einer Prozessbeschreibung. Ein paar Sachen mehr dabei mit Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen. Aber hol den Datenschützer mit ins Boot, frag den, lass den drüber gucken, lass den kurz bewerten. Es gibt nichts Dümmeres, als wenn man sich irgendeinen Prozess überlegt und den durchfährt und der Datenschützer kommt und macht sein Datenschutz-Audit oder er stolpert bei irgendeinem Besuch über irgendeinem Prozess drüber und sagt nie im Leben, nein bitte nicht. Und von daher immer frühzeitig mit einbinden, das ist ein ganz wichtiger Punkt.
Ja genau. Kann ich auch nur wiedergeben, wir haben ja auch einen guten Datenschützer.
Ihr habt einen der besten.
Ne, also da ist es ja auch. Wenn wir Prozesse angehen, wir sprechen ja auch darüber. Quatschen wir kurz drüber, dann sagst du mir deine Meinung dazu und dann gucken wir halt, dann wieder ändern wir was. Wobei die letzten Male waren wir uns ja eigentlich immer einig. Aber ja, würde ich auf jeden Fall auch mit reinnehmen. Der Vorteil, ich meine wir aus IT können das auf der einen Seite natürlich auch, grundsätzlich zu einer Prozessoptimierung beraten. Mit dir hat man auch einen guten Ansprechpartner,
weil ich meine am Ende des Tages, du machst das ja immer. Das ist ja ein Teil von dem Ganzen, was du berätst. Das heißt, du hast da die Erfahrung in dem Bereich. Wir haben sie IT-technisch. Wen kannst du besser fragen als diese zwei Personen. Wir können beide nichts dazu sagen, wie schnell ein Prozess geht, weil das weiß dann die Firma nur individuell. Aber alles, was außen rum passiert, ob systemisch ist oder eben datenschutzig, das können wir glaube ich schon sehr gut beantworten.
Ja und ich habe auch, wenn so IT-Themen sind, ich gucke mir die an, aber ich bin da jetzt nicht der Freund, dass ich sage, könnte aber anders da oder mach mal hier oder mach mal da. Wenn das von einem IT-Dienstleister kommt, der das auf dem Kasten hat und das sieht man sehr schnell, wenn man sich so Sachen anguckt und der IT-Dienstleister sagt, das Vorgehen ist das für das Unternehmen das Beste. Das Backup-Konzept ist das, was wir für das Unternehmen vorgesehen haben. Wir haben jetzt fünf Clouds, wir synchronisieren das alles einmal durch und ich gucke mir das datenschutzrechtliche an und sage, die fünf Clouds sind alle in Ordnung, das geht sich auch von den Dokumenten. Werde ich jetzt einen Teufel tun und werde eine Optimierung nochmal vorschlagen,
dass ich sage, naja, eigentlich würden ja zwei reichen oder ich fände es schöner, es stände noch eine Nass im Keller oder sonst irgendwas, sondern da gehe ich an keine Optimierung dran, sondern da gehe ich auf eine Bewertung dran. Schuster, bleib bei deinen Leisten. Das lasse ich den IT-Dienstleister machen. Wenn der IT-Dienstleister als Fachmann da ist, mache ich eine Bewertung DSGVO-konform, blödes Wort, sorry, konform oder geht in die Richtung, dass es DSGVO hoch, sehr höchstwahrscheinlich DSGVO-konform ist. Die Dienstleister haben alle ihre Verträge gewählt, der Kunde hat das unter Kontrolle, der kann so gemacht werden. Da gehe ich nicht noch dran und sage, naja, ihr könntet da nochmal optimieren und da nochmal was anpassen, das mache ich nicht, das packe ich nicht an. Das wird sauber getrennt.
Das ist etwas, das man auch von außen manchmal beurteilen kann. Ich meine, auch das, wir haben Kunden, die setzen sich hin, die beschreiben ihren eigenen Prozess, sondern setzen man sich daneben, das hatte ich schon ein paar Mal, sondern setzt man sich daneben, guckt da einmal drauf und sagt, okay, braucht ihr den Umweg da tatsächlich oder warum nicht direkt? Ja, okay, wir wissen aber nicht, wie, weil die Systeme geben es nicht her. Ja, okay, dann können wir da eine Schnittstelle schaffen und dann hast du diesen Teil komplett ausgeklammert, den brauchst
du dann nicht mehr. Also, es gibt durchaus Möglichkeiten, das können wir auf der einen Seite, wie gesagt, systemisch, du kannst es aus deiner Sicht natürlich auch, also auch selbst, wenn du die Systeme nicht kennst, manchmal hat man ja einfach so, wo man einfach erkennen kann, okay, vielleicht ist der Umweg nicht nötig oder vielleicht dadurch, dass ich es bei anderen gesehen habe, gibt es noch andere Möglichkeiten. Also, die Hilfe von außen oder die Ratschläge, die kann man dann auch sich geben lassen, am meisten ist da ja auch was dran.
Genau, wobei auch da ganz klar ist, führen ja bekanntlich viele Wege nach Rom und nur ein IT-Dienstleister oder ein anderer jetzt der Meinung ist, er geht nach rechts, muss ich jetzt nicht als Datenschützer kommen, muss sagen oder als ISB kommen und sagen, ich will aber, dass es nach links geht, sondern da geht es auch wieder darum, habt ihr Offenheit, guckt dir das an, bewertet das, gibt mir aber auch einen Kommentar dazu, kann immer mal passieren und wenn ich merke, dass was grob aus dem Ruder läuft oder das hast du auch schon mal, dass du das Gefühl hast, also der IT-Dienstleister und der Kunde oder das, was der Kunde jetzt will und die IT-Dienste, die verstehen sich nicht, die haben einander vorbeigesprochen oder mit
dem IT-Dienstleister werden wir wahrscheinlich keinen sehr großen Erfolg langfristig haben, dann kann man da schon mal so einen Input reingeben, aber ich gucke immer darin, dass die Grundsätzlichkeit gewahrt wird, wenn die zusammen super harmonieren, wenn es funktioniert, dann kann der rechts nach links gehen, das ist mir vollkommen egal, ob er dahin kommt, wo er hin will, da muss man glaube ich offen sein und auch da die Scheuklappen nicht auflegen und engstirnig sagen, ich bin jetzt hier der Datenschützer und ich habe meinen Weg und links und rechts davon gibt es nichts oder ich bin der ISB, sondern das muss halt einfach, schöne Überleitung, du musst halt auch bei Prozessoptimierung, Technologie offen sein und musst gucken, was neu geht und was der Markt da ist.
Ja, absolut, zu dem Thema gerade eben noch, ich bin bei sowas immer auch vorsichtig, weil ich will ja auch nicht, warum hat er das so gemacht oder so, meist gehe ich, also wenn mir sowas auffällt, gehe ich auch nicht in großer Grunde darauf zu und sage, hey hier, was ist das denn, sondern ich spreche den Entwickler des Prozesses an, ob das dann ein anderes IT-Unternehmen ist, keine Ahnung, das kommt auch hin und wieder vor, dass wir zu zweiten Kunden betreuen, ist eher selten, aber es kommt schon vor oder eben, dass es meinetwegen auch eine interne Person von dieser Firma ist, also von dem Unternehmen, was wir gerade beraten, so dann spreche ich die mal so an, hey, kann man das nicht vielleicht anders machen,
wäre zumindest meine Idee, was denkst du denn darüber, so, da kann er ja, ja oder nein sein, kann es auch als seine eigene Idee verkaufen, bin ich völlig fein mit, mir geht es ja wirklich nur um den reinen Beratungseffekt, ich möchte ja im Sinne des Kunden oder des Unternehmens dann halt wirklich auch die optimale, es kann ja auch sein, dass ich manchmal selber total auf dem Holzweg bin, dann kann der andere mich ja natürlich auch in der Form dann eines Besseren belehren, kann mir auch sagen, hey, dafür gibt es Gründe, es sieht jetzt auf den ersten Blick nicht ganz klar aus, warum das so ist, aber es gibt den und den Grund, warum wir es so machen müssen, ist ja auch in Ordnung.
Aber genau das, René, ist das, was Spaß macht in den Prozessen, in der Prozessoptimierung, in der Beratertätigkeit, dass du einfach in so ein Unternehmen reinkommst und sagst, hier, list mal Prozesse auf und dann sagst du, hey, was machen die, das sind die Prozesse, grob drüber, was macht ihr da, warum macht ihr das und dann kriegst du das ganz genau, entweder kriegst du ganz genau, super mit einem Argument erklärt, warum die das so tun, dann weißt du, die setzen sich mit diesem Prozess und mit dem Ding auseinander und es ist wirklich so, wie die das wollen und das
geht sich auf und das ist das Tolle an dem Job, dass du immer wieder was Neues siehst, dass du dich auf neue Dinge einlassen musst, dass du was Neues bewerten musst und nicht einfach, ich sag jetzt mal bitterböse, das Vorlagenpaket, was du irgendwann mal 1983 geschrieben hast, permanent versuchst, auf jedes Unternehmen draufzudrücken mit irgendwelchen Prozessen und Compliance-Anforderungen, du meinst, nur wenn das eingesetzt wird, ist das Unternehmen Compliance, sondern du wirklich permanent drin bist in einer Bewertung, in einer Abwägung, in einer Diskussion mit dem Kunden, was geht und was nicht geht. Das ist genau das, was es ausmacht.
Aber wo du gerade sagst, nicht immer die gleichen Vorlagen verwenden, dann kommen wir jetzt auch wirklich zu dieser Technologie-Aufnahme, dann unterschlage ich es nicht länger. Ja, definitiv, also es ändert sich ja auch permanent technologisch etwas, was man dann auch immer wieder in dieser Prozessoptimierung oder in der Prozessausführung immer wieder so ein bisschen berücksichtigen muss. Das ist halt, ja, ich weiß, sagen wir 2025, wir fangen mit dem gleichen Thema an.
Sag nicht KI, bitte.
Nö, war gar nicht der Plan. Dann sage ich es nämlich nicht, aber das ist ja eins dieser Dinge. Es gibt auch viele andere Dinge, ob es die Cloud ist oder sonst irgendwas. KI ist nur ein Teil davon. Aber es gibt ja tausend Dinge, die sich einfach die letzten Jahre geändert haben. Ob es ein Microsoft 365 ist, ob es andere APIs sind zwischen den unterschiedlichen Systemen. Das sind ja alles Dinge, die wandeln sich ja permanent. Und das führt einfach dazu, dass man dann auch permanent neu bewerten muss, ob es dann nicht einen besseren Weg gibt oder eben halt auch nicht. Da ist KI natürlich nur einer der Teile davon.
Und auch das, ich glaube, das ist ein ganz wichtiger Zweck, den du gerade ansprichst, ist, auch da musst du die Mitarbeiter haben, die sagen, pass mal auf, der Prozess hat sich jetzt geändert oder wir möchten den Prozess ändern. Nimm ruhig das böse Wort, weil es gibt jetzt KI. Weil nichts ist dümmer oder unglücklicher, wenn sich die Mitarbeiter von deinem Prozess wegbewegen, weil dein Prozess eben nicht mehr state of the art ist. Die sagen sich zwar, da steht zwar was geschrieben, aber das ist ja auf gar keinen Fall. Wir sind im Jahr 2025, natürlich nutze ich für den Prozess das und
das. Und da bist du wieder bei Schulungssensibilisierung, Mitarbeiter abholen und wir machen das gemeinsam und wir müssen aufpassen, dass wir fortlaufen, optimieren. Da brauchst du das Feedback von den Abteilungen, die damit arbeiten, die die Hand heben und sagen, pass auf, hier in unserem Prozess passt was nicht mehr. Wir möchten jetzt gerne eine neue Software einsetzen. Wir möchten gerne dies, wir möchten gerne das. Oder wir haben das so und so umgesetzt. Passt mal an, zieht mal nach, guckt mal, ob das noch compliant ist. Da ist KI leider Gottes genau das passende Thema dazu. Weil dann kannst du als Datenschützer oder als
ISB oder für euch als IT-Dienstleister, da kannst du in so ein Unternehmen reingehen und sagen, hier wollt ihr jetzt KI einsetzen. Was wollt ihr denn? Wollt ihr Compiler, wollt ihr Chatship-IT? Wollt ihr Enabler, wollt ihr Perplexity? Was wollt ihr denn haben? Also was wollt ihr überhaupt damit tun? Welche Systeme geben wir frei? Legen wir vielleicht was lokal auf ein lokales LLM bei uns auf den Server drauf? Lassen wir das zulesen, wir dies zu pseudonymisieren? Was wollen wir da wirklich mit dem Ding machen? Und kannst du das ganz einheitlich anpassen, um deine Prozesse zu verbessern? Das geht nur gemeinsam. Genau.
Und bei einer Prozessoptimierung muss man natürlich auch immer den Zeitpunkt festhalten, den man gerade auch hat. Das heißt, was ich damit sagen will, es bringt mir nichts. Nehmen wir mal an, du hast jetzt wirklich so einen Drei-Mann-Betrieb. Zwei Leute an einem Motiv.
Wir sind größer, wir haben eingestellt.
Ich meine nicht euch.
Achso, ich wollte gerade sagen, ihr habt so einen Drei-Mann-Betrieb.
Sorry, das sollte jetzt so ein fiktives Beispiel sein.
So ein Bashing am frühen Morgen.
Na, um Gottes Willen, ich weiß, ihr seid vier. Nein, Spaß. Nehmen wir mal an, man ist ein kleines Unternehmen. Drei Personen arbeiten dort. Eine Person ist im Büro, zwei sind Außendienst. Dieses Unternehmen läuft 20 Jahre vor sich hin. Läuft gut, aber so an sich, an den Strukturen, ändert sich nichts. Funktioniert so, wie es ist. Dann habe ich die Rosi. Die Rosi sitzt da seit eben diesen 20 Jahren, war damals, als sie angefangen ist, am besten auch schon 40. Ist nicht
schlimm, ich bin selber fast 40, alles gut. Aber es gibt ja einfach Dinge, ich brauche nicht erwarten, dass die Rosi dann mit 60 auf mich zukommt und sagt, wie wäre es denn mit KI? Oder dass sie vielleicht auch solche Prozesse dann irgendwann noch akzeptiert oder ausführen möchte. Weil sie hat es einfach so lange schon so gemacht. Wenn also keine Änderung im Team dann da ist, natürlich, es kann auch jemand mit 60 sagen, habe ich voll Bock drauf. Es gibt aber
auch genug, die eben sagen, okay, möchte ich nicht. Und dann muss ich natürlich auch das berücksichtigen. Ich kann keinen Prozess dann entwerfen und sagen, hey, lass mal das, das, das machen, wenn ich nachher keine Person habe, die das tatsächlich nicht umsetzen wird. Und auch das muss man bei so einem Prozess, also bei einer Entwicklung des Prozesses ja ein Stück weit berücksichtigen. Man kann vielleicht das Optimum darstellen, aber für die aktuelle Umsetzung sieht es vielleicht noch etwas anders aus.
Ja, du musst im Prozess das Optimum für dein aktuelles Team haben. Du hast sie Rosi genannt, bleib bei Rosi. Wenn Rosi 20 Jahre super toll gearbeitet hat und sie mit den Tools und mit diesen Sachen zurechtkommt, dann ist das Anpassen von den Prozessen in meinen Augen ein Anpassen an die aktuellen Compliance-Anforderungen. Dann musst du das aber auch nicht mehr erklären, was sie macht. Die macht die Augen zu und weiß genau, was sie tut. Die weiß genau, wie das Unternehmen tickt. Die kennt ihre Kunden, ihre Lieferanten, die kennt ihre Spezies, die weiß, wen sie anrufen muss, dass sie ihren Kuli kriegt. Also, du verstehst, was ich meine. Die
weiß, wie der Toner Lieferant heißt, die weiß, welchen Kunden sie eine Rechnung schreibt, die weiß ganz genau, welcher Kunde vielleicht mal acht Wochen braucht, bis eine Rechnung bezahlt wird und ein anderer, der sie sofort bezahlt. Das hat die alles unter Kontrolle, die hat das Wissen im Kopf. So einer brauchst du wahrscheinlich auch gar nicht mit KI zu kommen und musst du auch gar nicht, sondern bei sowas kannst du dich auf die Anforderungen von den Compliance reduzieren und kannst sagen, pass auf, bleib jetzt ganz konkret beim Kollegen. Achtung, neues Gesetz, neue Anforderungen. Wir müssen jetzt gucken, dass wir die E-Rechnung in irgendeiner Art und Weise über die Bühne
kriegen. Wie kriege ich es bei dir implementiert, dass es dich am wenigsten stört in deinem Arbeitsflow und im Idealfall noch unterstützt. Das ist Schulungssensibilisierung, Mitarbeiter mitnehmen. Das ist auch das, was wir am Anfang gesagt haben. Bei diesen Optimierungen ist es ganz schwer, für meine Augen ganz schwer, das Spagat zwischen, alle 14 Tage machen wir irgendwas Neues und rennen dem Neuesten heißen Scheiß hinterher und wir bleiben stehen. Da hast du ganz genau das Thema, was ist an dieser Stelle für diese Frau, für Rosi sinnvoll und wo kriege ich sie behandelt. Was schwer wird, wenn der Zeitpunkt kommt, wo du anfängst, eine Nachfolgerin anzulernen und du kommst, was eine
Generation oder vielleicht sogar schon zwei Generationen davor kommt, frisch von der Uni, frisch aus der Schule, frisch aus irgendwas, mit Energie geladen und ganz neuen Ideen und die mit Tablet und nicht mehr wissen, was überhaupt ein Fax ist, was auch immer und du setzt sie in den Raum rein und lässt eine Übergabe machen. Dann wird es schwer. Dann hast du echt in der Prozessoptimierung und dann hast du da echt ein Brett zu bohren und dann ist die menschliche Schiene gefragt. Mit all den regulatorischen Anforderungen, all deinen Compliance-Kisten, alles was du hast, dann ist da die menschliche Schiene gefragt, wie du da einen vernünftigen Übergang hinkriegst.
Das muss man auf jeden Fall immer mit berücksichtigen, also so utopische Ziele sich zu setzen, die nachher gar keinen Sinn ergeben. Ganz ehrlich, wenn die Rosi 20 Jahre in dem Unternehmen gesessen hat und das gemacht hat, dann macht sie das auch gut. Das unterstelle ich dir einfach mal direkt.
Blöd, aber die wird wahrscheinlich eher wissen, wie das Unternehmen tickt, wie die Geschäftsleitung. Wenn sie es richtig macht, ist die genau da, dass sie genau Bescheid weiß. Solche Leute sind super wichtig. Und dann noch mal ganz kurz, ich super gerne mit erfahrenen Menschen, denen kein X mehr für den Ufer macht. Das ist auch super wichtig, Ruhe und Souveränität im Unternehmen reinzukriegen. Das ist so wichtig, auch bei der Prozessoptimierung, worüber wir jetzt reden und mit KI und schneller und 365 und hast du nicht gesehen. Es ist super wichtig, du hast alle erfahrene Hasen da sitzen, die eine Souveränität da mit reinbringen und die unterstützen mich zum Beispiel, wenn ich in
der Qualitätsberatung bin und mache Prozessentwicklung und Prozessoptimierung und ich gucke denen bei so einem Meeting in die Augen und ich sehe genau, die schwunzeln sich ein rein, weiß ich ganz genau, dass das, was die jungen Hasen da jetzt sprechen, entweder kürze ist, weil sie es so in Wirklichkeit nicht machen oder die genau wissen, es funktioniert im Unternehmen so nicht. Die guckst du an, die wissen genau, wie der Hasen läuft. Aber auch da wieder als blödes Beispiel, nimm den Günther, der noch versucht, mit einem seriellen Kabel irgendeine Datenübertragung über Xtree und Norden Commander hinzukriegen. Den musst du jetzt schon einmal erklären, hier pass auf, es gibt jetzt was anderes.
Das ist auch ein schwerer Prozess. Aber das ist ja das, was du sagst. Das eine sind ja halt wirklich Vorgaben, die sich einfach ändern. Da hast du keine Wahl. Da kannst du nicht drumherum, ob es dann eben Schnittstellen sind oder gesetzliche Vorgaben. Da kannst du halt nicht anders, aber es gibt auch genug Dinge, die auch durch andere Dinge einfach beeinflusst werden. Da kannst du schon noch flexibel darauf reagieren.
Das geht schon. Eigentlich sind wir ja fast durch das Thema durch. Zukunftstrends wäre vielleicht noch so ein Thema. Wo siehst du das Potenzial, dass sich später in der Prozessoptimierung etwas in Zukunft ändert? Also nicht, dass es nicht so ist wie jetzt, logischerweise, sondern dass sich wirklich auch in der Prozessentwicklung an sich dem Prozess zu entwickeln, dass sich da auch was tut. Also dass es sich da wieder verändert.
Ja, also das sind die Trigger. Die Trigger heutzutage wesentlich schneller und die Impulse, die reinkommen in Unternehmen wesentlich schneller, was zu optimieren, was anzupassen. Wo du früher langsamere Technologiestränge hattest und langsame Themen hattest, haben wir, wenn ich es beziffern möchte, sage ich einfach mal, jetzt haben wir das blöde KI-Wort in den Mund genommen, jetzt sagen wir auch noch einmal Corona. Ich glaube, dass da schon zur Prozessoptimierung ein ziemlicher Push kam. Videokonferenzen, dezentrales Arbeiten, Cloud-Computing, Cloud-Technologie, VPN-Zugriffe, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Zugriff von außen. Also diese ganzen Papierloser werden, weil ich kann keine, ich komme an meinen Aktenstrang einfach nicht mehr dran im Unternehmen. Also alles das sind Entwicklungen gewesen, wo Prozessentwicklung und Prozessoptimierung wir von außen Einflüsse hatten zu triggern. Jetzt haben wir KI, jetzt haben wir oder jetzt seit ein paar Jahren, ein, zwei Jahren ist das KI-Thema da. Das wird auch in 2025 immer stärker werden. Es wird uns immer mehr dazu triggern, uns zu optimieren und uns zu verbessern und Prozesse anzupassen und anzugucken. Externe Faktoren, rechtliche Sachen, die sind ziemlich träge. Ob die das jetzt wirklich, ich bin da böse, du solltest Prozesse für dich aus optimieren und eine Prozessoptimierung und eine Prozessanpassung eigentlich aus ureigenem Interesse bleiben bei IT-Sicherheit führen. Es ist jetzt das Ungünstigste, dass dich von draußen eine NIS-Richtlinie oder ein sonstiges Cyber-Security-Gesetz oder eine KI-Verordnung oder sonst irgendwas dich in irgendeine Optimierung zwängt und drückt. Das ist der schlechteste Vorsatz. Das ist wie, wenn du was machen musst, weil irgendeiner von draußen kommt und sagt, jetzt musst du unbedingt. Viel besser ist, wenn dein Unternehmen oder dein Mindset im Unternehmen so ureigens ist, dass du im Prinzip solchen Richtlinien und solchen Gesetzen vorauseilst, weil du ein ureigenes Interesse hast, dass dein Unternehmen vernünftig, effektiv und sicher funktioniert. Das ist so meine Kiste. Manchmal brauchst du einen Impuls, aber vieles, was von Gesetz nicht kommt und was regulatorisch kommt, ist, wo ich sage, eigentlich ist es gesunder Menschenverstand beziehungsweise ist es ein State of the art von vielen Unternehmen, die noch was obendrauf haben müssen. [René] (58:56 - 1:00:13) Genau. Ja, ich glaube, das ist jetzt nicht KI, sondern auch so Dinge wie Automation. Da ist kein System dahinter, was wirklich intelligent reagiert, selber dazulernt, sondern dass man auch bestimmte Workflows selber schon
definiert. Und das System führt diese aus, nach den eigenen Vorgaben und so. Ich glaube, dass auch das Punkte sind. Microsoft hat das Ganze ja mal, ich glaube, vor zwei Jahren war es zum ersten Mal so, dass es so einen Schritt vorangegangen ist, auch durch Machine Learning und so weiter und so fort. Da ist eine ganze Menge passiert. Aber es gibt halt so viele Dinge. Also Automation ist, glaube ich, auf jeden Fall auch ein Punkt, gerade wegen den IoT-Geräten, die jetzt ja immer mehr kommen. Ob es mal ein Kühlschrank ist, der dann irgendwann nachbestellen soll. Jetzt bleiben wir es mal auf der Spitze. Das sind ja alles so Dinge, das entwickelt sich natürlich auch. Klar, da kann die nächsten Jahre eine ganze Menge passieren. Da kann ich mir vorstellen, dass dann eben durch Automation, das ist jetzt, wie gesagt, ein überspitztes Beispiel gewesen, aber dass durch Automation eigentlich auch eine ganze Menge noch passieren kann. [Michael] (1:00:14 - 1:01:25) Ja, aber du kannst nur, ich komme zurück zum Anfang, du kannst nur sinnvoll automatisieren, wenn du dir deinen Prozessen und deinen aktuellen Workflow bewusst bist, weil nur dann kannst du in eine Automatisierung reingehen und kannst sagen, das wird jetzt automatisch eingelesen, das geht jetzt automatisch weiter, dann haben wir eine automatische E-Mail-Weiterholung. Da guckt eine KI drüber und entscheidet, in welche Rechnungslegung das reingeht. Also auch das, alles die Basics, dass du grundsätzlich weißt, was ist dein Start, was ist dein Ende und wie komme ich vom Anfang zum Ziel. Und wenn ich das einmal drin habe, kann ich mir den Weg dazwischen angucken und kann den dann optimieren und kann den dann auch über KI, über Automation etc. anpassen und kann das machen. Immer aber auch mit dem Augenzwinkern und mit dem vernünftigen Grad an gesunden Menschenverstand, dass ich sage, wow, Microsoft hat jetzt ein Update gefahren, es gibt eine neue Funktion, will ich die jetzt wirklich nachhaltig nutzen und beschreiben? Weil wahrscheinlich nächste Woche oder übernächste Woche Microsoft wieder ein Update fährt und in Teams wieder irgendeine andere Funktion reinkommt oder wieder irgendwas wegfällt. Also du musst dir auch schon bei solchen Sachen schon bewusst sein, was du tust. [René] (1:01:25 - 1:01:54) Das müssen etablierte Dinge sein, also es bringt nichts, dir jetzt
irgendwas zu nehmen, was zwei Wochen jetzt gerade aktiv ist, dann merkt der Hersteller meinetwegen, okay, in der breiten Masse uninteressant, nimm es wieder raus. Dann stehst du da und hast deinen Prozess. Das ist natürlich Blödsinn. Also es muss schon etwas sein, was am Markt Präsenz hat, was da auch gesetzt ist und wovon man ausgehen kann, dass man das auch ganz lange, das ist mal dahingestellt, das ist die IT, aber was man lange nutzen kann oder länger nutzen kann. [Michael] (1:01:54 - 1:02:27) Da ist vielleicht noch ein ganz netter Hinweis, Stand der Technik, hört man ja immer, liest man immer, wir arbeiten an Stand der Technik. Stand der Technik ist auch nach Definition von BSI eben nicht der letzte Hot Shit, sondern das etablierte, stabile Verfahren, was funktioniert und sich bewährt hat, was etabliert ist. Also da auch nochmal wichtig, wenn einer spricht von Stand der Technik, heißt das nicht, er hat das Neueste vom Neuesten und rennt dem Neuesten Shit hinterher, sondern Stand der Technik ist etabliert, funktioniert, wir wissen, es geht, es ist bewährt. [René] (1:02:28 - 1:03:17) Ja, also auch da kann ich auch aus einer Nähkästchen plaudern, ist nämlich gerade auch aktuell, ein Kunde hat bei uns auch etwas angestrahlt, Windows 365, sprich Rechner komplett in der Cloud, die du dann über den Browser aufrufen kannst. Das funktioniert ja auch an sich, passt aber so gar nicht zu seinem Einsatzzweck, so gar nicht. Und dann geht unsere Beratung natürlich dann auch in die Richtung, er macht das mal nicht, dass wir Probleme mit sich bringen. Also es ist ja genau das, was du gerade gesagt hast. Okay, es ist schön, dass es das gibt, dafür mag es auch viele Einsatzzwecke geben, aber das, was du gerade machst, da passt es nicht dazu. Und dann sollte man auch dann die Finger davon lassen, weil das bringt nachher nur mehr Probleme mit sich, als dass man dann wirklich irgendwie Schritte vorangeht. [Michael] (1:03:19 - 1:04:09) Sehr schön, ich glaube, das war schon fast ein gutes Schlusswort, oder? Ich weiß ja nicht, ob es gut war, aber von mir aus kann es eines gewesen sein. Ja, nee, zusammenfassend, ich versuche es mal und du korrigierst mich einfach. Zusammenfassend, Prozesse sind wichtig. Schafft eine Transparenz, werdet euch
bewusst, was ihr habt, schreibt es in irgendeiner Art und Weise, macht es transparent, macht es visualisiert, eure Prozesse, ganz wichtig. Nehmt die Mitarbeiter mit dabei, guckt euch die ganze Sache an, schreibt es auf, guckt es euch an. Wenn ihr das habt, immer gerne Prozess optimieren, Optimierung ist immer toll, aber seid bei der Optimierung vorsichtig, denkt an die Compliance und denkt an die Umsetzbarkeit und denkt an die Mitarbeiter im Unternehmen, dass ihr keinen verliert und nicht in irgendeiner Art und Weise dem letzten heißen Scheiß hinterher rennt. Es muss etabliert sein, es muss Sinn und Verstand ergeben, was ihr da habt. Holt die Mitarbeiter ab. [René] (1:04:09 - 1:04:10) Muss zum Team passen. [Michael] (1:04:10 - 1:04:56) Muss zum Team passen und zum Unternehmen. Holt die Mitarbeiter ab. Nehmt sie mit bei solchen Optimierungsmaßnahmen, schult, sensibilisiert, passt auf, dass ihr keinen verliert, macht es bitte richtig. Rennt nicht dem letzten heißen Scheiß hinterher, bewährt Stand der Technik. Es muss Grundsolide sein und passt auf und findet einen vernünftigen Straktat zwischen regelmäßig irgendwas ändern und Prozesse einfach liegen lassen. Das ist, glaube ich, eine ganz wichtige Kiste. Wenn man das Ganze beherzigt, immer gerne einen von uns beiden anrufen und fragen. Wir helfen und beraten gerne und gucken gerne noch mal drüber das Hashtag Werbung. Dann ist das auch fertig nochmal und dann fährt man eigentlich ganz gut. Das ist so das gesunde Mittelmaß, was man fahren sollte. [René] (1:04:57 - 1:05:39) Sehe ich ganz genauso. Kann ich so unterschreiben, Michael. Sehr schön, da freue ich mich doch. Sehr gut. Ja, dann würde ich sagen, ich verabschiede mich schon mal aus dieser ersten Folge. Schön war es wie immer mit dir, Michael. Auf ein neues, schönes Jahr. Wir hören uns dann ja quasi schon am 31. tatsächlich. Da geht es dann schon direkt wieder weiter. Und bis dahin würde ich mich freuen, gerne Likes dalassen, teilen, auf allen Plattformen hören, gucken, uns vielleicht wirklich empfehlen. Ja, und bis dahin, bis zum nächsten Mal und alles Gute. [Michael] (1:05:40 - 1:05:51) Auch von mir eine gute Zeit, gesund bleiben, Grippewelle oder irgendwas geht gerade rum. Ich merke es gerade überall. Von daher bleibt gesund, habt eine gute Zeit. Wir hören uns beim nächsten Mal. Bis dahin. Macht's gut. Tschüss.
René
00:00:47
Michael
00:00:56
René
00:01:16
Michael
00:01:29
René
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