#30 ITC - Innovations- und Lizenzmanagement
Rechtskonform, effizient und zukunftssicher im Rahmen der IT-Compliance
08.11.2024 57 min
Zusammenfassung & Show Notes
Innovation trifft auf Verantwortung: Wir sprechen über die Verbindung von Innovations- und Lizenzmanagement im Rahmen der IT-Compliance. Im Fokus stehen Microsoft 365, KI, Schulungen und rechtssichere Lizenzierung. Wir zeigen, wie Unternehmen effizient bleiben, Risiken minimieren und rechtlich abgesichert handeln können.
Taucht ein in die Welt des modernen Lizenzmanagements, wo allein die Microsoft 365-Lizenzbestimmungen monatlich 4,8 Kilogramm Papier füllen!
Innovation und Compliance schließen sich für uns nicht aus – im Gegenteil: Sie gehen Hand in Hand. Wenn wir neue Technologien einführen oder digitale Prozesse gestalten, achten wir darauf, dass sie im Einklang mit geltenden Richtlinien und rechtlichen Vorgaben stehen.
Innovation und Compliance schließen sich für uns nicht aus – im Gegenteil: Sie gehen Hand in Hand. Wenn wir neue Technologien einführen oder digitale Prozesse gestalten, achten wir darauf, dass sie im Einklang mit geltenden Richtlinien und rechtlichen Vorgaben stehen.
Gerade beim Lizenzmanagement sehen wir, wie komplex die Anforderungen geworden sind – besonders im Umfeld von Microsoft 365. Regelmäßige Änderungen, eine Vielzahl an Lizenztypen und Fragen zur Übertragbarkeit oder Hardwarebindung machen eine strukturierte Herangehensweise unverzichtbar.
Wir setzen auf klare Prozesse, Dokumentation und Schulungen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben und gleichzeitig effizient zu arbeiten. Auch der Einsatz von KI und modernen Tools wird bei uns nicht dem Zufall überlassen – wir binden alle Beteiligten frühzeitig ein, um Chancen zu nutzen und Risiken zu minimieren.
Ob gebrauchte Lizenzen, Nachweispflichten oder faire Preisgestaltung – wir behalten den Überblick und sorgen dafür, dass Innovationen in unserem Unternehmen auf einem rechtlich soliden Fundament stehen.
Takeaways
Takeaways
- Innovationsmanagement erfordert eine Balance zwischen Innovation und Stand der Technik.
- Mitarbeiter sollten in den Innovationsprozess einbezogen werden.
- Compliance-Richtlinien müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden.
- KI stellt eine bedeutende Innovation dar, die Unternehmen nutzen sollten.
- Lizenzmanagement wird durch digitale Transformation komplexer.
- Die Wahl der richtigen Software muss gut überlegt sein.
- Innovationen sollten messbaren Mehrwert für das Unternehmen bringen.
- Die Implementierung neuer Systeme erfordert Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter.
- Lizenzmanagement ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Die richtige Lizenzierung kann erhebliche Kosten sparen. Microsoft unterbindet nicht die Nutzung von Lizenzen.
- Die Lizenzbestimmungen sind extrem umfangreich und komplex.
- Es gibt monatliche Updates der Lizenzbestimmungen.
- Der Lizenzkatalog umfasst 950.000 Zeilen.
- Lizenzen sind an die Hardware gebunden und nicht übertragbar.
- Der Wiederverkauf von Lizenzen ist erlaubt, wenn der Nachweis erbracht wird.
- Die Preise für Lizenzen sind im Unternehmenskontext fair.
- Die Transparenz im Lizenzmanagement ist oft irreführend.
- Die Nutzung von gebrauchten Lizenzen erfordert einen Kaufnachweis.
- Die Komplexität des Lizenzmanagements kann zu Strafen führen. Lizenzmanagement ist entscheidend für Unternehmen.
- Die Kosten eines Audits können enorm sein.
- Dokumentation ist der Schlüssel zur Nachweisführung.
- Kaufnachweise sind wichtig für die Lizenzierung.
- Unterlizenzierung birgt erhebliche Risiken.
- Best Practices helfen, Lizenzkosten zu optimieren.
- Softwarelizenzen sollten in die Kostenplanung einfließen.
- Alternativen zu teuren Softwarelösungen sind verfügbar.
- Sicherheitspraktiken sind der nächste Schritt.
- Lizenzmanagement sollte nicht unterschätzt werden.
Transkript
Ja, Michael, heute Sicherheitspraktiken. Ach Quatsch, so ein Blödsinn. Das ist ja die nächste quasi.
Heute Sicherheitspraktiken, die wir in 14 Tagen in unserem Podcast vorstellen und die vorherige Folge, die wir heute aufzeichnen, geht um das Thema Innovation und Lizenzmanagement.
Perfekt. Gut, dass du es so gesagt hast. Das nehmen wir auch jetzt einfach so. Lassen wir genau so drin. Perfekt. Also in 14 Tagen geht es um Sicherheitspraktiken. Richtig. Völlig vergleichbar. Sorry, aber dann können wir ja trotzdem belustigt jetzt rein starten. Ja, Michael, Innovationsmanagement. Das ist, denke ich, jetzt auch so ein Punkt. In der Compliance sollte auch das mit berücksichtigt werden. Sag mal was dazu. Was stellst du dir darunter vor? Ich meine gerade, weil du ja in den Richtlinien noch mehr unterwegs bist, wie sollte man so etwas festhalten?
Ja, was ich mir darunter vorstelle, beziehungsweise wo ich mir jetzt gerade so den Trigger habe, ist, wenn es um Innovationsmanagement geht. Ich glaube, wenn du meine Mitarbeiter fragst, die würden sagen, ich bin innovativer, wie ich eigentlich sein müsste, weil ich immer gerne neue Sachen habe, nach neuen Ideen, nach neuen Systemen suche, immer versuche zu optimieren, Dinge besser zu machen, die ich jetzt schon habe und immer eine Ausschau habe danach, was gibt es aktuelles, was ist noch besser. Das kann aber natürlich oder das werden natürlich nicht alle so machen und das ist auch gut, dass das nicht jeder
so macht. Ich bin ein relativ kleines Unternehmen, was überschaubar ist. In größeren Unternehmen wäre es Hölle, wenn man Mitarbeitern alle 14 Tage, alle drei Wochen eine neue Software präsentiert. Mal übertrieben oder überspitzt gesagt. Und man muss, glaube ich, beim Innovationsmanagement so die Balance halten, aber das ist jetzt meine Idee, da wirst du mich gleich korrigieren. Ich muss so die Balance halten, zwischen was ist innovativ, was ist Stand der Technik und wann veralte ich innerlich im Unternehmen, also wann veralte ich mit IT im Unternehmen. Und ich glaube, das sind die Dinge, die du im Einklang bringen musst, oder?
Das sehe ich genauso. Es ist ja einfach so, auf der einen Seite, man muss natürlich immer im Zahn der Zeit bleiben. Man sollte auf jeden Fall nicht zurückfallen. Am Ende des Tages, wenn man die Möglichkeiten nicht ausschöpft, die man hat, hat man natürlich ein bisschen ein Problem irgendwann. Also ich sage mal, es gibt viele, viele unterstützende Möglichkeiten, die dazu führen können, dass ich halt
wirklich effektiver, effizienter arbeiten kann, die mir vielleicht auch am Markt so einen gewissen Vorteil verschaffen können. Gute Anwendungen, die eben auf meine Branche spezifisch ausgelegt sind oder ähnliches. Auf der anderen Seite muss man aber immer gucken, sich jetzt das neueste Produkt anzulachen, was aber von einer Bude kommt, die zum Beispiel in zwei Jahren wieder vom Markt ist, weil sie es dann doch nicht durchgesetzt hat.
Das wäre natürlich krass schlecht. Von einem Startup, was die dritte Finanzierungsrunde hinter sich hat und nicht weiß, ob es in vier Wochen noch da ist. Ja, ja, das ist wichtig. Und du musst halt wirklich aufpassen, dass du halt auch deine Mitarbeiter beziehungsweise dich selbst nicht überforderst. Also immer die neueste Software und immer den neuesten Kram hinterher. Oder wenn wir über Innovation reden, du solltest schon in deinem Kämmerchen, also beziehungsweise für dich, bei Matile, gewissen Maß innovativ sein
und was haben. Aber was wichtig ist, wo ich hin will, wenn du auf andere Systeme, auf neue Innovationen aufspringst, umsattelst, die Dinger sollten vorher nachhaltig geprüft sein und du solltest wissen, was du tust und nicht einfach auf irgendeinen Zug aufspringen, nur weil er jetzt schöner aussieht oder innovativer sein will oder whatever. Sondern es muss zu dir passen und du musst ganz klare Richtlinien haben, wann ich einen Switch mache und du solltest die Software vorher gut geprüft haben.
Ja, und es sollte auf jeden Fall so sein, dass du das auch im Einklang mit deinen jetzigen Systemen hast. Ja, ja, ja. Auch da kann einfach nicht jedes Mal sagen, okay, das neue Produkt, das sieht für mich so toll aus, jetzt schmeiße ich alles andere über den Haufen. Das ist überhaupt keine Option, weil wie du sagst, wenn du alles neu machst, dann musst du erst mal nachschulen können. Und das macht es natürlich jedes Mal wieder kompliziert.
Wir hatten das Thema, glaube ich, im letzten Podcast ganz kurz angeschnitten. Da haben wir es noch nicht Innovationsmanagement genannt. Da haben wir auch über Updates gesprochen, über Stand der Technik und dass ich nicht dem neuesten Scheiß, auf deutsch gesagt, hinterherrennen muss unbedingt, sondern einfach auf bewährte Technologien setzen muss. Und ich glaube, das trifft es ganz gut, wenn ich, ich kann innovativ sein oder ich muss innovativ sein. Ich muss den Markt beobachten. Ich muss gucken, was es
auf dem Markt für Systeme gibt. Was gibt es an neuer Software? Was ist vielleicht besser? Aber ich muss sehr, sehr dediziert für mein Unternehmen ausloten. Passt das jetzt? Ist das auch eine Innovation, die ich bei mir ins Unternehmen bringe? Also ist das eine Unternehmensinnovation auch für mich? Oder ist es zwar jetzt ein tolles neues System, aber es bringt mir im Unternehmen keinen wirklichen messbaren Mehrwert im Verhältnis zum Aufwand, den ich habe, wenn ich es umsetzen muss?
Genau. Und dazu kommt ja einfach, also man muss ja auch, Innovationen sollten immer im Einklang der Compliance sein. Ja, auf jeden Fall. Also das ist ja genau das, was ich letztes Mal auch so ein Stück weit gesagt habe. Dieses, eine gewisse Flexibilität muss drin bleiben, um eben innovativ sein zu können. Und es darf aber nicht komplett gegenteilig oder gegensätzlich sein, also genau in die
andere Richtung schießen. Weil dann, diese Compliance sollte man ja immer so aufbauen, dass sie wirklich meinen Überzeugungen entspricht und das nach bestem Wissen und Gewissen. Und wenn ich dann jetzt ankomme und sage, okay, aber ich will jetzt unbedingt diese neue Software und die passt zwar nicht dazu, aber dann müssen wir die Compliance ändern. Nee, ganz so ist es nicht. Also das sollte immer miteinander zusammenspielen.
Auch da, wir hatten ja auch das letzte Mal kurz das Thema, für alle, die den Podcast verpasst haben, Folge zurück, ganz kurz das Thema, ich muss meine Compliance schon regelmäßig auf Aktualität überprüfen und wenn es was zu optimieren und zu verbessern gibt, dann ist das so. Aber erstmal sind die Compliance das, was in Stein gemeißelt ist und danach hat sich zu orientieren. Bedeutet, habe ich, das ist das, was du gesagt hast. Bedeutet, habe ich tolle Ideen, schreibe ich nicht die Compliance um, sondern ich gucke, dass die neuen Ideen, die ich habe, in meine Compliance passen. Und wenn
das ein Delta ist, muss ich mir sehr gut überlegen, die Compliance anzupassen oder auf das System zu verzichten, was ich mir daraus gesucht habe. Und das ist ein Bewertungsschritt und das ist ein Verfahren, was man sich im Unternehmen angucken muss, wo man mit Leuten reden muss, was man bewerten muss und wo man dann eine Entscheidung treffen muss. Aber es ist nicht so, dass man lapidar sagt, oh cool, die Software hätte ich jetzt gerne, ja passt jetzt zu den Compliance, komm, ich schreibe es eben rein und weiter geht's. Sondern die Compliance stehen oben drüber, der Rest ordnet sich unter.
Genau so ist es. Ja, wie du gerade gesagt hast, die Innovation, die beeinflusst natürlich auch ein Stück weit die Compliance, aber andersherum die Compliance natürlich auch meine Innovationsfähigkeit oder meinen Innovationswillen.
Ja, also ich glaube, wenn wir bei Innovation sind und sind bei Compliance, alle die, die vor einem Jahr oder vor zwei Jahren sich ihre Compliance-Richtlinien gegeben haben und sich aufgestellt haben, die haben garantiert das Thema KI noch nicht mit dran. KI ist so ein Running Gag, das ist inzwischen in jedem Unternehmen mehr oder weniger drin, mehr oder weniger gut implementiert. Der eine hat es, der andere nicht, ist aber so ein Running Gag aktuell. Und das sind schon so Sachen, wenn ich mich jetzt als Unternehmen dazu entscheide, dass ich sage, ich möchte einen LLM von JetGPT oder ich möchte Copilot, bleib bei Microsoft, bist du in der Microsoft-Welle? Lass mich jetzt Copilot einführen, dann ist das schon was, was ich in Ruhe abwägen muss. Will ich, will ich nicht.
Darf ich, darf ich nicht. Den DSB mal fragen, die IT fragen, dass das alles nicht aufgeht. Chef fragen für Lizenzkosten. Und wenn das rund ist, dann ist das schon ein Punkt, wo ich sagen kann, alles klar, wir haben uns entschieden, wir springen auf den Zug, wir gehen diesen Weg mit, wir möchten das aus den und den Gründen. Und dann kann ich auch schon mal die Compliance anpacken, weil ich einfach sage, das war halt was, das war halt vor zwei Jahren noch nicht so auf dem Schirm, als dass ich es hätte berücksichtigen können. Auch das ist Innovation, sich einzugestehen und zu sagen, jetzt müssen wir an der Stelle dann doch mal die Richtlinie anpassen. Das wäre jetzt für mich so ein Beispiel, wo ich begründet mal eine Richtlinie rangehe.
Ja, KI ist da halt wirklich das Paradebeispiel.
Passt halt im Moment so gut für alles, gelle?
Definitiv. Ja, ich meine, man muss ja einfach so sehen, KI ist nach dem Internet glaube ich schon so der größte Sprung, den wir in der IT einfach haben. Das ist ein Riesenpunkt. Und wenn man dann einfach mal schaut, wie KI auch Branchen entlasten kann oder Unternehmen an sich. Ich meine, ob es jetzt im Marketingbereich ist, ob ich jetzt ganz normale, keine Ahnung. Es gibt ja tausend Möglichkeiten, auch die KI einzusetzen. Ob sie mir meine Daten aufbereitet, ob sie mir meine Tagungsliste irgendwie schreibt, wie der Tag dann abzulaufen hat, meine Vorträge nochmal Korrektur liest, was weiß ich. Es gibt tausend Möglichkeiten, die einzusetzen. Und wenn das vernünftig mit meiner Compliance auch übereinstimmt, das ist ein Riesenwerkzeug. Und ja, also da glaube ich, haben wir schon einen Riesensprung gemacht. Aber es ist halt wichtig, dass man das auch wirklich alles mit allen Systemen wieder berücksichtigt. Und wenn zum Beispiel eine Compliance sagt, ich darf keine Daten nach außen tragen, dann muss ich mich für ein richtiges KI-System entscheiden. Ich kann dann nicht einfach sagen, hier bitte, wie du
es beim, ich glaube beim letzten oder vorletzten Mal hast du es gesagt. Ich kann da nicht einfach sagen, hier lies mal meinen Text dagegen und da sind meine Unternehmenszahlen drin. Bearbeite mir die mal oder keine Ahnung. Ich glaube VW war es, wo dann jemand den Quelltext von der Programmierung da reingejagt hat und plötzlich war der Kram öffentlich. Ja, das ist natürlich blöd, sollte man darauf achten. Aber genau das sollte halt eben da auch festgeschrieben sein. Genau. So, okay. Dann, ja, was gibt es da noch zu sagen? Implementierung ist natürlich auch ein Punkt. Man muss halt gucken, wie weit man sowas wirklich festschreibt. Es gibt einen Teil, der in die Compliance mit rein kann. Das hatten wir letztes Mal auch so grob. Wenn du ein Unternehmen zum Beispiel dazu nimmst, also du kaufst dir jetzt als Konzern ein Unternehmen dazu, wäre halt die Frage, wie implementiert man das System in ein anderes? Also so im Groben kann man das machen. Andersrum gehört sowas aber natürlich auch in eine technische Dokumentation. Das muss nicht alles in Compliance rein.
Was ich bei Innovationen noch wichtig finde, ist, das wird manchmal vernachlässigt, ist der Faktor Mensch. Ich hatte es eben schon angeschnitten mit Mitarbeitern. Du kannst auch bei Innovationen, gibt es, ich sage es mal vorsichtig, die IT oder inneren Innovationen und die Innovationen, die nach außen zu den Mitarbeitern getragen werden. Wenn die IT-Administration sagt, wir haben jetzt als Innovation neue Software, neue Hardware, dann ist das was, was die IT betrifft, was ziemlich nerdig ist und einen gewissen kleinen Kreis betrifft. Wenn ich aber jetzt eben sage, ich sage jetzt mal, nur mal um ein Beispiel zu nennen, ich sage jetzt als Innovation, wir steigen von Microsoft 365 auf ein LibreOffice um, also auf ein OpenOffice. Einfach mal so, also nur mal, dass wir ein Beispiel haben. Dann betrifft das ja ganz, ganz viele Mitarbeiter im Unternehmen und das hat einen ganz, ganz harten Impact ins Unternehmen. Und da finde ich, dass bei solchen Innovationen es ganz wichtig ist, dass die
Mitarbeiter, dass sowas strukturiert gemacht wird, die Mitarbeiter entsprechend abgeholt, mitgenommen und auch geschult werden. Dass die nicht morgens ihren Rechner hochfahren und plötzlich gibt es Word nicht mehr und dafür gibt es jetzt, keine Ahnung wie es bei Libre heißt, Writer oder whatever was und es gibt eine Rundmail, wo es heißt, wir haben jetzt umgestellt. Viel Spaß. Sondern das, wo ich sage, ist bei Innovation ist auch immer der Faktor Mensch mit dabei und da würde ich unterscheiden noch oder da unterscheide ich persönlich immer noch so zwischen, betrifft es nur einen gewissen Kreis, also ist es ein IT-Thema für eine IT-Abteilung oder ist es ein Thema, was alle Mitarbeiter betrifft oder eben nur der Außendienst, weil irgendeine neue App jetzt installiert und gekauft worden ist, jeder Außendienst. Also bei all diesen Dingen, wenn sowas kommt mit neuen Systemen, wenn Innovationssprünge da sind, dann muss man die Mitarbeiter entsprechend abholen, schulen und mitnehmen bei solchen Dingen. Das finde ich ganz wichtig.
Genau. Ja, deswegen, also das ist auch das, was ich meinte. Man muss halt sehen, wo es dann nachher letztendlich auch wirklich hingehört und man muss halt gucken, wie allgemein das gehalten wird oder worauf das spezifisch ist. Ob es dann eben wirklich das System ist oder der Personenkreis, das unterscheidet ja schon mal ganz klar, wohin das Ganze gehört. Genau. Michael, zweiter Punkt, den wir heute besprechen wollten, ist das Lizenzmanagement.
Ja, Lizenzmanagement ist ein cooles Thema. Ich kann mich noch an die 386er-Zeiten erinnern, da bezahlte das Lizenzmanagement bei Monkey Island auch so zwei Scheiben, die ich gedreht habe, die hatte ich mir über einen Kopierer gelegt und wenn du den Totenkopf mit einer Figur drunter hast, kam eine Zahlenkombination raus, dann konntest du Spiel starten. Das waren noch Kopierschützer und Lizenzmanagement an und an. Heutzutage sieht es, glaube ich, ein bisschen anders aus. Du hast ja, wenn du Software kaufst, hast du die Software in der Regel lizenziert und du musst die Lizenz in irgendeiner Art und Weise managen, sonst verlierst du die Kontrolle.
Ja, Lizenzmanagement ist ein Riesenthema. Es wird auch immer schwieriger, muss man leider sagen. Das hat verschiedene Gründe. Nehmen wir mal Microsoft. Microsoft hat es damals so gemacht, du hast dir ein Windows gekauft und dieses Windows kam in einer Box. CD-Hülle. Ja, oder es gab ja, ich sage mal, noch die ganz alten Windows 95, das war halt so eine richtige Box. Auf Disketten.
Ja, das war 3.11. Das war 3.11. 3.11 war auf Disketten und da hattest du irgendwo so ein Windows-Key und bei der gecrackten Version haben wir gesagt, um Gottes Willen, damit darfst du nicht online gehen, beziehungsweise nicht auf die Microsoft-Webseite oder irgend so ein Kram, dann wird der Key ausgelesen. Ja, ich hatte immer nur lizenzierte Software im Einsatz. Michael, du erzählst gerade auch von der völlig falschen Seite. Ja, ich merke gerade, dass Lizenzmanagement auch dein Thema ist als IT-Durchschnittler. Ich habe nur dummes Gespätz dazu.
Ja, aber es ist wirklich, also damals gab es halt diese Boxen. Das war wirklich so eine Plastik-Hardbox. Da drin war dann eben nochmal eine CD-Hülle mit der Windows-Version, dann gab es dazu noch ein Lizenzschreiben, ein Handbuch und was dabei einfach interessant ist, hattest du diese Sachen nicht mehr vorliegen, nur noch
die Lizenz alleine, nur das Lizenzschreiben, aber die Kiste fehlte oder die CD oder sonst irgendwas, du brauchtest es ja nicht mehr, war deine Lizenz ungültig. Das Lizenzschreiben alleine reicht nicht. Microsoft hat gesagt, nur im Originalauslieferungszustand ist deine Lizenz gültig. Das heißt, alles, was dazu gehörte, zu dieser Box. Das ist schon krass.
Also Box, CD und Schreiben definierte quasi … Und Handbuch, ganz wichtig.
Kein Witz, das musste dabei sein, sonst war deine Lizenz ungültig. Das ist auch heute noch so. Allerdings gibt es das natürlich nicht mehr in diesen großen Boxen. Das ist ja zum Glück schon mal vorbei. Gut. Aber es ist halt so, Microsoft sagt ganz klar, wenn du so eine Lizenz hast … Also ich sage mal, es gibt so spezielle Punkte. Software Assurance, wenn man jetzt eine Lizenz kauft. Ich sage mal, einen Windows Server hast du irgendwann mal gekauft 2006, Windows Server 2006, nicht 2008. So, den hast du dir gekauft. Der kam auch in der
Box, Handbuch und so weiter und so fort. Du hast es gekauft mit Software Assurance. Das heißt, du hast die Lizenz, die hast du vollwertig erworben. Und um auf neue Versionen zu kommen, kaufst du nur noch Update. Das würde bedeuten, du bezahlst keine vollwertige Lizenz, sondern nur dieses Upgrade-Recht jedes Mal. Und das führt dazu, dass du deine Originalvariante auch haben musst. Solltest du also jetzt seit 20 Jahren deine Software Assurance kaufen und hast diese Box nicht mehr, ist jede Lizenz, die darauf folgt, nichtig. Wenn Microsoft wirklich zu einem Audit kommen würde, wäre das ein Softwareverstoß.
Ja, aber hier jetzt mal ganz im Ernst. Ich kann mich an diese Box … Ich kann mich daran erinnern, dass wir vor ein paar Jahren mal ein Unternehmen ausgemistet haben, wo wir kistenweise solche Lizenzdinger von Microsoft, das Windows und das war in so CD-Hüllen stellenweise noch original verpackt. Die sind der Wiederverwertung zugeführt worden, um es vorsichtig auszudrücken, weil man genau gewusst hat, das braucht ja kein Mensch mehr. Machen auch fast alle.
Aber es kommt ja nur auf die Software Assurance.
Das trifft ja nur dann zu, wenn du ein Upgrade gekauft hast und ab der Basis-Version immer Upgrades machst.
Wenn du eine vollwertige Lizenz kaufst, dann ist es alles hinfällig, dann immer ab da.
Aber das ist auf jeden Fall schon, wenn man das nicht weiß … Das sind wie inkrementelle Updates. Du musst irgendwann mal einen Safe-Point setzen, dass da wieder Start ist, damit die Inkremente mal alle zusammengeführt werden, damit du wieder vernünftig arbeiten kannst.
Sehr gutes Beispiel, trifft es ganz genau.
Genau so ist es auch.
Also das Lizenzmanagement ist wirklich spannend. Nehmen wir mal an, was ich da auch sehr spannend finde. Bei Microsoft 365 ist auch ein gutes Beispiel dafür. Da ist es ja so, es gibt unterschiedliche Lizenzvarianten. Die Business-Varianten gibt es. Also Basic, Standard und Premium gibt es ja da. Und dann gibt es darüber noch weitere Lizenzen. Das sind zum Beispiel die E1, E3 und E5. Die haben natürlich alle einen gewissen unterschiedlichen Leistungsumfang. Und da ist es auch so, bei Microsoft kannst du ja je Benutzerlizenzen buchen, also
im 365-Bereich. Und wenn du das tust, du würdest jetzt all deinen Benutzern die E3-Lizenz kaufen, würdest sie einrichten, aber ein Benutzer soll mehr Rechte haben. So, der kriegt die E5-Variante. Dann werden im gesamten Tenant Features verfügbar und die kannst du dann für jeden Nutzer nutzen. Microsoft unterbindet das nicht, dass die Nutzer darunter diese Lizenzen auch nutzen. Aber wirst du dann auditiert und die können diese Funktion nutzen und es reicht die reine Möglichkeit, dann wirst du dafür auch bestraft, weil alle müssen hoch auf die E5.
Aber Microsoft schafft doch die Möglichkeit selbst, oder? Das hast du ja gerade erklärt. Ja, aber wenn Microsoft auch die Möglichkeit selbst macht, dann kann doch Microsoft in einer Prüfsituation dir da keinen Black-Peter für geben.
Doch, steht in den Lizenzbestimmungen. Die müsste man dann lesen, die kommen aber jeden Monat neu raus. Und letztes Mal war ich im Gespräch mit jemandem und der hat gesagt, was schätzt du denn, wie viel Papier das ist, wenn die Lizenzbestimmungen, die monatlich rauskommen, wenn die ausgedruckt werden. Was schätzt du so? Ja, das druckt kein Mensch aus.
Das werden 40, 50 Seiten sein.
Viel mehr.
Es sind 4,8 Kilo.
Das ist kein Witz.
Wir rechnen nicht mehr in Seiten, wir rechnen in Kilogramm.
Ja, da an der Stelle lohnt es sich einfach nicht mehr. Also es ist viel, viel mehr. Also das Lizenzmanagement ist wirklich schon extrem umfangreich geworden, was das angeht. Und was schätzt du, wie viele Produkte Microsoft so hat? Also wie viele unterschiedliche Lizenzen man bei dem buchen kann?
Es gibt Windows, es gibt Office, es gibt Publisher, es gibt noch ein paar andere Dinge. Und du kannst bei Microsoft 365, hätte ich jetzt getippt, drei, sechs, jetzt gebe ich noch ein bisschen Angst dazu, neun unterschiedliche Lizenzen, kannst du bei 365 buchen.
Ja, da musst du ja noch sehen, monatlich, jährlich, alle Add-ons, mal mit Teams, mal ohne.
Kannst du mit und ohne Teams buchen? Also heute lerne ich mit dazu. Also ich kenne, dass es mit Teams für fünf Euro losgeht, hast den Standard für zwölf und hast das Pro für 16 oder irgend sowas. Und das Ganze kannst du noch mal in die E-Pläne versetzen mit einem gewissen Dollarbetrag und dann bist du durch.
Ja, also Teams ist ja schon mal ein Thema. Aus Datenschutzgründen wurde Teams ja entfernt aus dem normalen M365-Paket, also aus den Business-Tarifen. Weil die EU gerufen hat hier, nee, das darf da nicht mit rein, weil wir nicht garantieren können, dass die Daten bei uns liegen. Dann hat Microsoft das entfernt, das Paket entsprechend um zwei Euro
günstiger gemacht. Und jetzt kann man es aber nachbuchen für fünf Euro, tatsächlich. Also man kann es ja dann wieder dazu buchen. Aber die Tenants, die das schon mal jemals mit Microsoft Teams hatten, die kriegen es auch weiterhin. Also es betrifft wirklich nur Neuabschlüsse. Aber das sind ja schon unterschiedliche Lizenzen. Was schätzt du? Nur so ganz grob.
20. Okay, 950.000. Was 950.000?
Unterschiedliche Lizenzen kannst du buchen. Der Lizenzkatalog beträgt 950.000 Zeilen.
Ja, du musst ja irgendwie auf viereinhalb Kilo oder fünf Kilo Datenschutzrechnung. Also das sind nicht nur die M365-Produkte.
Also die 4,8 Kilo, das war nur rein M365. Und das Geile ist dabei auch, wenn du heute eine Lizenz kaufst, dann gelten ja die Lizenzbestimmungen von heute, also aus diesem Monat. Nächsten Monat buchst du eine neue Lizenz, dann gilt für die Lizenz aber die Lizenzbestimmung aus dem nächsten Monat. Das heißt, deine Lizenzbestimmungen gelten auch nur je Lizenz. Es ist nicht so, dass wenn du dir eine neue kaufst, dass alle hochgezogen werden, sondern du müsstest die aus jedem Monat haben. Also ich wollte damit nur mal die Komplexität des Themas darstellen.
Ich wollte gerade sagen, bevor wir jetzt die Sau durchs Dorf treiben, bei Microsoft 65 verwaltest du doch die Microsoft-65-Lizenzen im Microsoft-365-Tenant. In dem Tenant weißt du, jede Lizenz, oder kannst du jede Lizenz einem User zuweisen.
Du kannst ihm auch mehr als eine zuweisen.
Ja, genau. Wenn du irgendwelche Add-ons hast, kannst du ihm zuweisen. Du kannst ihm jetzt keine Pro und keine Standardversion zuweisen, sondern du hast eine Basisversion, die du zuweist, plus Add-ons, oder?
Du kannst ihm auch eine Standard- und eine Premium zuweisen. Macht zwar gar keinen Sinn, aber geht.
Ist egal, Microsoft wird verdient dran. Also deswegen wird es wahrscheinlich funktionieren. Das wird funktionieren. Somit hast du aber doch das Lizenzmanagement, worum es hier geht bei Microsoft 365, transparent in deinem Tenant drin.
Ja, kann ich nicht genau. Ich will jetzt nichts Falsches dazu sagen. Nein, eigentlich ist es gar nicht so transparent, wie man meint. Es ist sehr einfach. Wenn du dir das grafisch alles anguckst, ja, es scheint alles schlüssig. Das Problem ist einfach, dass es da sehr viele Fallstricke drin gibt. Und wie gesagt, alleine schon dadurch, dass du eine Lizenz buchen kannst, eine einzelne für einen Benutzer, was Microsoft ja auch voll so zulässt, aktivierst du tenantweite Services und dann musst du sie für jeden lizenzieren. Machst du das nicht, wirst du dafür bestraft. Klar, Microsoft wird bei 20 Lizenzen nicht auf dich zukommen, aber sollten sie es tun, kommt natürlich eine Strafe dazu.
Okay. Und bleiben wir bei Microsoft. Gehen wir ins Lizenzmanagement rein. Ich glaube, jetzt wird es für mich interessant. Nehmen wir mal, dass wir mal ein bisschen Basics reinkriegen. Nehmen wir ein Unternehmen, 10 Notebooks. Dann habe ich doch auf dem Notebook 10 Windows-Lizenzen drauf. Und diese Lizenz-Keys verwalte ich die auch inzwischen über den 365-Tenant. Also sind die auch im Tenant drin, wenn ich in der 365-Bedrohung bin. Jetzt wird doch Lizenzmanagement drin.
Moment, das ist aber abhängig davon, wie du die Systeme kaufst. Wenn diese Windows-11-Variante, nehmen wir mal jetzt 11, weil 10 Jahr ausläuft nächstes Jahr. Du hast jetzt ein Windows-11 als Retail-Key. Der klebt unten drunter, dann gehört der dir. Jetzt ist es aber so, du könntest dir auch Geräte mit Home kaufen, weil du keine Domain-Services nutzt. Darfst du schon mal nicht, du bist ein Unternehmen. Im besten Fall würdest du
sie dann in der Free-DOS-Variante kaufen, also das heißt, gar keine Lizenz dabei und kaufst dir dann oder buchst eine entsprechende Microsoft-365-Lizenz, wo eben das Windows schon mit drin ist. Also die Möglichkeit gibt es auch. Dann kriegst du ein Windows-11-Enterprise. Aber mit den Retail-Versionen, die normalen, bist du auf jeden Fall safe. Und dann ist der Aufkleber auf deinem Gerät und das ist ja auch in deinem BIOS integriert, der Lizenz-Schlüssel.
Genau, aber das ist doch das, was sich der IT-Admin abschreibt, damit er entsprechend die Lizenzen so managen kann, dass wenn der Laptop stirbt, der muss neu aufgesetzt werden etc. pp., dass man die Lizenz an einer zentralen Stelle so aufgehoben hat, dass ich sie verfügbar habe, oder? Moment, ist die Frage, wie stirbt er, woran stirbt er? Also das ist der Unterschied. Laptop über die Tischkante gezogen, knetter kaputt. Ich kaufe mir einen Free-DOS-Neurechner und installiere mit dem Lizenz-Key auf gar keinen Fall. Schüttel doch nicht schon wieder den Kopf. Das ist einfach nicht erlaubt. Heute ist ein furioser Podcast und heute sehen wir uns und ich sehe dich gerade Kopf schütteln.
Ist tatsächlich nicht erlaubt. Diese Lizenzen, die sind an die Hardware gebunden. Deswegen sind sie auch im BIOS integriert. Du darfst sie nicht übernehmen. Wobei man muss auch heute sagen, in 95% der Fälle steht der Key ja nicht mehr am Gerät. Da ist ja nur noch ein Label drauf, Windows 11 Pro, das war's. Und dann ist es nur noch im BIOS drin.
Lies den Key aus. Darfst du aber nicht. Also du gehst in die Windows-Einstellung, da steht hier Windows-Schlüssel, da nimmst du dir... Also ich rede jetzt mal aus der Praxis von einem Unternehmen, was ich kenne. Das ist aber nicht die QS Code. Nein, nein, nein. Wir reden von einem fiktiven Unternehmen. Das würde sich die Lizenz-Keys auslesen und würde sich die in einem Passwort-Manager seiner Wahl oder ihrer Wahl einfach so abspeichern, dass man die Lizenzen an der Stelle safe hat für den Fall, dass man den Key verliert oder sich die Lizenz oder das System neu aufsetzen muss und man dann am Schlüssel gefragt wird etc. pp?
Nein, das ist nicht erlaubt. Dieser Key ist tatsächlich, also da ist Microsoft mittlerweile auf der gleichen Schiene angekommen, wie Apple es macht. Der Key ist halt wirklich an die Hardware gebunden und wenn man eine Lizenz haben möchte, die eben wirklich übertragbar ist, dann geht man in den Enterprise-Bereich und nutzt dann eben das. Dann kauft man die Geräte nur noch in der Free-DOS-Variante und nimmt dann eben M365-Lizenzen oder kauft sich eine Retail.
Aber wenn die Lizenz stirbt, heute wird es echt technisch, wenn die Lizenz stirbt, weil, sagen wir mal, die Festplatte über den Jordan gegangen ist oder ich den Rechner neu aufsetzen muss. Festplatte neu ist ein cooles Beispiel, weil dann habe ich ja nicht irgendwo noch das Backup, das er wieder herstellen kann, sondern ich baue eine neue Festplatte in das System ein, ich ziehe das System hoch, lade mir von der Microsoft-Seite Windows 11 neu runter, nehme das los, das macht Plonk und sagt, bitte geben Sie Ihren Key ein. Dann kann ich doch den Key eingeben. Fragt das ja gar nicht ab.
Der Key wird aus dem BIOS ausgelesen. Sobald zwei Faktoren im Gerät sich ändern, ist es vorbei. Also das heißt, sollte jetzt meine Festplatte...
Zeitgleich oder nacheinander?
Nacheinander ist egal.
Das heißt, wenn die Festplatte kaputt ist, darf mir nie der REM-Riegel sterben, weil dann war es das.
Ja. Gut, aber in den meisten Fällen muss man auch dazu sagen, das passiert nicht. Es ist ja schon so. Aber am Ende des Tages ja. Also sobald zwei Faktoren sich ändern, ist die Lizenz quasi ungültig, weil ab da gilt das Gerät als neue Konfiguration und als neues System.
Ich fahre gerade sanft über mein MacBook und freue mich, dass ich was haben muss.
Aber ganz ehrlich, dieses Lizenzthema, also gerade was den Windows-Bereich angeht, ist es ja wenig kompliziert, muss man sagen. Das hat einfach damit zu tun, ich meine, wenn man jetzt Systeme kauft, die Lizenzen, die bei den Geräten dabei sind, sind schon entsprechend so günstig, dass es sich gar nicht lohnt, darüber nachzudenken, irgendwie eine Lizenz dann zu übernehmen. Natürlich, FreeDOS ist günstiger, aber auf diese 50 Euro sollte man dann am Ende des Tages nicht gucken.
Ja, und auch ganz kurz, dass wir das Thema nur mal angeschnitten haben, dass du ganz kurz darauf reagieren kannst. Die Lizenzen, die ich beim Lizenzguru oder bei der Lizenzfee oder wie auch immer die Dinger heißen, wo ich ein Windows- oder Microsoft Office 2024 Lokalinstallation für 1385 einen Schlüssel kaufen kann, sind genauso viel wert, wie das, was wir eben besprochen haben, nämlich genau null und nichtig.
Ne, stimmt gar nicht ganz. Oh, jetzt, ja. Also grundsätzlich ist es nicht so, dass diese Lizenzen nichts werte sind. Der Wiederverkauf von Lizenzen ist erlaubt.
Der Wiederverkauf?
Genau, das sind ja gebrauchte Lizenzen, die du bei Lizenzguru zum Beispiel kaufst. Das ist ja grundsätzlich nicht verboten und du darfst sie auch vertreiben oder ankaufen. Was aber wichtig ist als Käufer, ist, dass du dann den ursprünglichen Kaufnachweis erbringen musst, wenn Microsoft diesen fordert. Das heißt, du kaufst es bei denen und die müssen dir die Rechnung liefern. Dann könntest du sie weiter verwenden und dann wäre es okay. Wenn du das nicht hast, natürlich, dann hast du
absolut recht, dann ist deine Lizenz nichts wert. Ich sage es aber nur vollständigkeitshalber, weil man ja ganz oft davon ausgeht, ja die Lizenz, die kostet 2,80 Euro oder 14 Euro oder was weiß ich was. Die kann ja nichts sein. Ganz so ist es halt nicht. Also wenn man den Nachweis kriegt, kann man sie auch verwenden und das ist auch Microsoft-seitig dann abgesegnet. Aber in den allermeisten Fällen wird das nicht gemacht. Man kriegt es ja fast nie geliefert.
Ich wollte es gerade sagen, ist dir das in der Praxis schon mal passiert, dass du von einem Software-Lizenzverkäufer der dritten Wahl den Nachweis der Original-Einkauf gekriegt hast, damit du den Nachweis hattest? Michael, ich habe da ja auch noch nie Lizenzen gekauft.
Also woher soll ich das wissen?
Ich glaube auch, ganz im Ernst, also im Firmenkontext, eh ein Showstopper, Microsoft 365 ins Abo rein, kostet halt einen Zehner oder kostet 14 Euro oder was, hast aber Hosted Exchange mit dabei, hast dein E-Mail-Problem gelöst. Also das ist cool, das bezahlt, das ist fair, das ist okay. Du bist immer auf dem aktuellen Stand. Da gibt es glaube ich keine Diskussion, irgendwie solche halbgaren Dinge zu machen. Und wenn wir im privaten Ding drin sind, ich glaube, wenn du so eine Microsoft 365 Family-Lizenz kaufst mit drei, vier Mitgliedern für 60 Euro im Jahr und du teilst es in der Familie und hast
es wahrscheinlich im Black Friday oder im Prime Day irgendwo noch mal reduziert, dass du es für 40 Euro kriegst, kaufst. Da hast du Ruhe. Dann bist du auf der sicheren Seite. Da musst du dich mit irgendwelchen Kramen nicht rumhängen. Ich kann mich erinnern, dass ich bei irgendeinem Dealer mal irgendeine Software geschossen habe. Ich weiß gar nicht, ob es Access oder irgendein Kram war. Das lief nachher vorne nicht, das lief hinten nicht. Es gab Lizenzprobleme und am Ende vom Tag hast du die Kohle im Wind geschossen und hast dich nur mal drei Wochen mit irgendeinem Mist rumgeehrt und hast dich belastet.
Also gerade im unternehmerischen Bereich sollte man auf Nummer sicher gehen. Also da bitte Lizenzen buchen, kaufen in ganz vielen Bereichen, wie du gerade gesagt hast. Die Preise sind für den Funktionsumfang fair. Fair sage ich ganz bewusst. Sie sind nicht günstig, aber sie sind fair. Man muss immer sehen, was man dadurch für einen Mehrwert hat und dann denke ich mir immer, okay, wenn wir jetzt wirklich ein Business Standard nehmen, das sind die, die meistens noch genutzt werden. Lass so eine Lizenz 17 Euro kosten im Monat. Ja, dann hast du aber auch was davon. Du hast halt deine Apps und was weiß ich was da drin. Du hast dein Exchange da drin und so weiter und so fort. Also das kannst du auf
On-Prem, sage ich mal, mit lokal gekauften Lizenzen und so, das kannst du gar nicht abwägen. Von daher, das lohnt sich auf jeden Fall. Und von daher, also da wirklich keine halben Sachen machen, da immer auf Nummer sicher gehen. Der Schaden, den man im Falle eines Audits hätte, der ist um so vieles höher. Man muss mal sagen, wenn du jetzt zum Beispiel ein Audit hättest und du würdest jetzt seit x Jahren 365 oder irgendwelche Microsoft-Lizenzen nutzen. Microsoft guckt auf jeden Fall fünf Jahre zurück und wenn man nicht nachweisen kann, geht Microsoft auch wirklich immer von einem Schaden von fünf Jahren aus. Da kannst du dir ausmalen, wie hoch die Kosten dann wären im Verhältnis zu, ich hätte mir die Lizenzen jetzt gebucht.
Ja, zumal du im Home-Bereich ja dann immer nochmal, wenn du wirklich willst und willst die Kohle nicht ausgeben, dann guck dich halt mal kurz bei den Open-Source-Anbietern an, beziehungsweise wenn du in der Mac-Welt unterwegs bist, die haben mit Bordmitteln, glaube ich, ganz gute Text- und Tabellenkalkulationen, die funktionieren und so. Also es gibt für immer und alles Alternativen, aber wenn du Microsoft nutzen willst, gib die Kohle aus. Aber ich crash das mal. Lass uns mal, wir reden über Lizenzmanagement über Microsoft. Lass uns mal, was ist denn sonst noch so Lizenzmanagement-technisch unterwegs? Wie verwaltet ihr Lizenzen? Wie werden Kunden, wie machen Kunden das in der Regel? Führ mich mal durch.
Also das Lizenzmanagement sieht bei uns immer so aus, wir haben in der technischen Dokumentation natürlich Lizenzen hinterlegt. Ach doch. Ja, Moment. Also es ist immer die Frage, welche. Windows-Lizenzen, die normalen Kleinstsysteme, die haben wir nicht hinterlegt. Wir hinterlegen bei uns Server-Lizenzen, wir hinterlegen sonstige Software, die wirklich lizenziert werden muss. Die Lizenzen haben wir schon bei uns liegen, aber auch rein dokumentiert. Es gibt für den Kunden, wenn wir ihm eine Software einrichten, beziehungsweise wir starten eigentlich immer dann, wenn es ein Server zum Beispiel gibt oder irgendeine Umgebung, wo eben Lizenzen auch hinterlegt sind, dann gibt
es einen Ordner. Dieser Ordner wird ausgehändigt, da sind die Lizenzen enthalten. Weil die Lizenz schreiben musst du ja nachher vorweisen, wenn es wirklich zum Audit kommt. Und wir können uns hier jetzt auch nicht 8000 Ordner ins Haus stellen. Aber die handeln oder die händigen wir aus und da sind halt die gleichen Lizenzen, die wir für uns dokumentiert haben, sind dort enthalten, aber im Original. Bei uns geht es ja einfach nur darum, dass wir im Fall der Fälle auch schnell installieren könnten und dann nicht einen Ordner wälzen müssen, sondern dass wir dann eben sofort lizenzieren können.
Was ist das Lizenzschreiben? Das ist halt die Frage, wie du es kaufst. Genau, ich gehe immer, boah, nimm mal Adobe, nimm mal irgendwas, nimm mal irgendeine Software, nimm mal Software X. Die kaufst du ja nicht mehr als CD mit einer Rechnung, die wieder in der Post geschickt wird, sondern die kaufst du zum Download. Und dann kriegst du irgendwann eine E-Mail und da steht da drin, ihr Lizenz-Key ist
4638495. Die behältst du? Die Mail behältst du. Das ist in dem Fall das Lizenzschreiben? Das ist der Kaufnachweis, also der Kaufnachweis oder die Rechnung mit der Lizenznummer ist im Prinzip das Schreiben, wovon du sprichst. Das ist der Nachweis, dass du Geld für diesen Lizenzcode ausgegeben hast, um es mal so blöd auszudrücken, und oben mit deiner Firmenname oder mit deiner Firmenadresse drin, dass du auch wirklich die Kohle ausgegeben hast.
Genau so ist es. Deine Anschrift muss enthalten sein und darüber hinaus eben dieser entsprechende Lizenzschlüssel, damit das genau zugeordnet werden kann, inklusive Datum natürlich. Aber da ist die Rechnung in den meisten Fällen schon genau das richtige Schreiben.
Okay, super. Nur, dass wir da einmal klar sind, weil ich wüsste jetzt nicht, dass ich jemals schon mal ein Lizenzschreiben gekriegt hätte, sondern das sind immer Rechnungen, quasi E-Mails, wo drin steht, Herzlichen Glückwunsch, vielen Dank für Ihre PayPal-Überweisung. Ihr Lizenz-Key ist. Und dann ist eben nur das, was du gekriegt hast. Das geht natürlich ins Archiv rein, aber mehr gibt es halt nicht. Da kommt mit der Post der drei Tage später irgendein Schreiben.
Genau. Und wenn du zum Beispiel Microsoft Server installierst, da gibt es ja unterschiedliche Lizenzen. Einmal dein Serverbetriebssystem an sich, das ist auch einfach so ein weißer Zettel, da klebt dann so ein bunter Sticker drauf, den rubbelst du ja frei, da ist dann deine Lizenz hinter. Das ist in dem Fall das Lizenzschreiben, das musst du haben. Die Rechnung, also wenn jetzt ein Kunde das über uns kauft, dann gibt es ja eine Rechnung. Das heißt, die beiden in Verbindung gehören zusammen. Andersrum gibt es auch genauso die User-CALs, die Device-CALs, wie auch immer, also die Zugriffslizenzen, die sind halt genauso. Also da würde man sich dieses Schreiben wirklich weglegen und kann dann auf die Rechnungen, die per E-Mail kommen oder die eben so per Post reingekommen sind, die kann man dann dagegenlegen und sagen, hier, das ist mein Nachweis und fertig. Also da kann man auch die Rechnungen bei uns natürlich
nochmal anfordern, wenn es wirklich mal irgendwann zu so einem Audit kommen sollte. Aber die in Kombination weisen für Microsoft quasi nach, dass da alles komplett ist und dass man da safe ist halt. Aber wie gesagt, es ist bei Microsoft in dem Verfahren, wenn es ein Audit gibt, das ist schon knallhart. Da muss auch klar sein. Also wenn die kommen, dann, also ich würde behaupten, in 98 Prozent der Fälle finden die dann auch irgendwas. Also da sollte man wirklich vorsichtig sein, das von Anfang an vernünftig aufbauen. Klar, man kann jetzt immer davon ausgehen, umso kleiner das Unternehmen ist, umso unwahrscheinlicher ist ein Audit. Aber am Ende des Tages, man weiß nicht, wie weit sowas irgendwann mal ausgeweitet wird und ist man nur einmal dran und kriegt dann diese Rechnungen dann seitens Microsoft, dann sollte man vorher mit den richtigen Kosten planen, dann hat man da die Probleme in den E-Mails.
Ist ja wie alles, ist ja wie Steuerprüfung, ist ja wie, wenn die BG vor der Tür steht, etc. pp. Da kannst du ja nicht darauf spekulieren, dass das nicht passiert, sondern du musst das ja eher dich so präparieren, dass es passieren kann, ohne dass dir die Gurgel runtergerissen wird oder ohne, dass du jetzt exorbitante Kosten an der Backe hast. Auch fairerweise, ohne dass du dich lange mit dem Mist herumärgern willst, auf deutsch gesagt. Du willst ja, wie bei allen anderen Prüfungen auch, Steuerprüfung, BG, Rentenversicherung, du hast ja da keinen Nervzug. Die stören ja deinen Arbeitsablauf und die stören dich ja in deinem Tun, das ist
ja ein Impact, den du hast. Den willst du natürlich so schnell wie möglich, so sauber wie möglich wieder von der Backe haben, dass die aus der Tür rausgehen und sagen, vielen Dank, wir sehen uns vielleicht irgendwann mal wieder und du in Rude weiterarbeiten kannst. Du willst ja da hinten gar nicht in irgendwelche Diskussionen rein und liefern sie mir hierfür das Nachweisdokument noch mal hinterher, gucken sie mal, da haben sie noch ein Windows 98, wo haben sie denn da den Key entsprechend gekauft. Du willst den Durcheinander einfach gar nicht haben. Du willst safe sein, die kommen, die gucken sich was an, sind happy, gehen wieder, Feierabend.
Ja, deswegen, also ich habe in letzter Zeit schon so ein paar Sachen gehört. Also es gibt Unternehmen, die sagen, okay, wir gehen das Risiko ein, wir lizenzieren nur korrekt zu 70 Prozent. Alles darüber hinaus lassen wir auf gut Glück laufen, wenn wir mehr als fünf Jahre schaffen, haben wir uns das Geld gespart, wenn sie dann kommen. Ja, weiß ich nicht, ob das der richtige Weg ist. Also ich finde, man kann besser mit den richtigen Kosten kalkulieren, dann weißt du erst mal, wie deine laufenden Kosten sind und musst dir um so was nie einen Kopf machen.
Aber kannst du, wir sind ja unter uns, kannst du, also, nee, ich fange anders an. Mir ist, ohne dass ich es will oder ohne dass ich es bewusst machen würde, ist mir zumindest in den letzten drei Jahren keine spontane Möglichkeit mehr gekommen, wie ich Lizenzkosten an irgendeiner Stelle sparen könnte. Will ich Microsoft 365 benutzen, fragt der Namen Lizenzki. Ich logge mich ein, er sagt, hey, du hast keine Lizenz, Edgebadge, ich muss eine Lizenz buchen. Ich will ein PDF-Bearbeitungsprogramm haben, ich lade mir eine Demo-Version runter, die alles
kann. Nach 14 Tagen sagt der Edgebadge, kommst du nicht weiter, gib ein Key ein, hier kannst du kaufen drücken. Was ich sagen will, also ich zumindest in meinem Software, ich arbeite mit Mac und ein paar Apps installieren und so ein Kram. Mir ist jetzt keine Software unter den Dings gekommen, wo ich an einer Lizenzierung vorbei irgendwelche Features nutzen könnte, sodass ich, früher ist es Raubkopie, glaube ich, weiß gar keiner, wie man das, also ich, ich kenne das nicht mehr. Gibt es die Möglichkeiten noch? Sehr viele sogar.
Oh, wenn nicht, für alle die, die nur zu, okay. Ja, gut, aber man muss halt auch klar sein, also man muss sich klar sein, dass das birgt immer ein Risiko und ich rate davon ganz klar ab, aber ich weiß, dass es möglich ist. Nehmen wir mal an, du hast ein Microsoft 365. Du hast fünf Benutzer. Bist du wieder bei Microsoft, ja? Ja, aber das ist das einfachste Thema, weil da du hast ein Abo-Modell und da kann man sich meist nicht vorstellen, dass das noch möglich ist, aber es ist durchaus möglich. Nehmen wir das mal, dann ist es so, du hast fünf Benutzer, die arbeiten alle mit einer E-Mail-Adresse. Die Info-Ad, die Technik-Ad, die was weiß ich, egal was. So, das heißt, du brauchst nicht für jeden ein einzelnes Postfach. Laut Datenschutz und laut IT-Compliance ist es hoffentlich notwendig, also du brauchst ja namentliche Postfächer, aber rein technisch ist es nicht notwendig. Das heißt, ich lege mir jetzt diesen Benutzer an, nenne ihn Info-Ad, irgendwas und lasse alle fünf Benutzer mit dieser einen Lizenz laufen, weil du darfst deine Lizenz auf fünf Endgeräten installieren. Damit sind aber nicht fünf Rechner
gemeint, sondern eigentlich, du hast deinen Named User, installierst du das auf den Rechner, auf den Tablet, auf zwei Smartphones, meine Wegen, dann hast du schon mal vier Stück weg. So ist es gedacht, aber du könntest es auch anders nutzen. Microsoft sind natürlich alle fünf unterlizenziert, weil es Named User sein müssen. So, Technik oder Info ist kein Named User. Also da wäre es schon möglich. Pass auf, und jetzt, dann gibt es noch eine ganz andere Möglichkeit. Gehen wir mal raus aus der M365-Schiene zum lokalen Server. Du hast einen Windows-Server. Der Windows-Server steht irgendwo in der Ecke, du hast eine Zeiterfassung. Die Zeiterfassung läuft mit einem SQL-Server im Hintergrund. Du musst bei einem SQL-Server alle User lizenzieren, die eine Möglichkeit haben, in die SQL-Datenbank zu schreiben. So, jetzt, was denkst du, wie das funktioniert, wenn du jetzt also Mitarbeiter hast, die gar nicht am Rechner arbeiten, aber die Zeiterfassung nutzen, zum Beispiel ein Terminal an der Wand. Die checken sich nur ein, das Terminal überträgt die Daten in die SQL-Datenbank. Richtig, du musst jeden User entsprechend lizenzieren, jeden einzelnen. So, wenn du das nicht tust, bist du schon wieder lizenztechnisch im Rückstand.
Aber das macht doch keiner, oder? Also das machen doch die wenigen.
So, ich habe es ja nur in den Raum geworfen, ob das gemacht wird oder nicht. Aber laut Lizenzbestimmung ist es notwendig.
Weil so eine SQL-Datenbank möge sich das Unternehmen melden, was nicht mindestens eine SQL-Datenbank im Hintergrund laufen hat.
Ja, Moment, eine kostenpflichtige, das ist wichtig. Nicht die Express, weil die Express ist kostenfrei. Aber alles, was über 10 Gigabyte hinausgeht, also sprich eine richtige SQL-Lizenz wird, die User müssen alle lizenziert werden.
Das heißt, müssen alle Mitarbeiter rein, also nicht alle Mitarbeiter rein in die Lizenz, sondern für alle Mitarbeiter eine Lizenz.
Nein, nicht für alle Mitarbeiter eine Lizenz, für jeden Mitarbeiter eine Lizenz.
Ja, für jeden Mitarbeiter, so genau, das wollte ich damit sagen. Deswegen habe ich gesagt, nicht alle Mitarbeiter in die Lizenz rein, sondern wirklich separat dediziert. Jeder Mitarbeiter bekommt eine Lizenz.
Genauso Office, ein Office-Paket. Du kaufst dir jetzt eins für 2024, du kannst es doch auch auf mehreren Rechnern installieren. So, es gibt viele Möglichkeiten, trotzdem noch Lizenzen einzusparen. Ob das jetzt richtig ist oder falsch, ist mal dahingestellt.
Also ist es falsch, Punkt. Das wollen wir gar nicht, will ich gar nicht bewerten, aber ja, das ist... Aber die Möglichkeit hast du. Ja.
So, oder nimm doch eine Software, da wirst du wahrscheinlich auch welche kennen. Du kaufst eine Lizenz, wie du vorhin gesagt hast, für einen Benutzer. So, dieser Benutzer kann ja auch X-Rechner nutzen. So, du hättest also eine Lizenz in Adobe irgendwas. So, es darf ja immer einer angemeldet sein. Du kaufst dir die Lizenz, gibst mir den Login. So, du arbeitest da drin, meldest dich ab, sagst mir Bescheid. Ich wähle mich ein. Auch verboten.
Okay, da bin ich wieder dabei. Da habe ich wahrscheinlich... Wir hatten das letzte... Nee, wir waren ja jetzt schon bei Innovation, da habe ich gesagt, dass ich super nach vorne und innovativ... Das käme mir nicht in die Bude. Also, wir sind bei mir im Unternehmenskontext. Das ist wieder eine andere Hausnummer, als wenn man über private Sachen schreibt. Aber das funktioniert ja nicht. Murphy sagt, der Mitarbeiter will genau dann arbeiten, wenn der andere auch daran arbeitet. Wenn du zwei Mitarbeiter hast, dann brauchst du zwei Lizenzen, dass du vorwärts gehen kannst, weil sonst geht es in die Hose. Diesen Aufwand, sich regelmäßig ab und an zu melden bei irgendwelchen Systemen und zu
schreien und das zu machen, dass du dem einen sagst, hier bist du drinnen, geh mal raus. Das ist ja wie bei ERP-Systemen, da gibt es so Floating-Lizenzen. Da ist es legal, dass du so etwas machst, weil die Lizenzen floatend sind, sondern die sind halt einfach fünf Lizenzen. Es können fünf User rein, egal welche. Was ich da manchmal bei Unternehmen sehe, dass da über den Flur... Jetzt sind schon fünf User im Dings drin. Wer ist denn drin? Ach, hier, der Günder, der hängt schon seit drei Stunden im System drin. Den rufe ich jetzt mal anders raus, damit ich reingehe. Das ist nicht mein Anspruch von innovativen Unternehmentum und Geld verdienen durch Arbeiten.
Du siehst es oft genug. Okay, Floating-Lizenzen, aber das geht ja im normalen Bereich auch so, also ohne, dass es wirklich dieses Floating-Lizenzmodell ist. Nehmen wir an, du hast Schichtbetrieb, drei Arbeiten tagsüber, drei Arbeiten nachts. Dann ist es ja nicht erlaubt, diese drei Lizenzen für nachts einfach für die drei anderen zu wählen, sondern die müssen alle Lizenzen haben. Das gibt in den meisten Fällen das Lizenzmodell schon vor.
Ja, aber dafür sollten auch Unternehmen so sensibilisiert sein. Aber jetzt weiß ich, wo deine 70 Prozent herkommen. Mit 70 Prozent Lizenz und 30 Prozent Risiko.
Das machen einige tatsächlich so. Aber wie gesagt, ich funktioniere da auch anders, so wie du halt auch. Ich sage ganz klar, wenn du dir eine Software anschaffst, das musst du quasi in deine Kosten mit einrechnen. Wenn du mit den Kosten dann leben kannst, schaffst du es an. Wenn du es nicht kannst, nutze die Software bitte nicht. Such dir eine Alternative.
Ich bin immer froh, wenn du in der Apple-Welt was im Family hast und du kannst über das Family-Abo nochmal mit den Familienmitgliedern teilen. Dann bin ich schon mal happy, dass das läuft an der Stelle, dass ich darüber mal über mehrere User dran kann an die Sache. Wenn das nicht ist, muss ich halt in den Apfel beißen, muss die Software halt eben x-mal kaufen. Das wurmt mich dann schon immer so ein bisschen. Aber ich weiß ganz genau, wenn ich das nicht mache, dass das crasht an der Stelle. Ich melde mich nicht immer, logge mich nicht immer ein und aus, wenn ich irgendwas arbeiten will. Die Möhre muss rennen. Verstehst du, was ich meine?
Es zwingt dich ja auch keiner, die Software zu nutzen. Du möchtest sie nutzen, weil du Mehrwert dadurch siehst. Dann wirst du leider auch dafür bezahlt. Ja, so ist das. Gut, aber ich glaube, damit haben wir jetzt mal einmal die Wichtigkeit von diesem Lizenzmanagement klargemacht. Da haben wir uns ja jetzt super lange aufgehalten. Aber Lizenzen ist wirklich ein sehr, sehr umfangreiches Thema und sollte man auf keinen Fall unterschätzen.
Wir haben aber die praktische Umsetzung und Best-Practice-Beispiele, glaube ich, haben wir jetzt auch ausreichend schon gegeben.
Genau. Man muss einfach sehen, in größeren Unternehmen gibt es extra Lizenzmanager und die sitzen da nicht zu Unrecht. Also die sitzen da nicht, weil die eben zweimal im Jahr irgendwie sagen, hey, da könnten wir noch eine Lizenz einsparen, sondern die achten auch wirklich darauf, dass es keine Unterlizenzierung gibt. Also es sind beide Richtungen wichtig und völlig zu Recht. Also dadurch, dass die Lizenzmodelle so unterschiedlich sind und so umfangreich dann hinten raus, macht es absolut Sinn, da auch mal dann jemanden zu haben. Wenn man sowas nicht hat und eine gewisse Größe hat, sollte man sich auf jeden Fall extern jemanden dazu holen, um das mal prüfen zu lassen.
Genau, das wäre jetzt das, wo ich gesagt hätte, wo mein Trigger gekommen wäre. Bleiben wir bei der klassischen Zehn-Mann-Firma, 15, vollkommen Bumbe, da so in den Bereich rum rein. Ein paar Rechnerserver, ein paar Lizenzen, vielleicht noch Adobe, vielleicht noch DocuSign, vielleicht noch ein, zwei Cloud-Dienst-Software, also Service-Dienste. Wie immer und wie wir immer predigen, eine Übersicht der eingesetzten Software ist sehr, sehr wichtig. Man muss wissen, welche Software man in Betrieb hat, welche man im
Einsatz hat und dann sollte man sich darüber Gedanken machen, ob man für alle Software-Systeme die entsprechenden Lizenzen auch zur Verfügung hat. Auf die Person runter, so wie wir es gerade beschrieben haben und so wie wir es gerade gemacht haben und wenn man sich an der Stelle unsicher ist, holt man sich einen, der das Ganze mal neutral betrachtet, der mal drüber guckt, der vielleicht nochmal, kann man das automatisiert erfassen? Nein, das ist hinterhändische Arbeit.
Die Lizenzierung leider nicht, weil ich sage mal gerade Kites zum Beispiel, die kommen einfach nur auf dem Papier.
Genau, also ist das wirklich eine Arbeit, wo man sich raussuchen muss, die Software haben wir im Einsatz, die Systeme laufen auf den Workstations der Mitarbeiter, die Software-Systeme sind drauf und dafür sind Lizenzen vorhanden? Ja, nein. Da einfach mal sauber drauf gucken. Genau.
Ja, Michael, ich glaube, damit können wir das Thema schon beenden. Da haben wir jetzt sehr umfangreich was zu gesagt. Ja, vorhin habe ich es ja so Ach und Krach-mäßig angeschnitten, war zwar keine Absicht, aber es ist trotzdem genau so. In 14 Tagen geht es dann um die Sicherheitspraktiken und bis dahin würde ich sagen, ich verabschiede mich. Besten Dank, Michael und wir hören uns beim nächsten Mal.
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