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Der Podcast für mehr IT-Sicherheit
Since 09/2023 72 Episoden

#12 Mitarbeiter Onboarding

Sichere Systeme, reibungslose Prozesse und ein starker Start ins Unternehmen

06.03.2024 31 min

Zusammenfassung & Show Notes

Heute besprechen wir das Onboarding neuer Mitarbeiter. Dieser kritische Prozess ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Teammitglieder und stellt sicher, dass sie von Anfang an effektiv und effizient arbeiten können.

Der Start eines neuen Mitarbeitenden im Unternehmen ist mehr als nur ein organisatorischer Vorgang – er ist ein entscheidender Moment, der den ersten Eindruck prägt und langfristige Auswirkungen auf Zufriedenheit und Bindung haben kann.
Ein effektives Onboarding lebt von klarer Struktur, guter Vorbereitung und der richtigen technischen Ausstattung. Wir zeigen, welche zentrale Rolle die IT dabei spielt: von der rechtzeitigen Bereitstellung standardisierter Hardware über die Festlegung klarer IT-Richtlinien bis hin zur Einführung in Systeme und Prozesse.
Auch der Einsatz von Onboarding-Software trägt dazu bei, Abläufe zu vereinfachen und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen – nicht zuletzt für den IT-Support, der oft die erste Anlaufstelle bei Fragen und Problemen ist. So entsteht ein reibungsloser Einstieg, der neue Mitarbeitende von Anfang an bestmöglich unterstützt.

Takeaways
  • Onboarding ist entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Der erste Arbeitstag prägt den ersten Eindruck.
  • Effektives Onboarding erfordert Planung und Vorbereitung.
  • Standardisierte Hardware erleichtert den Onboarding-Prozess.
  • Ein gutes Onboarding fördert das Vertrauen ins Unternehmen.
  • Die IT spielt eine zentrale Rolle im Onboarding.
  • Ein unstrukturiertes Onboarding kann negative Eindrücke hinterlassen.
  • Die Hardware sollte vor dem ersten Arbeitstag bereitgestellt werden.
  • Unternehmen sollten sich frühzeitig Gedanken über Onboarding machen. Standardisierung in der IT-Ausstattung vereinfacht die Verwaltung.
  • Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend für neue Mitarbeiter.
  • Wichtige IT-Richtlinien müssen klar kommuniziert werden.
  • Onboarding-Software kann den Prozess erheblich verbessern.
  • Die IT muss frühzeitig über neue Mitarbeiter informiert werden.
  • Hardware sollte am ersten Tag einsatzbereit sein.
  • Checklisten helfen, den Überblick zu behalten.
  • Mitarbeiter sollten in die richtige Richtung gelenkt werden.
  • IT-Support hat spezifische Verantwortlichkeiten.
  • Die Dokumentation von IT-Geräten ist wichtig.

Transkript

René
00:00:28
Moin Michel, guten Morgen René, grüß dich. Zum ersten Mal als Podcast dann richtige Folge.
Michael
00:00:37
Yippie, noch ein Podcast, es gibt noch nicht genug oder warum kommen wir jetzt auf das Thema Podcast?
René
00:00:43
Warum Podcast? Ja, ich glaube, es ist relativ einfach. Wir haben ja vorher auch ein anderes Format noch gemacht und ich glaube, dass der Wechsel zum Podcast einfach Sinn macht. Es ist ja so, dass man sonst immer so feste Zeiten immer haben muss, um an einem Event teilzunehmen. Und jetzt halt mit dem Podcast sind unsere Zuhörer dann natürlich sehr, sehr frei und können dann das bei allen möglichen oder in allen möglichen Situationen auch konsumieren, zuhören, beim Autofahren, beim Putzen, bei was weiß ich. Also Möglichkeiten gibt es da genug und ich glaube, dass das ist der richtige Weg. Wir haben sehr viel Input, der glaube ich auch viele interessieren könnte. Ich sage ganz vorsichtig könnte. Ich hoffe auch, dass es so ist. Und ja, dementsprechend macht es da Sinn, das dann auf diese Weise weiter zu verteilen oder bereitzustellen.
Michael
00:01:48
Ich freue mich da jetzt auch richtig drauf. Die LinkedIn-Audios waren ein super Startpilot, um zu gucken, was funktioniert, um einen Interessenten mit dazukriegen. Aber wie du schon gesagt hast, du fokussierst dich halt immer auf einen Tag, auf eine Uhrzeit. Dann ist die Bekanntgabe und das LinkedIn eben auch begrenzt auf die LinkedIn-Bubble. Und ich glaube auch, dass wir mit dem Podcast jetzt so den nächsten richtigen, coolen Schritt gehen, um noch mehr Hörer zu erreichen und die, die bis jetzt den LinkedIn-Audio mitgemacht haben, entsprechend die Möglichkeit zu geben, dann reinzuhören, wann man immer sie das wollen. Wobei man ja auch gleich teasern kann, LinkedIn-Audio wird ja bestehen bleiben. Also wir werden ja weiterhin unsere LinkedIn-Audios machen, aber halt nicht mehr in diesem ausführlichen Format, wie wir sie bisher gemacht haben, sondern wir werden in dem LinkedIn-Audio einfach nur noch mal so die Highlights des Podcasts besprechen und da viel mehr in den Austausch mit den Teilnehmern gehen, sodass wir viel mehr Zeit haben, Fragen zu beantworten, detaillierte Sachen reinzugehen. Und ich freue mich drauf. Ich denke, das wird richtig cool, das wird richtig Spaß machen. Und ja, nächster Schritt, gelle?
René
00:03:08
Ja, ich hoffe auch, dass es allen Spaß machen wird. Also nicht nur uns beiden. Ich finde es sowieso cool, aber ja, ich hoffe auch, dass es für alle anderen dann, ja, dass es einfach Sinn macht, das dann auch so bereitstehen zu haben, es so nutzen zu können.
Michael
00:03:24
Und ja, super. Dann bleibt uns eigentlich nur zu sagen, wir würden uns freuen, wenn ihr uns auch beim Podcast treu bleibt, uns regelmäßig bei LinkedIn-Audios mit Fragen löchert und freut euch auf die Folgen, die kommen.
René
00:03:41
Ja, und ich würde sagen, gar keine großen Umschweife direkt zum Thema Onboarding. Wir haben diesmal das Onboarding aus technischer oder aus IT-Sicht, wie das optimalerweise läuft oder laufen sollte und warum eigentlich und so weiter und so fort.
Michael
00:04:02
Freue ich mich drauf. Ich werde so einen kleinen Klick von der Regulatorenseite drauflegen. Und wenn du von Onboarding sprichst, sprechen wir natürlich von Mitarbeiter-Onboarding in ein Unternehmen. Ja, sorry.
René
00:04:16
Genau. Ja, also da das Onboarding von neuen Mitarbeitern ist ein extrem wichtiger Prozess. Also es ist so, dass wenn wir ein gutes Onboarding haben, schon für Zufriedenheit sorgen können. Also es ist ja auch ein Stück weit Vertrauen ins Unternehmen, was der neue Mitarbeiter, die neue Mitarbeiterin dadurch entwickelt. Und da ist es halt so, dass auch eine Bindung dadurch entsteht. Sollte es ein schlechtes Onboarding sein und jemand fühlt sich nicht abgeholt, klar, dann verabschiedet sich eine Person auch vielleicht mal ganz schnell wieder. Und ja, gerade aus der IT-Sicht ist es halt so, dass wir nicht einfach nur vom, hier, du hast deine Geräte, mach und viel Spaß und du bekommst von uns noch die Zugriffe. Also das ist es halt nicht alleine. Das ist natürlich ein Teil davon, aber dazu gehören halt auch andere Sachen wie zum Beispiel Vermittlung von Richtlinien. Compliance ist da einfach ein Punkt, wie mit bestimmten Geräten umgegangen werden darf oder System oder sollte auch vor allem. Und ja, die Förderung von IT-Strukturen oder Infrastruktur. Also wie kann man damit am besten umgehen, damit man da auch effektiv mitarbeiten kann?
Michael
00:05:39
Ja, ich finde neben dem Vorstellungsgespräch, also du lernst ja als neuer Mitarbeiter das Unternehmen das allererste Mal kennen über die Stellenanzeige. Das gibt dir schon mal so das erste Bild, wie ein Unternehmen tickert. Dann findest du es interessant, bewirbst dich, kommst zum Vorstellungsgespräch, dann ist der Vorstellungsgespräch so der zweite Eindruck vom Unternehmen. Aber bei so einem Vorstellungsgespräch und auch bei der Stellenanzeige, dann versuchen beide Seiten, ich sag's mal, zu glitzern. Also der Bewerber versucht sich von seiner besten Seite zu zeigen und der versucht sich zu verkaufen und das Unternehmen versucht sich sowohl bei der Stellenausschreibung als im Vorstellungsgespräch auch zu glitzern und sich quasi so zu präsentieren, dass der neue Mitarbeiter Interesse hat, beim Unternehmen einzusteigen und den Vertrag zu unterschreiben. Und der erste Arbeitstag ist so das erste Mal, wo so beide reale Welten aufeinander treffen. Also der Mitarbeiter kommt zum Arbeiten und sieht die Firma wirklich, wie sie im Tagesgeschäft arbeitet, wie die Firma wirklich arbeitet. Und da finde ich, ist der erste Arbeitstag so das erste Aushängeschild von einem Unternehmen, wo man halt einfach viele Dinge richtig machen kann, aber auch viele Dinge falsch machen kann. Ja, du hast das ja eben schon gesagt. Wenn ich als neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen reinkomme und ich stehe am Empfang und ich kriege gesagt, ja wer sind Sie denn? Und dann sage ich, mein Name ist Kornmann, ich möchte hier arbeiten. Und ich sage, davon weiß ich ja noch gar nichts. Ich will mal gucken, wer ist denn Ihr Chef? Und ich dann gesagt, tut mir leid, Ihr Chef hat heute Urlaub. Ich will aber mal gucken, ob sich irgendeiner mit Ihnen kümmern kann. Dann ist das schon der erste Eindruck, der nicht so wirklich richtig cool ist. Ist mir übrigens live mal passiert, vor einigen Jahren, wohingegen, wenn der Mitarbeiter sich willkommen fühlt und empfangen hat, hey schön, dass du da bist, vielleicht schon mit Namen begrüßt, hier bist du der, der. Dann ist das schon mal ein erster positiver Eindruck, der das Unternehmen bei dem neuen Mitarbeiter hinterlässt. Und das zieht sich, kommen wir rüber zum Thema, das zieht sich halt gnadenlos durch mit, hat er denn schon einen Arbeitsplatz, kann ich den irgendwo gezielt hinsetzen? Also das kann ich ihm sagen, hier pass auf, das ist dein Büro, das ist dein Schreibtisch etc. pp. Und um dann auf die IT-Kurve zu gehen, pass mal auf, hier ist schon ein Computer für dich vorbereitet. Da liegt schon ein Laptop für dich, da ist schon ein Computer, wir haben deine E-Mail-Adresse schon eingerichtet, deine Telefonnummer ist da, hier haben wir ein paar Vorlagen, die du machen musst. Guck dir das mal an, um 10 Uhr kommt unserer QM-Leiter, kommt unsere IT-Leiter, der zeigt dir noch ganz kurz ein paar Compliance, ein paar Richtlinien und bringt dich in das Unternehmen rein. Und dann hast du als neuer Mitarbeiter eine ganz andere Sicht in das Unternehmen und das Unternehmen präsentiert sich ganz anders, als wenn es so ein unstrukturierter Chaoshaufen ist am ersten Arbeitstag und der Mitarbeiter sich denkt, haben die sich jetzt wirklich auf mich vorbereitet? Das heißt, ist das Onboarding in diesem Unternehmen jetzt, wie wird es denn laufen?
René
00:08:37
Ja, also du hast jetzt ganz viel auf den ersten Arbeitstag angesprochen. Dieses Onboarding, gerade aus IT-Sicht oder sollte generell im Unternehmen so sein, das beginnt ja auch schon viel früher. Das heißt, schon im Vorfeld ist es ja einfach so, dass es muss ja geplant werden, welche Ressourcen brauche ich überhaupt? Also welches Endgerät, welches Software, welche keine Ahnung. Das ist dann nachher Berufsbekleidung und so weiter sein, kommt ja aufs Unternehmen an. All das muss ja erst mal geplant werden und dann kommen ja Dinge dazu, die dann einfach notwendig sind, wie zum Beispiel eben die Einrichtung des Endgeräts, Einrichtung mobiles Endgerät, so ein Smartphone, Tablet, das Postfach, das keine Ahnung. Also da gehören ganz, ganz, ganz viele Dinge einfach dazu, die schon im Voraus gemacht werden müssen, aus meiner Sicht. Also es macht einfach keinen Sinn, am ersten Tag zu sagen, hier setze ich da mal hin, fange mal an, den Kram einzurichten und dann wir sprechen dann mal morgen, übermorgen, so wenn du soweit bist. Das finde ich schon mal kein guter Ansatz.
Michael
00:09:52
Das interne Onboarding eines Mitarbeiters beginnt in einem Unternehmen oder sollte in einem Unternehmen beginnen mit der Unterschrift vom Arbeitsvertrag. In dem Moment kann ich mir ziemlich sicher sein, dass der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag auch kommt. Da gibt es immer noch mal faule Eier, erlebt man leider auch immer wieder, dass unterschrieben wird und es wird dann einfach nicht erschienen. Aber erst mal, wenn ich einen Bewerber habe, der seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, dann kann ich für mich intern, spätestens dann, kann ich für mich intern mit dem Onboarding beginnen. Wo darf er denn sitzen? Welcher Schreibtisch? Welche IT-Struktur braucht er? In welcher Abteilung ist er denn? Also das ist logischerweise, was es ergibt. Und dann habe ich halt einfach, wenn ich einen Außendienstler einstelle, andere Anforderungen an Technik und IT, als wenn ich einen Personaler einstelle oder in Anführungsstrichen einen Mitarbeiter in der Produktion. Und auf diesen Sachen basierend kann ich oder sollte ich frühzeitig loslaufen und eben IT beschaffen, einrichten, konfigurieren, E-Mail-Adressen vergeben. Also genau das, was er braucht. Das bedingt aber auch wieder, dass das Unternehmen weiß, was er machen soll und auch weiß, was da für eine IT dahinter liegt. Ja, also wenn man da in die organisatorische Sache geht, ich meine, du hast das ja von der IT-Sicht noch viel, viel extremer an der Seite. Bei dir kann kein Unternehmen anrufen und kann sagen, ey, pass mal auf, es fängt jetzt ein neuer Mitarbeiter an, schick mal Technik rüber oder beschafft mal. Sondern die müssen ja schon wissen, wo der Mitarbeiter sitzt und auf welcher Abteilung oder auf welcher Position, welche Hardware vorgesehen ist mit welcher Software.
René
00:11:31
Ja, absolut. Also klar, bei uns zum Beispiel ist es vielleicht nicht so ein Riesenthema. Wir müssen ja die Hardware dann nicht noch groß beschaffen. Aber klar, gerade bei unseren Kundenpartnern ist so, die müssen die Hardware ja bestellen. Die müssen ja schon sagen, hier, das werden ihre, seine Aufgaben sein und jetzt entscheidet ihr, was die passende Hardware dazu ist. Weil in der Regel hast du auf der Gegenseite ja jemanden sitzen, der gar nicht so technisch ganz tief drin ist. Das heißt, dass wir dann eben das Thema haben, dass wir ja quasi noch die Hardware auswählen. Damit will ich eigentlich nur sagen, dass der zeitliche Aspekt auf jeden Fall ein Thema ist. Und da muss sich jedes Unternehmen dann frühzeitig darum kümmern, damit man danach nicht Gefahr läuft, dass das so eine Hauruck-Aktion ist, wo man dann wirklich auch den Eindruck kriegt, okay, das war jetzt gerade nicht so geplant. Und das sollte man auf jeden Fall verhindern.
Michael
00:12:36
Aber was mich mal interessiert, wenn du das Nähkästchen da aufmachst, haben Unternehmen oder kennst du viele Unternehmen, die standardisierte Vorgaben an Hardware haben für eine Abteilung bezogen? Also die genau wissen, ich übertreibe jetzt einfach mal, die genau wissen, Geschäftsführer bekommen bei uns Macbook Pros, Mitarbeiter in der Produktion bekommen bei uns ein Android-Tab. Ich weiß, was du meinst. Und der Mitarbeiter im Vertrieb bekommt ein Apple SE-Handy. Also ist das in der Regel standardisiert, dass die sich da vorher Gedanken gemacht haben und die einfach nur sagen, ey, pass auf, Herr Gebart, wir brauchen einen Satz Technik für einen neuen Mitarbeiter in Abteilung XY oder ist es doch wirklich so, dass man nochmal den Kunden nochmal da zurückfragen muss, was hast du jetzt wirklich, was willst du für Verantwortung? Also wie läuft es bei euch in der Praxis ab?
René
00:13:37
Ja, also man muss sagen, viele haben keine standardisierten, also keine Standards dafür. Also gerade in größeren Unternehmen, ja, dann ist man so an der Stelle. Dann ist es wirklich so, ja, okay, hier kommt jetzt, die Person kommt jetzt zusätzlich ins Team, wird die und die Position beziehen und dann, ja, wir brauchen halt Hardware. Und dann ist es da einfach, das haben wir dann schon festgelegt. Aber es gibt durchaus sehr, sehr viele Firmen, die das nicht haben. Und dann, ja, steht man da im Austausch, ne, was macht der denn? Okay, und wird das nur das sein? Und dann, ja, wie es dann halt so ist, gerade in kleinere Unternehmen, wo Personen dann auch abteilungsübergreifend aktiv sind, weil halt die Aufgaben breit gestreut sind, ja, dann wird es mit den Berechtigungen und Richtlinien natürlich nochmal ein Stück schwieriger, komplizierter. Machbar ist das natürlich, aber das beeinträchtigt natürlich auch das Tempo bei, also in dem ganzen Prozess, ne. Das ist absolut so, ja.
Michael
00:14:45
Also ich finde, ich finde es immer gut, wenn man sich im Vorfeld über solche Dinge mal als Unternehmen Gedanken macht, dass man, die Klassiker ist, ich sage es jetzt einfach mal so, dass die Geschäftsleitung in der Regel hochwertigere Endgeräte hat. Im Außendienst merke ich verstärkt in letzter Zeit, ist es cool, wenn du so Kombi-Geräte hast, so Convertibles hast, dass du das Tablet, also das Laptop einfach umklappen kannst, kannst es als Tablet nutzen und kannst eine Stifteingabe machen, wenn du auf der Windows-Basis bleibst, um halt einfach da auch mal schnell was zu präsentieren, schnell was zu zeigen. Das heißt, ich finde es ziemlich gut, wenn sich Firmen Gedanken machen und einen gewissen Standard anlegen, weil das ja dann nachher auch, machen wir mal einen separaten Podcast drüber mit interner IT und Verwaltung von IT, weil du ja darüber ja dann auch die IT-Administration wieder einfach hast. Wenn du alle 14 Tage einen neuen Mitarbeiter einstellst und jeder bekommt ein anderes Laptop, wirst du wahrscheinlich in der IT auch wahnsinnig mit Einrichtung Support. Das geht bei Dockingstation los, das wird bei Netzteilen auch gut, jetzt mit USB-C ist es ein bisschen besser, aber nichtsdestotrotz und es ist schon schön und erstrebenswert, wenn du einen gewissen Standard reinsetzt, ich sage einfach mal Standard-User oder Abteilungsleiter oder Geschäftsleitung und definierst in irgendeiner Art und Weise, was die für Geräte bekommen sollen.
René
00:16:04
Das ist auf jeden Fall so. Es ist nachher gerade, wie du schon sagst, in der Verwaltung macht es das um sehr vieles einfacher, zumal ich ja auch weiß, wenn ich jetzt eine Abteilung habe, sagen wir mal in der Grafik, irgendwie Designer, die kriegen meistens Macbooks oder iMacs oder Mac Pro, wie auch immer, und da weiß man dann nachher, welche Hardware-Ausstattung muss es haben. Das kann ich dann wirklich komplett in der Abteilung ausrollen. Ich weiß halt, dass es funktioniert. Wir halten das mit unseren Kunden auch sehr stark so, dass wir versuchen, einen Standard kundenübergreifend einzuführen. Na klar, jeder hat da so ein bisschen seine eigenen Wünsche, aber wir versuchen das zumindest so anzuhaben, weil wir einfach wissen, okay, wenn ich jetzt das System nehme, das reicht für den, den, den Einsatzzweck und für den eben nicht mehr. Da können wir dann so aus unserer Erfahrung heraus aktiv sein. Aber ja, es ist auf jeden Fall nicht verkehrt, wenn jedes Unternehmen sich das, also das für sich auch irgendwo standardisiert festgeschrieben hat.
Michael
00:17:18
Super, glaube ich, können wir mal einen eigenen Podcast darüber machen. Lass uns rüberschwenken zu den, zu den wirklichen organisatorischen Dingen, die ich machen muss, wenn ein Mitarbeiter im Onboarding Prozess ist, beziehungsweise was mein internes Onboarding ist vom ersten Arbeitstag. Es gibt so ein paar Sachen, die ich machen muss. Und zwar, ich sage jetzt einfach mal, ich werfe jetzt mal so einfach mal plumm in den Raum rein. Er sollte auf jeden Fall eine E-Mail-Adresse angelegt bekommen, die würde er wahrscheinlich brauchen. Und in der Regel hat er eine Durchwahl im Unternehmen, in der Telefonanlage und gegebenenfalls sehr wahrscheinlich heutzutage noch ein mobiles Endgerät. Das sind, glaube ich, so die, diese drei Dinge, die reinkommen, ja. Und da ist die IT gefragt. Also da muss, und das ist das erste Wichtige, was da haben muss, da muss halt die, die Personalabteilung, die Meldung des neuen Mitarbeiters, gerne auch in welche Abteilung er reingehört, damit die IT entsprechend planen kann. Dann muss halt die Meldung von Personalabteilung in die IT-Abteilung kommen, die sich halt entsprechend frühzeitig darum kümmern kann, die halt das dann eben alles anlegen kann.
René
00:18:19
Ja, dem ist wenigstens hinzuzufügen. Das ist auf jeden Fall so. Also das muss halt wirklich alles schon, schon wirklich perfekt bereitstehen. Also und wir zum Beispiel machen es so, wir haben ein richtiges Formular dafür, wo eben genau diese Daten abgefragt werden, also fürs Offboarding oder auch fürs Onboarding.
Michael
00:18:42
Das heißt, es gibt bei euch oder bei euren Kunden, ihr habt so ein Formular, drin steht Mitarbeiter XY fängt an in Abteilung und benötigt folgende Rechte oder irgend so ein Kram und man kreuzt das dann einfach ab und gibt es dann rüber in die IT. So kenne ich es auch, so ist auch gang und gäbe. Das funktioniert mit einem Papier ganz gut. Es gibt verschiedene Varianten. Es gibt die einen, die füllen es mit PDF aus, schicken es per Mail, dann gibt es PDF ausfüllen, auf den Server legen, dann gibt es PDF ausfüllen, ausdrucken, einscannen, wegschicken. Also es gibt die tollsten Dinge, aber am Ende vom Tag geht es darum, Informationen von einer Abteilung in eine andere zu transferieren.
René
00:19:21
Kann ich nur dazu sagen, wir haben ein Ticketformular. Also direkt online ausfüllen, dann kommt das bei uns ins Ticketsystem und wird dann bearbeitet.
Michael
00:19:31
Dann wird der Mitarbeiter als E-Mail-Adresse angelegt, die IT wird beschafft und dann richtet ihr als ITler aber auch schon die Systeme so ein, dass der Mitarbeiter, wenn er den Rechner hochfährt, entsprechend dann direkt sein Willkommensscreen hat oder wie handhabt ihr es in der Regel?
René
00:19:52
Ja, also wir machen es so, dass wir Initialdaten anlegen. Das heißt, da kommt jetzt erstmal ein generisches Kennwort rein. Da ist es dann sofort so, man kann sich anmelden ans System, wird sofort darauf hingewiesen, das Kennwort ändern zu müssen. Ja, dann kommen ja so Sachen wie MFA nochmal dazu, aber das käme dann zusätzlich. Also es gibt am ersten Tag, sollte man es immer so handhaben, nur damit wir es dann auch Vollständigkeit selber haben. Also die neue Person kommt ins Unternehmen und schaut sich erstmal die Endgeräte an und ändert das Kennwort. Im Anschluss gibt es dann auf jeden Fall auch nochmal eine Einführung in die IT. Das heißt, da setzt sich wirklich nochmal jemand hin oder macht es per Meeting. Das ist ja erstmal noch egal, kommt ja immer auf Unternehmensgröße an, aber grundsätzlich bespricht man dann einfach, was ist jetzt noch nötig und da gehört eben die Multifaktor-Authentifizierung dazu. Und dann, ja, ist eigentlich alles soweit eingerichtet. Da wird auch nochmal das System gezeigt. Also wie arbeiten wir mit welchen Daten, wo dürfen die Daten überhaupt abgelegt werden, weil wir zum Beispiel immer empfehlen, Daten gar nicht erst auf dem Endgerät liegen zu lassen, sondern online oder beziehungsweise auf dem Server sofort zu speichern. Und ja, so zieht sich das dann durch. Also das heißt, das geht man einfach einmal alles durch. Zum Beispiel auch, wenn eine Person jetzt die Aufgaben einer eines ehemaligen Mitarbeiters übernimmt. Dann ist es ja auch so, man muss ja erstmal sagen, hier so und so sind deine Kontakte. Das wird man nicht alles am ersten Tag machen, aber so startet man ja schon mal, dass man das einmal vorstellt. Hier, hey, wir haben die und die Partner, mit denen arbeiten wir zusammen in dem und dem Bereich. Und über die nächsten Tage kommt dann immer so, ja, hier bei der Sache melde ich mich, bei der Person und was weiß ich.
Michael
00:21:58
Das ist aber fortlaufend. Aber ich glaube, am ersten Tag hast du so drei Dinge, die du wirklich dran haben musst. Du brauchst die Hardware, die eingerichtet ist. Du brauchst eine Einarbeitung in die IT-Systeme, über einen Einarbeitungsplan, sowas auch immer. Also es muss dich einer an die Hand nehmen. Du darfst nicht alleine gelassen werden mit der IT, sondern es muss erstmal einer kommen, der dir das kurz zeigt. Serverlaufwerke, VPN-Verbindung etc., PP. Das ist ja durchaus hin und wieder mal komplex. Auch Software, wo wahrscheinlich noch zusätzlich mitgearbeitet wird. Und was du halt auch brauchst, ist, du musst ein paar Regeln an die Hand bekommen, inklusive, jetzt kommt der Datenschützer raus, natürlich, wenn ein Unternehmen IT-Geräte ausgibt und IT-Geräte in die Verantwortung eines Mitarbeitern gibt, müssen natürlich Spielregeln festgelegt werden, was mit den Geräten passieren darf, was mit den Geräten passieren nicht darf. Und ich als Unternehmen wüsste gerne, welches Gerät mit welcher Seriennummer ich welchen Mitarbeiter ausgegeben habe, dass ich, wenn es später mal zum Offboarding kommt, ich auch noch weiß, was er für Geräte hat. Also hier ist ganz klar wichtig, dass man den Mitarbeitern an die Hand gibt, Spielregeln für die Benutzung von den Geräten und für sich selbst regulatorisch an die Hand nimmt, dass man die Ausgabe der Geräte vernünftig dokumentiert. Am, um, hat folgende Person folgende Geräte erhalten. Und dann eine Übersicht machen und ab dafür. Zumindest mit den wichtigsten Geräten. Ob man jetzt über letzten USB-Sticks sprechen muss, ist eine andere Diskussion. Aber der Laptop, die mobile Festplatte, der Monitor, vielleicht die hochwertige Maus, das Handy etc. Das sollte man schon erfassen und dann sollte den Mitarbeiter da schon auch für unterschreiben lassen. Das ist auch eine Wertschätzung gegenüber der Technik, die er dann einfach erlernt. Ich glaube, das ist wichtig.
René
00:23:47
Aber ich hoffe, dass USB-Sticks keine Rolle mehr spielen.
Michael
00:23:51
Nein, wir wollen hoffen, dass USB-Sticks irgendwann kein Thema mehr sind.
René
00:23:59
Genau. Dann eine Sache habe ich auf jeden Fall noch und zwar jetzt mal abgesehen von kontinuierlich. Wir zum Beispiel und ich weiß, dass einige Unternehmen auch machen oder viele sind die Onboarding. Also da gibt es richtige Onboarding-Software für. Das heißt, die ist eigentlich dafür da. Ich habe die Möglichkeit, meine Prozesse dort darzustellen. Kann man einmal, also das, was ich vielleicht im persönlichen Gespräch am ersten Tag schon mache, kann ich da noch mal niederschreiben oder niedergeschrieben darstellen. Und darüber hinaus habe ich ja ganz viele Möglichkeiten, was auch Schulungen und sowas angeht. Das heißt, ich kann für den neuen Mitarbeiter kann ich dann einen individuellen Schulungsplan einstellen. Ich kann dort Möglichkeiten anbieten, die auch wirklich auf die Person zugeschnitten sind. Also es ist ja immer unterschiedlich, mit welchen Vorkenntnissen komme ich ins Unternehmen. Was ist eigentlich meine Position? Wie stark IT-gebunden bin ich dabei? Und da sind die Anforderungen an die IT dann unterschiedlich. Und das lässt sich aber über so eine Anwendung oder über so eine Software eben auch darstellen. Und das ist auf jeden Fall eine ganz gute Sache. Also wir haben bei uns zum Beispiel auch ganz viel zu unserem Unternehmen, zu unserem, selbst wenn es die Leitsätze und sowas sind. Ich meine, man erzählt das immer, aber niedergeschrieben hat sowas dann doch schon ein bisschen Gewicht. Also wenn man wirklich darstellen kann, hey, wir sind jetzt nicht hier, was weiß ich, irgendwelche Dosen-Schubser, sondern wir machen hier halt wirklich aus Überzeugung die Sachen so, wie wir sie machen und so. Also das finde ich immer ganz gut, wenn man es darstellt. Und ja, das kann nochmal diesen Onboarding-Prozess deutlich verstärken. Und das läuft halt auch immer weiter.
Michael
00:25:58
Ja, was man auf jeden Fall haben solle, ganz klar ist, das Unternehmen solle ein Flowchart, ein Prozess, eine Checkliste, ein irgendwas haben, um halt einfach das Onboarding strukturiert und korrekt zu machen für jeden Mitarbeiter. Dass ich wirklich durcharbeiten kann und kann sagen, Laptop ist bestellt oder IT ist informiert. Das wäre so der erste Checkpunkt. Laptop ist bestellt, Laptop ist da, Handy ist bestellt, Laptop ist eingerichtet, E-Mail-Adresse ist angelegt. Gerne wie die E-Mail-Adresse angelegt werden soll, dass da schon alles klar ist. Dass man einfach strukturiert vorgeht und halt einfach nichts vergisst, damit halt am Tag 1 für den neuen Mitarbeiter wirklich alles da ist, er das angenehmste Erlebnis in dieser Hinsicht hat und die IT auch da raus ist aus der Nummer und sich nicht im Nachgang mit irgendwas zu beschäftigen. Weil, sind wir mal ganz ehrlich, es ist halt auch einfach ärgerlich, wenn die IT alles vorbereitet und dann hat sie einfach falsche Informationen gekriegt oder keine vollständigen Informationen gekriegt und es kriegt dann am ersten Arbeitstag die IT einen anderen und sagt, hier pass mal auf, der neue Mitarbeiter ist da, musst du mal ganz schnell ändern. Ja, er heißt doch nicht Müller, er heißt Schulz oder irgend sowas Blödes, sage ich jetzt einfach mal. Und da ist es halt einfach schön, wenn ich mit einer vernünftigen Checkliste arbeite, kann das sauber runterdokumentieren und habe für alle Seiten die entsprechende Sicherheit da drin.
René
00:27:15
Ja, was du gerade angesprochen hast, ist gar nicht so selten. Dass dein Name einfach ein ganz anderer ist oder dann doch die Abteilung eine andere ist, das kommt schon häufig vor. Das ist so.
Michael
00:27:27
Und dann ist es halt schön, wenn es irgendwo geschrieben steht und man es nicht auf Zuruf gemacht hat. Ja, das hilft dann. Super. Hast du noch was, was du uns allen auf den Weg mitgeben kannst?
René
00:27:42
Ich glaube, wichtig wäre auch noch nachher mal klarzustellen oder darzustellen, welche Leistungen der IT-Support wirklich übernimmt. Also, wo unterstützt dieser auch? Also, ich finde, das ist immer auch ein wichtiger Punkt. Gerade, wenn Unternehmen Serviceverträge mit ihren, keine Ahnung, mit den Anwendungen oder mit den Herstellern der Anwendung haben, dann ist nicht jede Anfrage an die IT die richtige, sondern manchmal ist es halt auch eben dieser Hersteller. Wir sprechen ja dabei nicht immer nur über eine interne IT. Also, wir sind ja auch externer Dienstleister. Da sollte man vielleicht auch noch einmal aufgezeigt bekommen, wo jetzt welche Anfrage hingeht. Wer ist wofür zuständig?
Michael
00:28:37
Du versuchst uns also gerade durch die Blume zu sagen, dass es sinnvoll ist, neue Mitarbeiter gleich am Anfang in die richtige Bahn zu lenken und nicht so zu versauen, dass, wenn die Maus nicht funktioniert oder das Kopierpapier leer ist, die IT angerufen werden soll.
René
00:28:51
Wegen dem Papier nicht, wegen der Maus vielleicht schon. Nee, aber ich kann es aus Erfahrung erzählen. Wir haben einen Kunden, der hat halt, die haben eine Kliniksoftware und der Hersteller der Kliniksoftware hat direkt mit diesem Kunden einen Vertrag. Und dieser Vertrag sagt, ihr kriegt von uns Support 24-7 das ganze Jahr. Man muss es ja auch so sehen. Nehmen wir mal jetzt an, ich werde jetzt deswegen angerufen, dann kostet meine Dienstleistung ja auch Geld. Und wenn ich aber jetzt sagen würde, okay, pass auf, wenn du das und das Problem hast oder in dem Bereich Probleme hast, ruf da bitte an und eben nicht bei René Geppert, dann habe ich halt keine zusätzlichen Kosten und die Frage ist genau da platziert, wo mir auch wirklich geholfen werden kann.
Michael
00:29:45
Ja, das ist richtig.
René
00:29:46
Also das meine ich damit.
Michael
00:29:48
Auch was, was ins Onboarding gehört.
René
00:29:50
Genau, also wir haben ja überhaupt kein Problem, wenn uns jemand anruft. Wir übernehmen auch gerne jede Kommunikation. Es ist aber nur am Ende des Tages auch einfach ein Kostenfaktor für das Unternehmen selbst.
Michael
00:30:01
Okay, super.
René
00:30:03
Aber ansonsten wäre ich jetzt auch durch.
Michael
00:30:07
Vielen lieben Dank. Dann würde ich sagen, das war unser erster neu gestalteter Podcast und freue mich auf das nächste Thema. Und wir hören uns. Vielen Dank. Macht's gut und tschüss.
René
00:30:24
Ja, von mir auch. Bis zum nächsten Mal. Schaltet ein auf allen verschiedenen Podcast Plattformen. Da wäre es jetzt echt cool, wenn ihr zuhören würdet. Und ansonsten bis zum nächsten Mal. Tschüss.
Michael
00:30:35
Tschüss.

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